Cơ sở dữ liệu Access bao gồm một hoặc nhiều bảng chứa thông tin liên quan. Khi bạn đã tạo một cơ sở dữ liệu trống như vậy, bạn có thể làm việc theo cách của mình thông qua tất cả các bảng để điền thông tin vào chúng.
Tuy nhiên, điều này có thể trở nên tẻ nhạt và khó hiểu. Thật khó để theo dõi mối quan hệ giữa dữ liệu trong bảng khi bạn đang cố gắng nhập dữ liệu. Các biểu mẫu đầu vào Access là một công cụ có giá trị cho việc này. Bạn có thể thiết kế các biểu mẫu đầu vào để có thể nhập dữ liệu ở định dạng hợp lý
Hãy bắt đầu bằng cách tạo một vài bảng đơn giản, sau đó tạo biểu mẫu nhập Access bên trên các bảng đó.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Access 2019, Access 365, 2016, 2013 và 2010 trừ khi có ghi chú khác.
Tạo Bảng trong Access
Trước khi có thể tạo biểu mẫu nhập Access, bạn cần tạo một vài bảng mà dữ liệu biểu mẫu của bạn sẽ chuyển vào.
Microsoft Access rất tốt cho các doanh nghiệp nhỏ. Vì vậy, đối với ví dụ này, bạn sẽ tạo cơ sở dữ liệu Access để theo dõi thông tin bán hàng.
Cơ sở dữ liệu này sẽ chứa thông tin về nhân viên kinh doanh, doanh thu hàng tháng và chi phí hàng tháng của bạn.
Để tạo bảng của bạn trong Access:
-
Khởi chạy cơ sở dữ liệu mới trong Access. Bạn sẽ thấy một ô trống Table1.
Image -
Chọn Nhấp để thêmvà thêm năm trường. Tạo một văn bản ngắn, một văn bản dài, một số lớn, một văn bản ngắn và hai trường đơn vị tiền tệ.
Image -
Nhấp chuột phải vào từng trường, chọn Đổi tên Trườngvà nhập tên trường mới. Đặt tên cho từng trường Tên nhân viên bán hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Tháng, Doanh số và Chi phí.
Image - Khi bạn đã đổi tên tất cả các trường, bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo.
Bây giờ bảng của bạn đã sẵn sàng cho dữ liệu, đã đến lúc tạo một biểu mẫu để nhập tất cả dữ liệu.
Trường số lớn chỉ khả dụng trong Access 2019 trở lên. Trong các phiên bản trước của Access, bạn sẽ cần sử dụng trường Chuỗi để ghi dữ liệu như số điện thoại.
Tạo Biểu mẫu Nhập Access
Bạn sẽ bắt đầu bằng cách tạo một biểu mẫu đơn giản cho phép bạn làm việc với bảng Table1.
Đây là quy trình từng bước để tạo biểu mẫu nhập liệu mới của bạn:
-
Chọn Createtrong menu và chọn Form Wizard.
Image -
Chọn nút >>để chọn tất cả các trường trong bảng.
Image - Chọn nút Tiếp theođể tiếp tục.
-
Chọn bố cục biểu mẫu bạn muốn. Justified là một điểm khởi đầu tốt, hấp dẫn. Hãy nhớ rằng, đây chỉ là một điểm khởi đầu. Bạn có thể sửa đổi giao diện biểu mẫu thực tế sau này trong quá trình này.
Image - Chọn nút Tiếp theođể tiếp tục.
- Đặt tiêu đề cho biểu mẫu, sau đó chọn nút radio thích hợp để mở biểu mẫu trong"Ảnh chụp màn hình hoàn thành trình hướng dẫn biểu mẫu Access." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 / > alt="
-
Chọn nút Hoàn tấtđể tạo biểu mẫu của bạn.
Sử dụng Mẫu
Sau khi tạo xong biểu mẫu, bạn có thể tương tác với biểu mẫu đó theo ý muốn.
Chế độ xem bố cục cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của các trường cụ thể và chính biểu mẫu."Ảnh chụp màn hình của việc sử dụng biểu mẫu Access." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 / > alt="
Khi bạn nhấn phím Tabtrong trường cuối cùng, nó sẽ lưu bản ghi cuối cùng bạn đang chỉnh sửa vào bảng và chuyển sang bản ghi trống tiếp theo.
Sử dụng biểu mẫu nhập Access mới của bạn để nhập một vài bản ghi vào bảng của bạn.
Bạn sẽ thấy rằng chỉ bằng cách nhập dữ liệu biểu mẫu và nhấn tab, bạn có thể nhanh chóng nhập nhiều bản ghi vào bảng mà không cần nỗ lực nhiều.
Như bạn thấy, nhập dữ liệu bằng biểu mẫu nhập Access nhanh hơn nhiều so với việc nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng Access.
Sửa đổi Dữ liệu Bảng
Ngoài việc thêm dữ liệu mới vào bảng, biểu mẫu nhập Access còn cho phép bạn sửa đổi dữ liệu đã có trong bảng.
Đây là cách nó hoạt động:
-
Cuộn qua lại các bản ghi bằng biểu tượng <hoặc >hoặc sử dụng biểu tượng Tìm kiếm trường để tìm kiếm dữ liệu trong bất kỳ trường nào trong bảng.
Image - Chọn Lưutrong nhóm Bản ghi trong menu Trang chủ. Hoặc bạn có thể nhấn tab trong trường biểu mẫu cuối cùng. Một trong hai tùy chọn này sẽ lưu thay đổi của bạn.
-
Sử dụng biểu tượng >với một ngôi sao ở bên phải của nó để chuyển ngay lập tức để nhập một bản ghi mới bất kể bạn hiện đang xem bản ghi nào.
Image - Sau khi có đủ dữ liệu, bạn có thể bắt đầu thêm và liên kết các bảng mới và tạo báo cáo hữu ích.
Microsoft Access là một công cụ rất mạnh để theo dõi mọi thứ từ thư viện sách cá nhân đến toàn bộ doanh nghiệp nhỏ của bạn. Biểu mẫu cho phép bạn truy cập dễ dàng hơn nhiều vào tất cả dữ liệu bạn đã lưu trữ trong các bảng Access của mình.
