Trường CC và BCC trong ứng dụng email của bạn tương tự nhau nhưng phục vụ hai mục đích rất khác nhau. Việc nhầm lẫn giữa hai người đôi khi có thể dẫn đến những vấn đề đáng tiếc hoặc thậm chí là xấu hổ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết về hai phương pháp gửi email này, giải thích sự khác biệt giữa CC và BCC và chứng minh khi nào mỗi phương thức hoạt động tốt nhất.
CC và BCC là gì
- là viết tắt của “bản sao carbon.”
- Tất cả người nhận trên dòng Tới và CC đều có thể nhìn thấy nhau.
- Sự lựa chọn tốt nhất cho hầu hết các email thông thường.
- là viết tắt của “bản sao carbon mù.”
- Người nhận BCC ẩn với tất cả những người nhận khác.
- Thuận tiện cho việc ẩn địa chỉ email hoặc một số người nhận nhất định.
Các thuật ngữ CC và BCC có từ rất lâu trước thư điện tử. Chúng bắt nguồn từ những ngày của giao tiếp kinh doanh liên văn phòng, khi một bản sao của một bức thư được tạo ra theo đúng nghĩa đen bằng cách chèn một mảnh giấy than vào giữa nó và bản gốc khi được đánh máy trên máy đánh chữ. Bản sao này được gọi là bản sao carbon và phần đầu của bức thư thường được đánh dấu bằng “cc: Dave Johnson” để cho biết bản sao đã được gửi cho ai.
Bản sao mù carbon, hoặc BCC, lấy ý tưởng về CC và làm cho nó vô hình, vì vậy người nhận thông báo không biết rằng cá nhân BCC cũng đã nhận được một bản sao.
Sử dụng CC và BCC trong Email
- Người nhận phụ hoặc chỉ có thông tin đi trên dòng CC.
- Sử dụng khi không có lo ngại về quyền riêng tư khi người nhận nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
- Tất cả người nhận CC đều thấy tất cả thư trả lời qua email.
- Nếu bạn cần bảo vệ địa chỉ email, hãy đặt tất cả người nhận vào dòng BCC.
- BCC có thể giữ cho bên thứ ba (như người quản lý) được thông báo một cách kín đáo về email.
- Người nhận BCC chỉ nhận được email ban đầu và bị "loại" khỏi các thư trả lời tiếp theo.
- Nếu người nhận BCC trả lời, người đó sẽ tiếp xúc với mọi người.
Theo nguyên tắc chung, hầu hết các email thông thường phải được gửi cùng với người nhận trên dòng Tới: và CC:. Những người nhận có liên quan nhất hoặc những người nhận cần thực hiện hành động trên email sẽ ở dòng Tới, trong khi những người nhận chỉ để biết thông tin có thể ở dòng CC. Bạn có thể đưa mọi người vào hàng CC trong các tình huống như khi gửi một thông tin liên lạc rộng rãi (như bản tin) cho nhiều người cùng một lúc.
Dòng BCC lý tưởng cho các trường hợp bạn cần bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email cho một số lượng lớn những người không biết nhau, bạn có thể đặt tất cả chúng vào dòng BCC. Bạn cũng có thể sử dụng BCC để cho phép bên thứ ba (như người quản lý) xem email của bạn một cách kín đáo. Người nhận Tới và CC sẽ không biết người nhận BCC.
Tuy nhiên, có một mối nguy hiểm khi sử dụng dòng BCC theo cách này, vì trường BCC có thể không hoạt động như bạn mong đợi:
- Sau khi email đầu tiên được gửi, người nhận BCC sẽ bị loại khỏi và mọi thư trả lời tiếp theo, vì vậy họ chỉ nhìn thấy thư đầu tiên.
- Nếu người nhận BCC chọn Trả lời tất cả, mọi người nhận trên email sẽ thấy người này xuất hiện trên chuỗi. Nếu bạn BCC là người quản lý và những người nhận còn lại không biết người này đang ở trên chuỗi email, điều đó có thể thể hiện sự vi phạm lòng tin và đôi khi bị coi là quy tắc email kém.
