Cách tạo Trang tổng quan trong Excel

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Tạo bảng điều khiển Microsoft Excel liên quan đến việc lấy thông tin từ nhiều nguồn để bạn có thể xem dữ liệu đó ở một nơi. Excel cung cấp nhiều cách khác nhau để thực hiện việc này, điều này làm cho nó trở thành một trong những công cụ báo cáo bảng điều khiển mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng.

Thông tin trong hướng dẫn này áp dụng cho Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và Excel cho Mac.

Bảng điều khiển Excel là gì?

Trang tổng quan dữ liệu là một công cụ giúp bạn theo dõi và phân tích một cách trực quan các chỉ số quan trọng nhất đối với bạn. Bạn có thể sử dụng trang tổng quan để theo dõi hoạt động kinh doanh, hiệu quả của quy trình sản xuất hoặc hiệu suất của nhân viên trong bộ phận bán hàng của bạn.

Bất kể bạn sử dụng trang tổng quan như thế nào, khái niệm luôn giống nhau: Bảng tính nền lấy dữ liệu từ tệp, dịch vụ hoặc kết nối API đến cơ sở dữ liệu và các nguồn khác. Trang tính chính hiển thị dữ liệu từ nhiều trang tính đó ở một nơi, nơi bạn có thể xem nhanh tất cả.

Các phần tử điển hình của bảng điều khiển dữ liệu trong Excel bao gồm:

• Biểu đồ
• Đồ thị
• Đồng hồ đo
• Bản đồ

Bạn có thể tạo hai loại trang tổng quan. Đối với báo cáo trang tổng quan, bạn có thể tạo trang tổng quan tĩnhtừ dữ liệu trong các trang tính khác mà bạn có thể gửi cho ai đó trong báo cáo Word hoặc PowerPoint. Bảng điều khiển động là một người có thể xem bên trong Excel và nó cập nhật bất cứ khi nào dữ liệu trên các trang tính khác được cập nhật.

Đưa Dữ liệu vào Bảng điều khiển Excel

Giai đoạn đầu tiên của việc tạo trang tổng quan Excel là nhập dữ liệu vào bảng tính từ nhiều nguồn khác nhau.

Các nguồn tiềm năng để nhập dữ liệu vào Excel bao gồm:

• Các tệp sổ làm việc Excel khác
• Tệp văn bản, CSV, XML hoặc JSON
• Cơ sở dữ liệu SQL
• Microsoft Access
• Azure Data Explorer
• Facebook và các trang web khác
• Bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác hỗ trợ ODBC hoặc OLEDB
• Nguồn web (bất kỳ trang web nào có chứa các bảng dữ liệu)

Với rất nhiều nguồn dữ liệu tiềm năng, khả năng bạn có thể đưa dữ liệu nào vào Excel để tạo trang tổng quan hữu ích là không giới hạn.

Để mang lại nguồn dữ liệu:

1. Mở một trang tính Excel trống. Chọn menu Datavà trong menu thả xuống Get Data, hãy chọn loại dữ liệu bạn muốn, sau đó chọn nguồn dữ liệu.

   

2. Duyệt đến tệp hoặc nguồn dữ liệu khác mà bạn muốn nhập và chọn nó. Chọn Nhập.

   

3. Tùy thuộc vào loại nguồn dữ liệu bạn chọn, bạn sẽ thấy các hộp thoại khác nhau để chuyển đổi dữ liệu sang định dạng bảng tính Excel.

   

4. Trang tính sẽ chứa tất cả dữ liệu từ tệp hoặc cơ sở dữ liệu bên ngoài.

   

5. Để làm mới dữ liệu để thường xuyên tải lên bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong nguồn dữ liệu bên ngoài, hãy chọn biểu tượng Làm mới ở bên phải của Truy vấn & Ngăn kết nối.

   

6. Chọn ba dấu chấm bên cạnh liên kết EDIT ở cuối cửa sổ làm mới và chọn Thuộc tính.

   

7. Định cấu hình dữ liệu để làm mới từ nguồn dữ liệu định kỳ bằng cách đặt Làm mới mỗi xx phútthành bất kỳ khoảng thời gian nào bạn muốn cập nhật dữ liệu.

   Làm mới dữ liệu từ các nguồn bên ngoài rất hữu ích, nhưng nó có thể tiêu tốn thời gian của CPU nếu bạn đặt tốc độ làm mới quá thường xuyên. Chọn tốc độ làm mới giúp dữ liệu được cập nhật thường xuyên khi dữ liệu được thay đổi tại nguồn, nhưng không thường xuyên đến mức bạn chỉ sao chép cùng một dữ liệu mỗi lần.

   

8. Lặp lại quy trình trên trong các trang tính mới, riêng biệt cho đến khi bạn nhập tất cả dữ liệu bạn muốn sử dụng vào trang tổng quan mới của mình.
9. Cuối cùng, tạo một trang tính mới, đặt nó làm trang tính đầu tiên trong sổ làm việc và đổi tên nó Trang tổng quan.

Cách tạo Bảng điều khiển Excel

Bây giờ bạn có tất cả dữ liệu bạn cần trong sổ làm việc Excel của mình và tất cả dữ liệu đó sẽ tự động được làm mới, đã đến lúc tạo bảng điều khiển Excel theo thời gian thực của bạn.

Trang tổng quan mẫu bên dưới sẽ sử dụng dữ liệu thời tiết từ các trang web trên internet.

Đôi khi, khi bạn nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, bạn không thể lập biểu đồ cho dữ liệu đã nhập. Cách khắc phục là tạo một bảng tính mới và trong mỗi ô, hãy nhập =convert (và chọn dữ liệu từ bảng tính đã nhập. Đối với các tham số đơn vị, chỉ cần chọn các tham số giống như trước và sau đó. Điền vào toàn bộ trang tính với cùng một chức năng để tất cả dữ liệu được sao chép sang trang tính mới và chuyển đổi thành các số mà bạn có thể sử dụng trong các biểu đồ khác nhau mà bạn sẽ tạo cho trang tổng quan của mình.

1. Tạo Biểu đồ thanh để hiển thị một điểm dữ liệu duy nhất. Ví dụ: để hiển thị độ ẩm tương đối hiện tại (từ 0 đến 100 phần trăm), bạn sẽ tạo biểu đồ thanh với 0 phần trăm là điểm thấp nhất và 100 phần trăm là điểm cao nhất. Đầu tiên, chọn menu Chèn, rồi chọn biểu đồ thanh 2D Clustered Column.

   

2. Trong menu Thiết kế biểu đồ, từ nhóm Dữ liệu, chọn Chọn Dữ liệu.

   

3. Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệubật lên, hãy nhấp vào trường Phạm vi dữ liệu biểu đồ, rồi chọn ô trong dữ liệu bảng tính mà bạn muốn hiển thị với biểu đồ thanh này.

   

4. Thay đổi tiêu đề của biểu đồ để phù hợp với dữ liệu bạn đang hiển thị. Cập nhật giới hạn trục từ 0 đến 100 phần trăm. Sau đó, di chuyển biểu đồ đến khu vực của dấu gạch ngang nơi bạn muốn hiển thị.

   

5. Lặp lại các bước tương tự ở trên để tạo biểu đồ thanh cho bất kỳ điểm dữ liệu đơn lẻ nào khác mà bạn muốn lập biểu đồ. Đặt phạm vi trục là nhỏ nhất và lớn nhất cho các phép đo đó. Ví dụ: phạm vi áp suất không khí tốt sẽ là 28 đến 32.

   Việc chọn phạm vi dữ liệu phù hợp rất quan trọng vì nếu bạn chỉ sử dụng mặc định, tỷ lệ có thể quá lớn so với dữ liệu, hầu hết để lại biểu đồ thanh trống. Thay vào đó, chỉ giữ giá trị cuối tối thiểu và tối đa của tỷ lệ trục chỉ thấp hơn và cao hơn một chút so với các giá trị cực đại có thể có của dữ liệu của bạn.

   

6. Tạo Biểu đồ đường để hiển thị xu hướng dữ liệu. Ví dụ: để hiển thị lịch sử nhiệt độ địa phương cho khu vực địa phương của bạn, bạn sẽ tạo một biểu đồ đường bao gồm số ngày cuối cùng của dữ liệu mà bạn có thể nhập từ bảng trang web thời tiết. Đầu tiên, chọn menu Chèn chọn biểu đồ 2D Area.

   

7. Trong menu Thiết kế biểu đồ, từ nhóm Dữ liệu, chọn Chọn Dữ liệu.

   

8. Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệubật lên, hãy nhấp vào trường Phạm vi dữ liệu biểu đồ, rồi chọn các ô trong dữ liệu bảng tính bạn muốn hiển thị với biểu đồ đường này.

   

9. Thay đổi tiêu đề của biểu đồ để phù hợp với dữ liệu bạn đang hiển thị và di chuyển biểu đồ đến khu vực của dấu gạch ngang nơi bạn muốn hiển thị.

   Biểu đồ rất linh hoạt khi đặt chúng trong bảng điều khiển. Bạn có thể thay đổi vị trí cũng như kích thước và hình dạng của tiện ích biểu đồ. Sử dụng tính linh hoạt này để thiết kế trang tổng quan có tổ chức cung cấp nhiều thông tin nhất cho người dùng trong khoảng không gian nhỏ nhất.

   

10. Tạo hộp văn bản để hiển thị dữ liệu chuỗi từ các trang tính bạn đã nhập. Ví dụ: để xem các cập nhật cảnh báo thời tiết trên trang tổng quan của bạn, hãy liên kết nội dung hộp văn bản với một ô trong bảng dữ liệu đã nhập. Để thực hiện việc này, hãy chọn menu Chèn, chọn Văn bản, rồi chọn Hộp văn bản

    

11. Đặt con trỏ chuột vào trường công thức, nhập =rồi chọn ô trong bảng dữ liệu đã nhập có chứa dữ liệu chuỗi bạn muốn hiển thị.

    

12. Chọn hộp văn bản và sử dụng cửa sổ Định dạng Hình dạngở bên phải để định dạng vùng hiển thị văn bản trong trang tổng quan của bạn.

    

13. Bạn cũng có thể so sánh hai điểm dữ liệu trong bảng dữ liệu đã nhập của mình bằng cách sử dụng biểu đồ hình trònVí dụ: bạn có thể muốn hiển thị độ ẩm tương đối dưới dạng biểu đồ hình tròn. Đầu tiên, chọn dữ liệu bạn muốn hiển thị và trong menu Chèn, chọn biểu đồ 2D Pie.

    Biểu đồ hình tròn so sánh hai hoặc nhiều giá trị. Nếu bạn đang hiển thị một phần trăm như độ ẩm tương đối, bạn có thể cần phải tạo một ô khác theo cách thủ công trừ giá trị đó cho giá trị thứ hai để so sánh với giá trị đó. Điều này sẽ dẫn đến biểu đồ hình tròn hiển thị giá trị phần trăm như một phần của tổng số 100 phần trăm có thể có.

14. Thay đổi tiêu đề của biểu đồ để phù hợp với dữ liệu bạn đang hiển thị, sau đó di chuyển biểu đồ đến khu vực của dấu gạch ngang nơi bạn muốn hiển thị.

    

15. Thêm nhiều loại biểu đồ dữ liệu khác nhau, bạn có thể tạo một trang tổng quan hữu ích hiển thị tất cả các loại dữ liệu trong một trang tổng quan thuận tiện.

Thêm hấp dẫn thị giác và bối cảnh với màu

Một cách khác để tăng thêm độ rõ ràng cho trang tổng quan của bạn là cung cấp cho biểu đồ thanh của bạn một tô màu chuyển sắc thể hiện màu cảnh báo như màu đỏ cho các vùng dữ liệu có thể không tốt.

Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị rằng độ ẩm tương đối trên 75% là không thoải mái, bạn có thể thay đổi màu tô gradient của biểu đồ thanh đơn cho phù hợp. Đây là cách thực hiện.

1. Nhấp chuột phải vào đường viền bên ngoài của biểu đồ thanh và chọn Định dạng Khu vực Biểu đồ.

   

2. Chọn biểu tượng Filltrong ngăn Format Chart Areavà thay đổi lựa chọn thành Gradient fill.

   

3. Chọn từng biểu tượng cấp độ dọc theo đường tô màu và thay đổi màu sắc và độ tối cho phù hợp với cấp độ đó 'tốt' hay 'xấu'. Trong ví dụ này, độ ẩm tương đối cao chuyển thành màu đỏ sẫm.

   

4. Lặp lại quy trình này cho mỗi biểu đồ khi việc thêm ngữ cảnh màu vào biểu đồ có ý nghĩa đối với điểm dữ liệu đó.

Cách Cập nhật Trang tổng quan Excel Tự động

Sau khi tạo trang tổng quan, bạn không phải làm bất cứ điều gì để cập nhật đồ họa. Tất cả dữ liệu trong các biểu đồ và tiện ích con đó cập nhật như sau:

• Trang tính có dữ liệu đã nhập làm mới vào ngày bạn đặt khi tạo lần nhập dữ liệu đầu tiên.
• Bất kỳ trang tính bổ sung nào bạn đã tạo để sửa hoặc định dạng lại dữ liệu từ các trang tính đã nhập sẽ cập nhật dữ liệu mới trong các trang tính đó.
• Mỗi tiện ích con trong trang tổng quan của bạn sẽ tự động cập nhật để hiển thị dữ liệu mới bên trong các trang tính cập nhật đó cho các phạm vi bạn đã chọn khi tạo các biểu đồ đó.

Những cập nhật này diễn ra tự động miễn là Excel còn mở.

Cách sử dụng Bảng điều khiển Excel

Tạo trang tổng quan trong Excel có thể hữu ích vì nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng là tạo chúng dựa trên nhu cầu cụ thể, thay vì cố gắng tạo một trang tổng quan có thể thực hiện mọi thứ.

Ví dụ: nếu bạn là người quản lý bán hàng và bạn quan tâm đến việc theo dõi hiệu suất của nhóm bán hàng, thì bảng điều khiển của người quản lý bán hàng nên tập trung vào Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) liên quan đến hiệu suất bán hàng.

Loại trang tổng quan này không được bao gồm thông tin không liên quan đến hiệu suất bán hàng, nếu không trang tổng quan có thể quá lộn xộn. Trang tổng quan lộn xộn khiến việc xem các mối quan hệ và mẫu dữ liệu quan trọng trở nên khó khăn hơn.

Những lưu ý khác khi xây dựng trang tổng quan:

• Sử dụng các biểu đồ phù hợp để có dữ liệu phù hợp.
• Không sử dụng quá nhiều màu trên toàn bộ bảng điều khiển.
• Bố trí bảng điều khiển với các loại biểu đồ và dữ liệu tương tự trong các khối chung.
• Đảm bảo mỗi biểu đồ hiển thị các nhãn đơn giản và không quá lộn xộn.
• Sắp xếp các tiện ích con theo thứ bậc về mức độ quan trọng, với thông tin quan trọng nhất ở phía trên bên trái của trang tổng quan.
• Sử dụng định dạng có điều kiện để đảm bảo khi các số xấu, chúng có màu đỏ và khi tốt, chúng có màu xanh lục.

Quan trọng nhất là sử dụng sự sáng tạo để thiết kế trang tổng quan có nhiều thông tin và thú vị để sử dụng.