Điều cần biết
- Bấm Chia sẻ. Nhập tên hoặc email của cộng tác viên và nhấp vào Gửi.
- Nếu bạn không biết email của người đó, hãy nhấp vào Sao chép liên kếtđể chia sẻ tài liệu trực tiếp với họ.
-
Quyền của Cộng tác viên có thể được đặt thành Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
Google Tài liệu được thiết kế với mục đích chia sẻ, nhưng bạn có thể đặt các cấp truy cập khác nhau để thu hẹp hoặc mở rộng số lượng cộng tác viên trên một tài liệu nhất định. Bài viết này giải thích cách thêm cộng tác viên vào tài liệu và cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ khác nhau của Google Tài liệu để cấp quyền truy cập cho từng người dùng.
Cách Cấp quyền Truy cập vào Google Tài liệu
Tất cả các quyền truy cập được xử lý thông qua cài đặt chia sẻ Google Tài liệu. Bạn có thể truy cập menu chia sẻ thông qua Google Drive của mình hoặc trực tiếp trong tài liệu.
-
Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ và nhấp vào nút Chia sẻmàu xanh lam gần góc trên cùng bên phải.
Image Ngoài ra, mở Google Drive và tìm tài liệu bạn muốn chia sẻ. Nhấp chuột phải vào hình thu nhỏ và chọn Chia sẻ.
-
Để thêm từng cộng tác viên, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của họ vào hộp văn bản.
Image Nếu người mà bạn đang chia sẻ tài liệu đã có trong danh bạ của bạn, hộp văn bản sẽ tự động điền tên của họ. Nếu không, bạn sẽ cần nhập địa chỉ email đầy đủ của họ để gửi lời mời chia sẻ.
-
Chọn cấp độ truy cập cho cộng tác viên từ menu thả xuống. Bạn có thể thay đổi điều này bất cứ lúc nào.
Image Google Documents cho phép bạn chỉ định ba cấp độ quyền khác nhau:
Viewer:người dùng sẽ chỉ có thể xem tài liệu.
Người bình luận:người dùng có thể xem tài liệu và để lại nhận xét.
Editor:người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp.
-
Bấm Gửi.
Image
Cách Cấp quyền Truy cập Chung vào Google Tài liệu
Nếu bạn không biết địa chỉ email của ai đó hoặc chỉ muốn tài liệu của mình được phổ biến rộng rãi hơn, bạn cũng có thể cho phép truy cập bằng cách chia sẻ liên kết đến tài liệu của mình.
Bạn có thể chia sẻ quyền truy cập Google Tài liệu với tối đa 100 người. Nếu hơn 100 người truy cập vào một tài liệu, chỉ chủ sở hữu và người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tài liệu đó.
-
Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ và nhấp vào nút Chia sẻmàu xanh lam gần góc trên cùng bên phải.
Image -
Bấm Sao chép liên kết.
Image -
Chia sẻ liên kết với bất kỳ ai bạn thích. Bạn có thể gửi liên kết bằng email, tin nhắn văn bản, v.v.
Theo mặc định, Google Documents đặt Quyền truy cập chung thành “Bị hạn chế”. Trong cài đặt này, bạn sẽ cần phê duyệt quyền truy cập cho bất kỳ ai nhấp vào liên kết.
Image -
Để thay đổi khả năng truy cập của tài liệu, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Restrictedtrong Quyền truy cập chung.
Image -
Chọn Bất kỳ ai có liên kết. Bất kỳ người dùng nào nhấp vào liên kết sẽ không cần sự cho phép của bạn để mở tài liệu.
Image -
Đặt các cấp quyền truy cập Chung bằng cách nhấp vào menu thả xuống ở bên phải của Bất kỳ ai có liên kết. Bạn có thể đặt vai trò thành Người xem, Người bình luận hoặc Người chỉnh sửa.
Image Vì bất kỳ ai trên internet hiện có thể truy cập tài liệu của bạn nếu họ có liên kết, bạn không nên đưa bất kỳ thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư nào vào tài liệu.
Cách Thay đổi Quyền trên Google Tài liệu
Sau khi thêm cộng tác viên, bạn có thể sửa đổi quyền của họ bất kỳ lúc nào trong menu Chia sẻ. Chọn mũi tên ở bên phải tên của họ và sử dụng menu thả xuống để thay đổi cấp độ truy cập thành Người xem, Người bình luận hoặc Người chỉnh sửa.
Có thể tìm thấy các tùy chọn bổ sung trong Cài đặt chia sẻ:
-
Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng)ở trên cùng bên phải của menu Chia sẻ.
Image -
Đặt xem cộng tác viên có thể thay đổi quyền, chia sẻ tài liệu hoặc tải xuống, in hoặc sao chép tài liệu đó hay không bằng cách chọn hộp kiểm tương ứng.
Image - Google Documents lưu các thay đổi của bạn ngay sau khi bạn thực hiện.
FAQ
Làm cách nào để cho phép truy cập ngoại tuyến trên Google Tài liệu?
Để sử dụng Google Drive ngoại tuyến, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến. Để tải tệp xuống máy tính của bạn để chỉnh sửa, hãy cài đặt Sao lưu và đồng bộ hóa cho Google Drive.
Làm cách nào để cho phép quyền truy cập được chia sẻ vào thư mục Google Tài liệu?
Để chia sẻ một thư mục trong Google Drive của bạn, hãy tạo một thư mục và đi tới Ổ đĩa của tôi> thư mục của bạn> mũi tên xuống> Chia sẻ. Nhập email của người nhận hoặc chọn Nhận liên kết.
Làm cách nào để cho phép Google Tài liệu truy cập vào micrô của tôi?
Để sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói trong Google Tài liệu, hãy đi tới Công cụ> Nhập liệu bằng giọng nói. Chọn biểu tượng Micrôvà bắt đầu nói.
