Hướng dẫn Cơ bản về Microsoft Excel cho Người mới bắt đầu

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Excel là một chương trình bảng tính điện tử được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và thao tác dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ trong các ô riêng lẻ thường được tổ chức thành một loạt cột và hàng trong trang tính; tập hợp các cột và hàng này được gọi là một bảng.

Các chương trình bảng tính cũng có thể thực hiện các phép tính trên dữ liệu bằng cách sử dụng các công thức. Để giúp tìm và đọc thông tin trong trang tính dễ dàng hơn, Excel có một số tính năng định dạng có thể được áp dụng cho từng ô, hàng, cột và toàn bộ bảng dữ liệu.

Vì mỗi trang tính trong các phiên bản Excel gần đây chứa hàng tỷ ô trên mỗi trang tính, mỗi ô có một địa chỉ được gọi là tham chiếu ô để nó có thể được tham chiếu trong công thức, biểu đồ và các tính năng khác của chương trình.

Các chủ đề có trong hướng dẫn này là:

Nhập dữ liệu vào bảng
Mở rộng các cột trang tính riêng lẻ
Thêm ngày hiện tại và phạm vi đã đặt tên vào trang tính
Thêm công thức khấu trừ
Thêm công thức lương ròng
Sao chép công thức bằng Xử lý Tô màu
Thêm định dạng số vào dữ liệu
Thêm định dạng ô

Nhập dữ liệu vào trang tính của bạn

Nhập dữ liệu vào các ô của trang tính luôn là một quy trình gồm ba bước; các bước này như sau:

Nhấp vào ônơi bạn muốn dữ liệu chuyển đến.
Nhập dữ liệu vào ô.
Nhấn phím Nhậptrên bàn phím hoặc dùng chuột nhấp vào ô khác.

Như đã đề cập, mỗi ô trong trang tính được xác định bằng một địa chỉ hoặc tham chiếu ô, bao gồm ký tự cột và số của hàng giao nhau tại vị trí của ô. Khi viết tham chiếu ô, chữ cái của cột luôn được viết đầu tiên sau số hàng - chẳng hạn như A5,C3hoặc D9

Khi nhập dữ liệu cho hướng dẫn này, điều quan trọng là phải nhập dữ liệu vào các ô trang tính chính xác. Các công thức được nhập trong các bước tiếp theo sử dụng tham chiếu ô của dữ liệu đã nhập ngay bây giờ.

Để làm theo hướng dẫn này, hãy sử dụng tham chiếu ô của dữ liệu được thấy trong hình trên để nhập tất cả dữ liệu vào một trang tính Excel trống.

Mở rộng các Cột trong Excel

Theo mặc định, độ rộng của ô chỉ cho phép hiển thị tám ký tự của bất kỳ mục nhập dữ liệu nào trước khi dữ liệu đó tràn sang ô tiếp theo bên phải. Nếu ô hoặc các ô bên phải trống, dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị trong trang tính, như được thấy với tiêu đề trang tính Các phép tính khấu trừ cho nhân viên được nhập vào ô A1

Tuy nhiên, nếu ô bên phải chứa dữ liệu, nội dung của ô đầu tiên bị cắt bớt còn tám ký tự đầu tiên. Một số ô dữ liệu đã nhập ở bước trước, chẳng hạn như nhãn Tỷ lệ khấu trừ: được nhập vào ô ô B3và Thompson A. được nhập vào ô A8 bị cắt bớt vì các ô bên phải chứa dữ liệu.

Để khắc phục sự cố này để dữ liệu được hiển thị đầy đủ, các cột chứa dữ liệu đó cần được mở rộng. Như với tất cả các chương trình của Microsoft, có nhiều cách để mở rộng cột. Các bước bên dưới trình bày cách mở rộng cột bằng chuột.

Mở rộng các Cột Trang tính Cá nhân

Đặt con trỏ chuột vào dòng giữa cột Avà Btrong tiêu đề cột.
Con trỏ sẽ chuyển thành mũi tên hai đầu.
Nhấp và giữxuống nút chuột trái và kéo mũi tên hai đầu sang phải để mở rộng cột Acho đến toàn bộ mục nhập Thompson A.có thể nhìn thấy được.
Mở rộng các cột khác để hiển thị dữ liệu khi cần.

Độ rộng của Cột và Tiêu đề Trang tính

Vì tiêu đề trang tính quá dài so với các nhãn khác trong cột A, nếu cột đó được mở rộng để hiển thị toàn bộ tiêu đề trong ô A1, trang tính sẽ không chỉ trông kỳ quặc mà còn gây khó khăn khi sử dụng trang tính do khoảng cách giữa các nhãn bên trái và các cột dữ liệu khác.

Vì không có mục nào khác trong hàng 1, không sai nếu chỉ để nguyên tiêu đề - tràn sang các ô bên phải. Ngoài ra, Excel có một tính năng gọi là hợp nhất và căn giữa sẽ được sử dụng trong bước sau để căn giữa tiêu đề nhanh chóng trên bảng dữ liệu.

Thêm Ngày và Phạm vi được Đặt tên

Việc thêm ngày vào bảng tính là điều bình thường - khá thường xuyên để cho biết thời điểm cập nhật trang tính lần cuối. Excel có một số hàm ngàygiúp bạn dễ dàng nhập ngày vào trang tính. Các hàm chỉ là các công thức tích hợp sẵn trong Excel để giúp bạn dễ dàng hoàn thành các tác vụ thường được thực hiện - chẳng hạn như thêm ngày vào trang tính.

Hàm TODAYrất dễ sử dụng vì nó không có đối số - là dữ liệu cần được cung cấp cho hàm để nó hoạt động. Hàm TODAYcũng là một trong những hàm dễ thay đổi của Excel, có nghĩa là nó tự cập nhật mỗi khi tính toán lại - thường là khi trang tính được mở.

Thêm Ngày với chức năng HÔM NAY

Các bước dưới đây sẽ thêm hàm TODAYvào ô C2của trang tính.

Nhấp vào ô C2để biến nó thành ô hoạt động.
Nhấp vào tab Công thứccủa dải băng.
Nhấp vào tùy chọn Ngày & Giờtrên dải băng để mở danh sách các chức năng ngày.
Nhấp vào chức năng Hôm nay để hiển thị Trình tạo công thức.
Nhấp vào Xongtrong hộp để nhập hàm và quay lại trang tính.
Ngày hiện tại sẽ được thêm vào ô C2.

ThấyKý hiệu thay vì Ngày

Nếu một hàng biểu tượng thẻ bắt đầu bằngxuất hiện trong ô C2thay vì ngày sau khi thêm hàm TODAYvào ô đó, thì đó là vì ô không đủ rộng để hiển thị dữ liệu đã định dạng.

Như đã đề cập trước đây, các số hoặc dữ liệu văn bản chưa được định dạng tràn sang các ô trống ở bên phải nếu nó quá rộng đối với ô. Tuy nhiên, dữ liệu đã được định dạng dưới dạng một loại số cụ thể - chẳng hạn như đơn vị tiền tệ, ngày tháng hoặc thời gian, không tràn sang ô tiếp theo nếu chúng rộng hơn ô nơi chúng nằm. Thay vào đó, chúng hiển thị lỗi.

Để khắc phục sự cố, hãy mở rộng cột Cbằng phương pháp được mô tả trong bước trước của hướng dẫn.

Thêm Dải ô được Đặt tên

A dải ô được đặt tên được tạo khi một hoặc nhiều ô được đặt tên để giúp xác định dải ô dễ dàng hơn. Phạm vi được đặt tên có thể được sử dụng thay thế cho tham chiếu ô khi được sử dụng trong các hàm, công thức và biểu đồ. Cách dễ nhất để tạo phạm vi được đặt tên là sử dụng hộp tên nằm ở góc trên cùng bên trái của trang tính phía trên số hàng.

Trong hướng dẫn này, tên suấtsẽ được đặt cho ô C6 để xác định tỷ lệ khấu trừ áp dụng cho lương của nhân viên. Phạm vi đã đặt tên sẽ được sử dụng trong công thức khấu trừ sẽ được thêm vào ô C6 đến C9trong số trang tính.

Chọn ô C6trong trang tính.
Gõ ratevào Ô tên và nhấn phím Nhậptrên bàn phím
Ô C6bây giờ có tên là suất.

Tên này sẽ được sử dụng để đơn giản hóa việc tạo các công thức Khấu trừtrong bước tiếp theo của hướng dẫn.

Nhập Công thức Khấu trừ Nhân viên

Công thức Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính trên dữ liệu số được nhập vào trang tính. Các công thức Excel có thể được sử dụng để bẻ cong số cơ bản, chẳng hạn như cộng hoặc trừ, cũng như các phép tính phức tạp hơn, chẳng hạn như tìm điểm trung bình của học sinh trên kết quả kiểm tra và tính toán khoản thanh toán thế chấp.

Công thức trong Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=).
Dấu bằng luôn được nhập vào ô mà bạn muốn câu trả lời xuất hiện.
Công thức được hoàn thành bằng cách nhấn phím Enter trên bàn phím.

Sử dụng Tham chiếu Ô trong Công thức

Một cách phổ biến để tạo công thức trong Excel liên quan đến việc nhập dữ liệu công thức vào các ô trang tính, sau đó sử dụng tham chiếu ô cho dữ liệu trong công thức, thay vì chính dữ liệu.

Ưu điểm chính của phương pháp này là nếu sau này cần thay đổi dữ liệu, thì việc thay thế dữ liệu trong các ô là một vấn đề đơn giản hơn là viết lại công thức. Kết quả của công thức sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

Sử dụng Dải ô được Đặt tên trong Công thức

Một giải pháp thay thế cho các tham chiếu ô là sử dụng các dải ô đã đặt tên - chẳng hạn như dải ô được đặt tên rateđược tạo ở bước trước.

Trong công thức, phạm vi được đặt tên có chức năng giống như tham chiếu ô nhưng nó thường được sử dụng cho các giá trị được sử dụng nhiều lần trong các công thức khác nhau - chẳng hạn như tỷ lệ khấu trừ cho lương hưu hoặc trợ cấp sức khỏe, thuế tỷ lệ, hoặc một hằng số khoa học - trong khi tham chiếu ô thực tế hơn trong các công thức chỉ tham chiếu đến dữ liệu cụ thể một lần.

Nhập Công thức Khấu trừ Nhân viên

Công thức đầu tiên được tạo trong ô C6sẽ nhân Tổng lương của nhân viên B. Smith với tỷ lệ khấu trừ trong ô C3.

Công thức đã hoàn thành trong ô C6sẽ là:

=B6tỷ lệ

Sử dụng Trỏ để Nhập Công thức

Mặc dù có thể chỉ cần nhập công thức trên vào ô C6 và câu trả lời chính xác sẽ xuất hiện, nhưng tốt hơn là sử dụng trỏ để thêm tham chiếu ô vào công thức để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi do nhập tham chiếu ô sai.

Trỏ liên quan đến việc nhấp vào ô chứa dữ liệu bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô hoặc dải ô đã đặt tên vào công thức.

Nhấp vào ô C6để biến nó thành ô hoạt động.
Nhập dấu bằng (=) vào ô C6để bắt đầu công thức.
Nhấp vào ô B6bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô đó vào công thức sau dấu bằng.
Nhập ký hiệu phép nhân () vào ô C6sau tham chiếu ô.
Nhấp vào ô C3bằng con trỏ chuột để thêm phạm vi đã đặt tên ratevào công thức.
Nhấn phím Nhậptrên bàn phím để hoàn thành công thức.
Câu trả lời 2747.34phải có trong ô C6.
Mặc dù câu trả lời cho công thức được hiển thị trong ô C6, nhấp vào ô đó sẽ hiển thị công thức, =B6rate, trong thanh công thức phía trên trang tính

Nhập Công thức Lương thực

Công thức này được tạo trong ô D6và tính lương thực của một nhân viên bằng cách trừ số tiền khấu trừ được tính trong công thức đầu tiên từ Tổng lương. Công thức đã hoàn thành trong ô D6 sẽ là:

=B6 - C6

Nhấp vào ô D6để biến nó thành ô hoạt động.
Nhập dấu bằng (=) vào ô D6.
Nhấp vào ô B6bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô đó vào công thức sau dấu bằng.
Nhập dấu trừ (-) trong ô D6sau tham chiếu ô.
Nhấp vào ô C6bằng con trỏ chuột đến ô đó tham chiếu đến công thức.
Nhấn phím Nhậptrên bàn phím để hoàn thành công thức.
Câu trả lời 43, 041.66phải có trong ô D6.

Tham chiếu ô tương đối và sao chép công thức

Cho đến nay, công thức Khấu trừvà Lương thựcchỉ được thêm vào mỗi ô trong trang tính - C6và D6tương ứng. Do đó, bảng tính hiện chỉ hoàn thành cho một nhân viên - B. Smith.

Thay vì thực hiện công việc tốn thời gian là tạo lại từng công thức cho các nhân viên khác, Excel cho phép, trong một số trường hợp nhất định, các công thức được sao chép sang các ô khác. Những trường hợp này thường liên quan đến việc sử dụng một loại tham chiếu ô cụ thể - được gọi là tham chiếu ô tương đối - trong công thức.

Tham chiếu ô đã được nhập vào công thức ở các bước trước đó là tham chiếu ô tương đối và chúng là loại tham chiếu ô mặc định trong Excel, để sao chép công thức dễ dàng nhất có thể.

Bước tiếp theo trong hướng dẫn sử dụng Fill Handleđể sao chép hai công thức vào các hàng bên dưới nhằm hoàn thành bảng dữ liệu cho tất cả nhân viên.

Sao chép Công thức với Xử lý Tô màu

Ô điều khiển điền là một chấm nhỏ hoặc hình vuông màu đen ở góc dưới cùng bên phải của ô hiện hoạt. Ô điều khiển điền có một số công dụng bao gồm sao chép nội dung của ô sang các ô liền kề. điền vào các ô bằng một chuỗi số hoặc nhãn văn bản và sao chép công thức.

Trong bước này của hướng dẫn, tay cầm điềnsẽ được sử dụng để sao chép cả Khấu trừvà Net Lươngcông thức từ ô C6và D6xuống ô C9và D9.

Sao chép Công thức với Xử lý Tô màu

Đánh dấu ô B6và C6trong trang tính.
Đặt con trỏ chuột lên hình vuông màu đen ở góc dưới cùng bên phải của ô D6- con trỏ sẽ chuyển thành dấu cộng (+).
Nhấp và giữ nút chuột trái và kéo chốt điền xuống ô C9.
Nhả nút chuột - ô C7 đến C9sẽ chứa kết quả của Khấu trừcông thức và ô D7 đến D9công thức Lương ròngcông thức.

Áp dụng Định dạng Số trong Excel

Định dạng số đề cập đến việc bổ sung các ký hiệu tiền tệ, dấu thập phân, dấu phần trăm và các ký hiệu khác giúp xác định loại dữ liệu có trong một ô và giúp dễ đọc hơn.

Thêm Ký hiệu Phần trăm

Chọn ô C3để tô sáng.
Nhấp vào tab Homecủa dải băng.
Nhấp vào tùy chọn General để mở trình đơn thả xuống Number Format.
Trong menu, nhấp vào tùy chọn Phần trăm để thay đổi định dạng của giá trị trong ô C3từ 0,06 thành 6%.

Thêm Ký hiệu Tiền tệ

Chọn ô D6 đến D9để đánh dấu chúng.
Trên tab Trang chủ của dải băng , nhấp vào tùy chọn Chung để mở trình đơn thả xuống Định dạng Số.
Nhấp vào Tiền tệtrong menu để thay đổi định dạng của các giá trị trong ô D6thành D9sang đơn vị tiền tệ có hai chữ số thập phân.

Áp dụng Định dạng Ô trong Excel

Định dạng ô đề cập đến các tùy chọn định dạng - chẳng hạn như áp dụng định dạng đậm cho văn bản hoặc số, thay đổi căn chỉnh dữ liệu, thêm đường viền cho ô hoặc sử dụng tính năng hợp nhất và căn giữa để thay đổi hình thức của dữ liệu trong ô.

Trong hướng dẫn này, các định dạng ô nêu trên sẽ được áp dụng cho các ô cụ thể trong trang tính để nó khớp với trang tính đã hoàn thành.

Thêm Định dạng In đậm

Chọn ô A1để tô sáng.
Nhấp vào tab Homecủa dải băng.
Nhấp vào tùy chọn định dạng Boldnhư được xác định trong hình trên để in đậm dữ liệu trong ô A1.
Lặp lại trình tự các bước trên để in đậm dữ liệu trong ô A5 đến D5.

Thay đổi Căn chỉnh Dữ liệu

Bước này sẽ thay đổi căn trái mặc định của một số ô thành căn giữa.

Chọn ô C3để tô sáng.
Nhấp vào tab Trang chủcủa dải băng.
Nhấp vào tùy chọn căn chỉnh Centernhư được xác định trong hình trên để căn giữa dữ liệu trong ô C3.
Lặp lại trình tự các bước trên để căn giữa dữ liệu trong ô A5thành D5.

Hợp nhất và giữa các ô

Tùy chọn Hợp nhất và Căn giữakết hợp một số mục được chọn vào một ô và căn giữa mục nhập dữ liệu ở ô ngoài cùng bên trái trên ô được hợp nhất mới. Bước này sẽ hợp nhất và căn giữa tiêu đề trang tính - Tính khấu trừ cho Nhân viên.

Chọn ô A1 đến D1để đánh dấu chúng.
Nhấp vào tab Trang chủcủa dải băng.
Nhấp vào tùy chọn Merge & Centernhư đã xác định trong hình trên để hợp nhất các ô A1thành D1và căn giữa tiêu đề trên các ô này.

Thêm Viền Dưới vào Ô

Bước này sẽ thêm đường viền dưới cùng vào các ô chứa dữ liệu trong hàng 1, 5 và 9

Chọn ô đã hợp nhất A1thành D1để đánh dấu.
Nhấp vào tab Trang chủcủa dải băng.
Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tùy chọn Bordernhư được xác định trong hình trên để mở menu thả xuống đường viền.
Nhấp vào tùy chọn Đường viền dưới cùngtrong menu để thêm đường viền vào cuối ô đã hợp nhất.
Lặp lại trình tự các bước trên để thêm đường viền dưới cùng cho ô A5thành D5và đến ô A9 đến D9.