Biểu mẫu dữ liệu Excel là một cách thuận tiện để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel và xem một hàng thông tin trong trang tính mà không cần cuộn qua trang tính. Biểu mẫu dữ liệu liệt kê các tiêu đề cột trong bảng tính để có thể xem toàn bộ hàng dữ liệu cùng một lúc. Biểu mẫu dữ liệu cũng được sử dụng để tìm kiếm các bản ghi và chỉnh sửa các bản ghi hiện có.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; và Excel cho Microsoft 365.
Thêm Biểu tượng Biểu mẫu Nhập Dữ liệu vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh
Bước đầu tiên để sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu là thêm biểu tượng Biểu mẫu vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Đây là một hoạt động một lần. Sau khi được thêm, biểu tượng Biểu mẫu vẫn có sẵn trên Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Thanh Công cụ Truy nhập Nhanh được sử dụng để lưu trữ các phím tắt cho các tính năng thường dùng trong Excel. Đây cũng là nơi bạn có thể thêm các phím tắt cho các tính năng Excel không có sẵn trên ruy-băng.
Để thêm biểu tượng Biểu mẫu vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh:
- Chọn mũi tên thả xuống Customize Quick Access Toolbar.
-
Chọn Lệnh khác.
Image -
Trong hộp thoại Excel Options, hãy đảm bảo rằng tab Quick Access Toolbarđược chọn.
- Chọn nút Chọn lệnh từmũi tên thả xuống và chọn Tất cả các lệnh.
-
Cuộn qua danh sách lệnh theo thứ tự bảng chữ cái và chọn Dạng.
Image - Chọn Thêm.
-
Chọn OK để thêm nút Formvào Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Image - Bạn sẽ tìm thấy nút Mẫu ở cuối bên phải của Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Thêm Tên Trường Cơ sở dữ liệu
Biểu mẫu nhập dữ liệu là một trong những công cụ dữ liệu có sẵn của Excel. Để sử dụng biểu mẫu, hãy cung cấp tiêu đề cột sẽ được sử dụng trong cơ sở dữ liệu của bạn, nhấp vào biểu tượng Biểu mẫu và Excel thực hiện phần còn lại.
Cách dễ nhất để thêm tên trường vào biểu mẫu là nhập chúng vào các ô của trang tính. Biểu mẫu có thể bao gồm tối đa 32 tiêu đề cột.
Để làm theo hướng dẫn này, hãy mở một trang tính Excel trống và nhập dữ liệu tiêu đề cột vào các ô A1 đến E1 như thể hiện trong hình dưới đây:
Mở Biểu mẫu Nhập Dữ liệu
Sau khi trang tính của bạn chứa các tiêu đề cột, đã đến lúc mở biểu mẫu nhập dữ liệu.
- Chọn ô A2để làm ô hoạt động.
-
Đi tới Thanh công cụ Truy cập Nhanhvà chọn Mẫu.
Image -
Trong hộp thoại cảnh báo, chọn OK.
Image -
Biểu mẫu chứa tất cả các tiêu đề cột sẽ xuất hiện trên màn hình.
Image - Bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng biểu mẫu để nhập dữ liệu.
Thêm Bản ghi Dữ liệu Với Biểu mẫu
Thêm bản ghi vào trang tính chỉ đơn giản là nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu chính xác.
Thêm bản ghi đầu tiên vào trang tính bằng cách nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu bên cạnh các tiêu đề chính xác:
- StudentID: SA267-567
- Họ: Jones
- Ban đầu: B.
- Tuổi: 21
- Chương trình: Ngôn ngữ
Nhấn tab để di chuyển từ trường này sang trường khác. Chọn Newđể thêm bản ghi vào trang tính và xóa các trường cho bản ghi thứ hai.
Thêm bản ghi thứ hai vào trang tính:
- StudentID: SA267-211
- Họ: Williams
- Ban đầu: J.
- Tuổi: 19
- Chương trình: Khoa học
Chọn Mớikhi bạn đã hoàn tất việc thêm bản ghi.
Khi nhập dữ liệu tương tự như số thẻ sinh viên (chỉ khác các số sau dấu gạch ngang), hãy sử dụng tính năng sao chép và dán để tăng tốc độ nhập dữ liệu.
Để thêm các bản ghi còn lại vào cơ sở dữ liệu hướng dẫn, hãy sử dụng biểu mẫu để nhập dữ liệu hiển thị trong hình bên dưới vào các ô A4 đến E11.
Sử dụng Công cụ Dữ liệu của Biểu mẫu
Khi nhiều bản ghi được thêm vào trang tính, điều quan trọng là phải duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Giữ cho dữ liệu được cập nhật và có liên quan bằng cách sửa lỗi dữ liệu, cập nhật bản ghi, xóa bản ghi lỗi thời và xóa bản ghi trùng lặp.
Biểu mẫu nhập dữ liệu chứa một số công cụ giúp dễ dàng tìm, sửa và xóa các bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu. Các công cụ này được tìm thấy ở phía bên phải của biểu mẫu và bao gồm:
- Tìm Trướcvà Tìm Tiếp theo: Cuộn tới và lùi qua trang tính từng bản ghi.
- Delete: Xóa bản ghi khỏi trang tính.
- Khôi phục: Hoàn tác các thay đổi đối với bản ghi. Khôi phục hoạt động khi một bản ghi được hiển thị trong biểu mẫu. Khi một bản ghi khác được truy cập hoặc biểu mẫu bị đóng, Khôi phục sẽ không hoạt động.
- Criteria: Tìm kiếm các bản ghi trên trang tính dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình.
Tìm kiếm Bản ghi Sử dụng Một Tên Trường
Đây là cách sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu để tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi bằng cách sử dụng một tiêu đề cột, chẳng hạn như Họ, Tuổi hoặc Chương trình.
-
Trong biểu mẫu nhập dữ liệu, chọn Tiêu chí.
Image Khi bạn chọn Tiêu chí, các trường biểu mẫu sẽ bị xóa khỏi biểu mẫu; không có bản ghi nào bị xóa khỏi trang tính.
- Đặt con trỏ vào hộp văn bản Programvà nhập Artsđể tìm kiếm tất cả học sinh đã đăng ký vào chương trình Nghệ thuật.
-
Chọn Tìm Tiếp theo
Image -
Dữ liệu cho bản ghi đầu tiên phù hợp với tiêu chí tìm kiếm sẽ xuất hiện trong biểu mẫu.
Image Để thay đổi bản ghi, hãy xóa văn bản hiện có và nhập dữ liệu chính xác.
- Chọn Tìm Tiếp theođể hiển thị các bản ghi bổ sung phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.
Tìm kiếm Bản ghi Sử dụng Nhiều Tên Trường
Biểu mẫu cũng có thể được sử dụng để tìm kiếm các bản ghi bằng nhiều tiêu chí. Ví dụ: để tìm kiếm học sinh đủ 18 tuổi và đã đăng ký vào chương trình Nghệ thuật. Chỉ các bản ghi phù hợp với cả hai tiêu chí mới hiển thị trong biểu mẫu.
- Chọn Tiêu chí.
- Đặt con trỏ vào hộp văn bản Agevà nhập 18.
-
Đặt con trỏ vào hộp văn bản Programvà nhập Arts.
Image - Chọn Tìm Tiếp theo.
- Dữ liệu cho bản ghi đầu tiên phù hợp với tiêu chí tìm kiếm sẽ xuất hiện trong biểu mẫu.
- Chọn Tìm Tiếp theođể hiển thị các bản ghi bổ sung phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.
