Điều cần biết
- Chuyển đến thẻ Home. Trong nhóm Delete, chọn Clean Up. Chọn số lượng để dọn dẹp.
- Trong hộp thoại xác nhận, chọn Dọn dẹphoặc Dọn dẹp Thư mục.
Bài viết này giải thích cách sử dụng công cụ Làm sạch Hội thoại Outlook để xóa các thư được trích dẫn trong thư trả lời email của bạn và giữ cho hộp thư đến của bạn được sắp xếp hợp lý. Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook cho Microsoft 365.
Hợp lý hóa cuộc trò chuyện trong Outlook
Các chương trình email sẽ tự động trích dẫn toàn bộ thông điệp gốc trong thư trả lời. Vì vậy, các cuộc trò chuyện qua email của bạn có thể chứa cùng một thông báo nhiều lần: một lần trong email gốc và sau đó được trích dẫn trong mỗi lần trả lời. Để dọn dẹp các cuộc hội thoại trong Outlook và xóa các thư thừa:
- Đi tới tab Trang chủ.
-
Trong nhóm Xóa, chọn Dọn dẹp.
Image -
Chọn số lượng cần dọn dẹp:
- Dọn dẹp cuộc trò chuyện: Xóa các tin nhắn được trích dẫn đầy đủ trong các tin nhắn khác khỏi cuộc trò chuyện hiện tại.
- Dọn dẹp Thư mục: Xóa tất cả các email thừa khỏi thư mục hiện tại.
- Dọn dẹp Thư mục & Thư mục con: Xóa các thư được trích dẫn đầy đủ khỏi thư mục hiện tại và tất cả các thư mục bên dưới nó trong hệ thống phân cấp thư mục.
-
Trong hộp thoại xác nhận, chọn Dọn dẹphoặc Dọn dẹp Thư mục, tùy thuộc vào tùy chọn dọn dẹp bạn đã chọn trong bước 3.
Image - Theo mặc định, các email mà Outlook xác định là dư thừa sẽ được chuyển đến thư mục Các mục đã Xóa, nhưng bạn có thể định cấu hình Outlook để di chuyển chúng vào một kho lưu trữ hoặc một thư mục khác.
Nhanh chóng sắp xếp hợp lý cuộc hội thoại trong Outlook bằng Phím tắt
Để sắp xếp nhanh cuộc hội thoại hiện tại trong Outlook:
- Chọn cuộc trò chuyện bạn muốn xóa.
- Nhấn Alt + Del.
-
Trong hộp thoại xác nhận, chọn Dọn dẹp.
Image
Định cấu hình Tùy chọn Dọn dẹp Hội thoại trong Outlook
Để chọn thư mục mà Outlook sẽ di chuyển các thư thừa khi dọn dẹp và đặt các tùy chọn dọn dẹp khác:
-
Đi tới tab Tệpvà chọn Tùy chọn.
Image - Vào danh mục Thư.
-
Trong phần Dọn dẹp cuộc trò chuyện, chọn Duyệtbên cạnh Các mục đã làm sạch sẽ chuyển đến thư mục này.
Image - Trong hộp thoại Chọn Thư mục, chọn thư mục nơi các thư thừa sẽ được lưu trữ, chẳng hạn như thư mục Lưu trữ. Sau đó chọn OK.
-
Chọn các tùy chọn Dọn dẹp Cuộc trò chuyện khác như mong muốn:
- Khi dọn dẹp các thư mục con, hãy tạo lại hệ thống phân cấp thư mục trong thư mục đích: Lưu trữ các mục trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc thư mục. Chọn tùy chọn này khi sử dụng thư mục đích dọn dẹp khác với Mục đã Xóa.
- Không di chuyển các thư chưa đọc: Giữ các email chưa đọc (ngay cả khi các thư này được trích dẫn đầy đủ và thừa).
- Không di chuyển các thư đã phân loại: Giữ các email bạn đã gắn nhãn để các thư này hiển thị trong các thư mục tìm kiếm.
- Không di chuyển các thư bị gắn cờ: Không di chuyển hoặc xóa các email bạn đã gắn cờ để theo dõi.
- Không di chuyển các thư có chữ ký điện tử: Giữ các email có chữ ký của người gửi để xác minh danh tính của họ.
- Khi một tin nhắn trả lời sửa đổi một tin nhắn, không di chuyển tin nhắn ban đầu: Giữ nguyên văn bản đầy đủ và không bị sửa đổi cho mỗi tin nhắn. Các email được trích dẫn đầy đủ mà không cần sửa đổi sẽ được di chuyển trong quá trình dọn dẹp.
Image -
Chọn OK.
