Microsoft Word không có tùy chọn lưu trực tiếp dữ liệu biểu mẫu dưới dạng trang tính Excel. Tuy nhiên, chỉ cần thực hiện một vài bước bổ sung, bạn rất dễ dàng xuất dữ liệu từ biểu mẫu Word sang Excel.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Mac và Excel Online.
Bottom Line
Một biểu mẫu Word chứa các ô trống điền vào giúp mọi người dễ dàng điền các thông tin quan trọng. Thông thường, các biểu mẫu này được phân phát để nhiều người có thể điền vào và gửi lại. Thu thập tất cả thông tin từ các biểu mẫu đó và chuyển chúng sang bảng tính Excel là một quá trình thủ công tẻ nhạt. Rất may, rất dễ dàng xuất dữ liệu biểu mẫu Word sang Excel bằng các tệp được phân tách bằng dấu phẩy.
Sử dụng Tùy chọn để Chọn Định dạng được Phân cách bằng Dấu phẩy
Chỉ cần một vài điều chỉnh trong tài liệu biểu mẫu Word của bạn để lưu dữ liệu biểu mẫu dưới dạng tệp được phân tách bằng dấu phẩy (CSV). Định dạng tệp này phân tách từng bản ghi biểu mẫu bằng dấu phẩy. Sử dụng tệp CSV để nhập dữ liệu vào Excel.
Microsoft Word đủ thông minh để chỉ lưu dữ liệu từ biểu mẫu vào tệp CSV. Văn bản bổ sung trong tài liệu không được thêm vào tệp CSV.
Với tài liệu biểu mẫu đang mở và điền dữ liệu, hãy chọn Tệp> Tùy chọn.
- Chọn Advancedtrong bảng điều khiển bên trái hộp thoại Tùy chọn.
- Trong phần Bảo tồn độ trung thực khi chia sẻ tài liệu này, hãy đánh dấu vào hộp bên cạnh Lưu dữ liệu biểu mẫu dưới dạng tệp văn bản được phân tách.
- Nhấn OKđể đóng hộp thoại Tùy chọn Word.
Tại thời điểm này, có hai cách để xuất dữ liệu sang Excel. Lưu tài liệu hoặc xuất dữ liệu.
Sử dụng Lưu dưới dạng để Xuất sang CSV
Để lưu tài liệu sang định dạng CSV:
- Từ menu Tệp, chọn Lưu dưới dạng. Hộp thoại Lưu dưới dạng mở ra với định dạng tệp TXTđã được chọn.
- Đặt tên cho tệp và chọn OK.
- Một hộp thoại xuất hiện với bản xem trước dữ liệu bạn đang xuất từ biểu mẫu sang định dạng CSV.
-
Nhấn OKđể xuất dữ liệu.
Word trích xuất dữ liệu biểu mẫu đã được nhập vào biểu mẫu dưới dạng tệp .csv, tệp này có thể được mở bằng Excel. Word sẽ chèn dấu phẩy giữa các trường. Excel sử dụng dấu phẩy để phân tách dữ liệu thành các ô cụ thể.
Sử dụng Xuất để Lưu vào CSV
Để xuất dữ liệu sang tệp CSV:
- Chọn Tệp> Xuất.
- Chọn Thay đổi Loại tệp.
- Trong Loại tệp tài liệu, chọn Văn bản thuần (.txt).
- Chọn Save Asđể mở hộp thoại Save As.
- Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp, nhập tên tệp và chọn Lưuđể xuất dữ liệu.
Nhập dữ liệu biểu mẫu vào Excel
Sau khi dữ liệu biểu mẫu Word được xuất sang định dạng CSV, dữ liệu đã sẵn sàng để nhập vào Microsoft Excel.
Nếu bạn mở tệp bằng Excel, bạn sẽ không thấy tệp trong thư mục bạn đã lưu vì Excel mặc định chỉ hiển thị cho bạn các tệp Excel.
Mở tệp CSV theo các bước sau:
- Mở tài liệu Excel trống.
- Chọn Tệp> Mở.
- Chọn Duyệt.
- Trong danh sách thả xuống loại tệp, chọn Tất cả tệp (.).
- Duyệt đến thư mục chứa dữ liệu biểu mẫu Word đã xuất và chọn tệp văn bản CSV.
- Chọn Mở.
- Excel mở Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Chọn Delimitedvà chọn Next.
- Bỏ chọn hộp kiểm Tabvà chọn hộp kiểm Dấu phẩy. Sau đó, chọn Tiếp theo.
- Chọn Hoàn thành.
Dữ liệu từ biểu mẫu Word của bạn xuất hiện trong trang tính Excel của bạn.
Nhập dữ liệu biểu mẫu vào bảng tính hiện có với Excel 2019 và 2016
Nếu bạn muốn đưa dữ liệu từ các biểu mẫu mới của Microsoft vào cùng một bảng tính, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tệp Excel đã lưu của bạn.
- Tạo trang tính mới bằng cách nhấn biểu tượng +ở cuối trang tính hiện có.
- Chọn ô A1.
- Trong menu Dữ liệu, chọn Lấy Dữ liệu> Từ Tệp, > Từ Văn bản / CSV (Trong Microsoft 2010 hoặc 2013, chọnTừ Văn bản ).
- Chọn tệp văn bản mới với dữ liệu biểu mẫu và chọn Nhập.
- Trong Wizard, chọn Load> Load To.
- Bên dưới Bạn muốn đặt dữ liệu ở đâu, hãy chọn Trang tính hiện cóvà đảm bảo rằng A1được chọn.
- Bấm OK.
Sau khi dữ liệu biểu mẫu được nhập, hãy thêm dữ liệu biểu mẫu Word mới vào trang tính chính của bạn:
- Trong Word, đánh dấu toàn bộ hàng chỉ với dữ liệu.
- Nhấp chuột phải và chọn Copy.
- Trong Excel, hãy chọn trang tính chính của bạn.
- Đánh dấu ô ngay dưới bản ghi cuối cùng trong trang tính.
- Nhấp chuột phải và chọn Dán.
Nhập dữ liệu biểu mẫu vào bảng tính hiện có với Excel 2013 và 2010
Để đưa dữ liệu từ các biểu mẫu mới của Microsoft vào Excel 2013 hoặc 2010, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tệp Excel đã lưu của bạn.
- Chọn ô trong cột đầu tiên ngay bên dưới dữ liệu hiện có của bạn.
- Chọn Dữ liệu> Từ Văn bản.
- Chọn tệp văn bản mới với dữ liệu biểu mẫu và chọn Nhập.
- Trong Wizard, chọn Delimitedvà nhấn Next.
- Bỏ chọn hộp kiểm Tab, chọn hộp kiểm Dấu phẩyvà chọn Tiếp theo.
- Bấm Kết thúc.
- Dưới Bạn muốn đưa dữ liệu vào đâu, chọn Trang tính hiện có. Đảm bảo rằng ô mà bạn muốn hàng mới chuyển đến đã được chọn.
- Bấm OK.
Điều này thêm dữ liệu biểu mẫu Word mới vào hàng tiếp theo trong trang tính chính của bạn.
