Cách Lên lịch Cuộc họp trong Outlook

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Khi bạn lên lịch cuộc họp trong Outlook với một người hoặc một nhóm người khác, họ sẽ nhận được email mời kèm theo chi tiết cuộc họp. Từ email này, họ có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời họp. Outlook thêm cuộc họp vào lịch Outlook của bạn, theo dõi phản hồi của những người tham dự và gửi lời nhắc trước khi cuộc họp bắt đầu.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 và Outlook 2013.

Cách Gửi Lời mời trên Lịch trong Outlook

Đây là cách lên lịch cuộc họp trong Outlook:

1. Chọn Trang chủ tab.

   

2. Chọn Hàng mới> Họp.

   Hoặc, nhấn Ctrl + Shift + Q.

   

3. Trong Lời mời họp, nhập mô tả cuộc họp vào hộp văn bản Title.

   

4. Trong hộp văn bản Bắt buộc, nhập địa chỉ email của từng người tham dự phải tham gia cuộc họp. Trong Outlook 2016 và 2013, hãy nhập địa chỉ email vào hộp văn bản To.

   Để chọn các liên hệ từ sổ địa chỉ của bạn, hãy chọn Bắt buộc,Tùy chọnhoặc Đến.

   

5. Trong hộp văn bản Tùy chọn, hãy nhập địa chỉ email của những người bạn muốn tham dự cuộc họp, nhưng không yêu cầu họ làm như vậy.

   

6. Chọn Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc cho cuộc họp.

   

7. Để chặn cả ngày trên lịch của bạn cho cuộc họp, hãy chọn Cả ngày.

   

8. Trong hộp văn bản Location, nhập nơi bạn đang tổ chức cuộc họp.

   

9. Trong khu vực Tin nhắn, nhập thông tin khác mà những người tham dự của bạn sẽ cần biết trước cuộc họp và đính kèm bất kỳ tệp nào bạn muốn họ xem lại.

   Để đính kèm tệp vào lời mời họp, Chọn tab Chèn, sau đó chọn Đính kèm Tệp. Để thêm liên kết vào tài liệu trên OneDrive của bạn, hãy chọn mũi tên thả xuống Link.

   

10. Theo mặc định, khi bạn gửi lời mời họp trong Outlook, lời mời bao gồm yêu cầu phản hồi và cung cấp cho người nhận tùy chọn đề xuất thời gian mới cho cuộc họp. Để thay đổi các tùy chọn này, hãy chọn tab Cuộc họp, sau đó chọn Tùy chọn phản hồi

    

11. Chọn Gửi.

    Nếu lịch trình của bạn thay đổi hoặc nếu những người tham dự của bạn phải lên kế hoạch khác, hãy hủy cuộc họp hoặc lên lịch lại.

    

Cách Thiết lập Cuộc họp Định kỳ

Outlook cũng cho phép bạn thiết lập các cuộc họp định kỳ. Sử dụng tùy chọn này cho các cuộc tụ họp mà bạn dự định lặp lại hàng tuần, hàng tháng hoặc khoảng thời gian khác. Với cuộc họp định kỳ, bạn chỉ phải nhập chi tiết một lần và nó sẽ thêm tất cả các sự kiện trong tương lai vào lịch của bạn dựa trên khoảng thời gian bạn đã đặt.

1. Chọn tab Home, sau đó chọn New Items> Meeting.

   

2. Trong Lời mời họp, nhập Tiêu đề, Người tham dự bắt buộc, Người tham dự tùy chọn, Vị trí và thông báo mô tả mục đích của cuộc họp.

3. Chọn Thực hiện Định kỳ.

   Trong Outlook 2016 và 2013, chọn Cuộc họp> Tái phát.

   

4. Hộp thoại Cuộc hẹn Tái phátsẽ mở ra. Nhập Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Thời lượng của cuộc họp.

   

5. Trong phần Mẫu lặp lại, chọn thời điểm cuộc họp sẽ tái diễn. Ví dụ: một cuộc họp định kỳ hàng tuần diễn ra vào thứ Hai hàng tuần.

   

6. Trong phần Phạm vi lặp lại, chọn khoảng thời gian mà các cuộc họp định kỳ sẽ tiếp tục. Bạn có thể yêu cầu một cuộc họp định kỳ hủy vào một ngày nhất định hoặc sau một số lần xuất hiện nhất định. Chọn Không có ngày kết thúcnếu bạn không muốn cuộc họp kết thúc.

   

7. Chọn OK.

   

8. Trong Lời mời họp, chọn Gửi.

   

Cách Sử dụng Trợ lý Lập lịch để Tạo Cuộc họp

Nếu bạn sử dụng Microsoft 365 tại nơi làm việc và là người dùng Exchange, hãy sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu để tìm thời điểm thích hợp nhất để lên lịch cuộc họp với những người khác. Khi mở Trợ lý lập lịch biểu, bạn sẽ thấy lịch của những người bạn đã mời tham gia cuộc họp.

Để sử dụng Trợ lý Lập lịch, hãy tạo Lời mời họp, chọn tab Cuộc họp> Trợ lý Lập lịch.

Cách Xem Cuộc họp trên Lịch Outlook của bạn

Sau khi bạn tạo hoặc chấp nhận một cuộc họp, cuộc họp đó sẽ xuất hiện trên lịch Outlook của bạn dựa trên thông tin ngày và giờ. Đây là cách tìm các sự kiện sắp tới.

1. Chọn View Switcher, sau đó chọn Calendar.
2. Để tìm cuộc họp, hãy cuộn qua lịch hoặc sử dụng hộp tìm kiếm và nhập tiêu đề cuộc họp.

3. Để xem chi tiết cuộc họp, hãy nhấp đúp vào mục lịch.

   

4. Để xem câu trả lời, hãy chọn tab Theo dõi. Cột Phản hồihiển thị những người tham dự đã chấp nhận lời mời họp và những người chưa trả lời.

   

5. Nếu bạn nhận được sự chấp nhận bằng lời nói từ một người tham dự, hãy chọn Không có, sau đó chọn Đã chấp nhận,Đã từ chối, hoặc phản hồiDự kiến.

   

6. Đóng lời mời họp khi bạn hoàn tất.

Cách Thêm Người vào Lời mời Họp Hiện tại

Bạn có thể sắp xếp một cuộc họp và sau đó mời thêm người tham dự (ví dụ: nếu bạn thuê một nhân viên khác và muốn thêm họ vào các cuộc họp nhân viên thông thường). Đây là cách mời những người tham dự mới vào cuộc họp mà bạn đã thiết lập.

1. Tìm cuộc họp trên lịch của bạn.
2. Bấm đúp vào mục cuộc họp.

3. Chọn tab Hỗ trợ lập lịch> Thêm người tham dự.

   

4. Trong hộp thoại Chọn Người tham dự và Nguồn lực, chọn tên của người tham dự.

   

5. Chọn Bắt buộchoặc Tùy chọnđể cho biết liệu người tham dự có được yêu cầu tham dự cuộc họp hay không hay sự tham dự của họ là tùy chọn.

   

6. Chọn OK.

   

7. Người tham dự hiện xuất hiện trong danh sách Tất cả người tham dự trong Hỗ trợ lập lịch trình.

   

8. Chọn Gửi Cập nhật.