Điều cần biết
- Trước khi số hóa các tệp của bạn, hãy tạo các thư mục và thư mục con để sắp xếp các tệp.
- Đảm bảo máy quét hoặc máy in hỗ trợ phần mềm Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) và bạn đã cài đặt phần mềm OCR.
- Quá trình này khác nhau tùy thuộc vào việc bạn muốn quét tài liệu trên Mac hay quét tài liệu trên Windows.
Số hóa tài liệu giấy có thể giúp bạn sắp xếp các thủ tục giấy tờ quan trọng. Các tệp kỹ thuật số, bao gồm cả PDF, có thể được chuyển đổi thành các tệp có thể tìm kiếm bằng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) thường đi kèm với máy in. Điều đó có nghĩa là thông tin của bạn không chiếm chỗ và dễ dàng tìm thấy hơn. Ngoài ra, bạn có thể lưu các tệp kỹ thuật số của mình trên CD hoặc DVD, trên ổ đĩa flash, trong một cơ sở lưu trữ trực tuyến. Đây là cách sắp xếp các tài liệu đã quét của bạn.
Cách Sử dụng Máy quét để Có Tổ chức
Đây là một số bước bạn có thể thực hiện để tổ chức doanh nghiệp hoặc ngôi nhà của mình bằng máy quét. Bạn sẽ cần một máy quét tài liệu để làm việc này. Nó không cần phải đắt tiền hoặc cầu kỳ. Nếu bạn chưa có, hãy bắt đầu với những đánh giá này về máy quét ảnh và máy quét tài liệu để biết một số sản phẩm mua tốt nhất.
Nếu bạn không muốn có một máy quét riêng biệt, một máy in tất cả trong một rẻ tiền sẽ thực hiện công việc đó.
-
Xem xét thủ tục giấy tờ của bạn và quyết định những gì bạn có thể số hóa và những gì bạn có thể ném một cách an toàn.
Điều này có thể sẽ mất một thời gian. Làm việc theo từng bước nhỏ nếu cần.
-
Trước khi số hóa các tệp của bạn, hãy tạo các thư mục và thư mục con để lưu trữ các tệp. Suy nghĩ về các danh mục bạn cần và thiết lập một thư mục cho từng danh mục. Đặt biên lai thẻ tín dụng vào một ngăn, giấy tờ bảo hiểm xe hơi vào một ngăn khác. Hóa đơn điện thoại, hóa đơn tạp hóa, hóa đơn sửa chữa nhà, v.v. có thể được đặt trong các thư mục riêng biệt. Trong mỗi thư mục, hãy tạo các thư mục con cho mỗi năm (hoặc tháng). Bắt đầu với một hệ thống có tổ chức và thêm thủ tục giấy tờ mới vào đúng tệp sẽ dễ dàng hơn là sắp xếp lại hệ thống mỗi khi quét biên lai mới.
Để tạo thư mục mới trong Windows, nhấp chuột phải vào màn hình và chọn New> FolderLặp lại bước này khi ở trong thư mục mới thư mục để tạo một thư mục con. Để tạo một thư mục mới trong Mac, hãy chọn File> New Folderhoặc nhấn Shift+ Lệnh +N
-
Đảm bảo rằng máy quét hoặc máy in có phần mềm Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR). Điều này cho phép bạn quét tài liệu sang định dạng PDF và chỉnh sửa tệp. Rất có thể phần mềm OCR phù hợp đã được cài đặt trên máy tính Windows của bạn.
Nếu phần mềm OCR không được cài đặt trên máy tính của bạn, ABBYY FineReader và Adobe Acrobat Pro DC là những lựa chọn phổ biến.
-
Đã đến lúc quét tài liệu của bạn. Chính xác cách bạn thực hiện việc này phụ thuộc vào loại máy quét và phần mềm bạn sử dụng.
Lifewire có hướng dẫn quét tài liệu trên Windows và Mac.
-
Khi bạn hoàn tất việc số hóa tài liệu, hãy tiếp tục các thủ tục giấy tờ thực tế. Đảm bảo rằng bạn tự động quét tài liệu mỗi khi nhận được biên lai hoặc thủ tục giấy tờ mới. Nếu không, các giấy tờ sẽ lại bắt đầu chồng chất lên nhau.
