Microsoft Teams là câu trả lời của Office cho các ứng dụng trò chuyện năng suất như Slack. Được sử dụng đúng cách, nó có thể là một công cụ phối hợp hiệu quả cho cả cá nhân và tổ chức. Đây là những gì nó là gì và cách sử dụng nó.
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là một ứng dụng năng suất, trò chuyện và điều phối có sẵn như một phần của Microsoft 365, bộ sản phẩm Office trực tuyến và cũng là một sản phẩm độc lập. Bạn không cần Microsoft 365 để sử dụng Teams, mặc dù một số tính năng của nó sẽ yêu cầu bạn tải xuống.
Microsoft Teams có sẵn dưới dạng ứng dụng độc lập mà bạn có thể tải xuống và dưới dạng ứng dụng web, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình và sử dụng thông qua trình duyệt. Nó cho phép bạn chia sẻ tệp thông qua OneDrive, trò chuyện với các thành viên của nhóm bạn tạo và phối hợp các nỗ lực của bạn.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể muốn sử dụng Microsoft Teams Essentials, đây là phiên bản thấp hơn một chút của nền tảng này. Các tính năng bao gồm 30 giờ gọi nhóm mỗi tháng, chia sẻ lịch, trò chuyện và chia sẻ tệp với chi phí hàng tháng thấp hơn so với dịch vụ thông thường.
Làm cách nào để nhận Microsoft Teams?
Microsoft Teams được cung cấp miễn phí từ Microsoft hoặc đi kèm với đăng ký Microsoft 365. Bạn sẽ cần tài khoản Microsoft để đăng ký như một phần của Teams hoặc để đăng nhập. Nếu bạn có tài khoản Xbox Live, tài khoản Hotmail hoặc tài khoản Skype, thì tài khoản này sẽ đóng vai trò là tài khoản Microsoft của bạn; mật khẩu Windows của bạn sẽ không.
Sau khi đăng nhập hoặc tải xuống, bạn sẽ được yêu cầu tạo một nhóm. Bạn có thể tạo một nhóm bằng cách tìm các thành viên khác của MS Teams hoặc bằng cách mời mọi người tham gia bằng email của họ. Khi bạn tạo một nhóm, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho nhóm đó và đặt cài đặt quyền riêng tư. Sau khi đã thiết lập xong, bạn sẽ thấy nhóm mình đã tạo ở bên trái màn hình.
Công cụ nào có trong Microsoft Teams?
Khi bạn đăng nhập vào Nhóm, ở phía bên trái, bạn sẽ thấy bốn tab: Hoạt động, Trò chuyện, Nhóm và Tệp.
Activity chỉ đơn giản là bản tóm tắt tất cả hoạt động trên trang web kể từ lần cuối bạn đăng nhập. Trò chuyện cho phép bạn trò chuyện riêng với một thành viên trong nhóm. Nhóm cho phép bạn chọn nhóm bạn đang làm việc cùng. Tệp là kho lưu trữ các tệp bạn muốn chia sẻ với nhóm và lưu trữ.
Microsoft Teams có ba tab chính trong Nhóm; đầu tiên là Conversation, một công cụ trò chuyện cho phép bạn chia sẻ tệp và tin nhắn với người khác. Điều này bao gồm cả các mục liên quan đến năng suất và các phần nhẹ hơn như ảnh-g.webp
Tab thứ hai, Tệp, cho phép bạn tải lên các tệp riêng lẻ và chỉnh sửa chúng một cách cộng tác. Bạn có thể tải lên nhiều loại tệp, bao gồm các định dạng nguồn mở và có thể mở các cuộc trò chuyện về chúng.
Tính năng thứ ba, và đặc biệt nhất, là Wiki. Điều này cho phép bạn tạo một tài liệu động mà bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể chỉnh sửa. Lý tưởng cho hướng dẫn phong cách, quy tắc cho cuộc họp, báo cáo cập nhật và các tài liệu tương tự.
Chọn Dấu cộng (+) và bạn có thể thêm các tab khác nếu nhóm của bạn cần làm việc với chúng, chẳng hạn như EverNote hoặc YouTube. Những điều này cho phép bạn thêm một tệp cụ thể dưới dạng tab. Ví dụ: nếu bạn cần xem video trên YouTube, bạn có thể thêm video đó dưới dạng tab và nhóm có thể tham khảo video đó mà không cần phải mở video đó trong tab trình duyệt riêng biệt.
Trước tiên, bạn cần cài đặt ứng dụng để sử dụng tính năng tab.
Đội hiệu quả cho các nhóm nhỏ làm việc trong các dự án. Cho dù đó là một sự kiện xã hội mà bạn đang sắp xếp hay một cái gì đó cho công việc, hãy coi Nhóm như một công cụ cộng tác và năng suất.
