Điều cần biết
- Chọn Start Mail Mergevà chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Sau đó, chọn Chọn Người nhậnđể chọn người nhận.
- Chọn Chèn Trường Hợp nhấtvà thêm tất cả các trường bạn muốn sử dụng. Chọn Finish & Mergeđể hoàn tất quá trình.
- Ngoài ra, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bướcnếu bạn cần thêm trợ giúp có hướng dẫn để tạo tài liệu đã hợp nhất của mình.
Sử dụng Kết hợp Thư trong tất cả các phiên bản Microsoft Word sẽ hợp nhất dữ liệu từ nguồn dữ liệu với tài liệu của bạn. Nó hoàn hảo cho thư, danh mục, nhãn, v.v. Đây là cách bắt đầu với tính năng tiết kiệm thời gian này.
Cách kết hợp thư trong Word
Trong tất cả các phiên bản Word hiện tại, tùy chọn Trộn Thư trên tab Thư của dải băng giúp hướng dẫn bạn cách tạo một thư phối thư.
Tạo một bức thư từ đầu hoặc mở một bức thư hiện có trước khi bạn bắt đầu.
-
Chọn Bắt đầu Kết hợp Thưtrên ruy-băng Thư và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Ví dụ: bạn có thể chọn thư, phong bì hoặc nhãn. Ngoài ra, hãy chọn Trình hướng dẫn Phối thư Từng bướcđể được trợ giúp thêm trong việc tạo tài liệu của bạn.
Image -
Chọn Chọn Người nhậntrên ruy-băng Gửi thư để thêm người nhận vào thư. Bạn có thể chọn tạo cơ sở dữ liệu mới về người nhận. Bạn cũng có thể chọn sử dụng danh sách hiện có hoặc danh sách liên hệ trong Outlook.
Image -
Trong hộp Người nhận Phối thư, hãy sử dụng các hộp kiểm để chọn các địa chỉ liên hệ bạn muốn đưa vào phối thư. Chọn OKkhi danh sách của bạn đã sẵn sàng.
Image -
Chọn Chèn Trường Hợp nhấttrên ruy-băng Thư. Chọn trường đầu tiên bạn muốn thêm. Tên trường xuất hiện nơi bạn đặt con trỏ trong tài liệu của mình. Lặp lại, chèn từng trường bạn muốn đưa vào. Ngoài ra, bạn có thể chọn một tùy chọn như Khối địa chỉhoặc Dòng lời chào
Bạn có thể chỉnh sửa và định dạng văn bản xung quanh trường. Các định dạng được áp dụng cho trường sẽ chuyển sang tài liệu đã hoàn thành của bạn. Bạn có thể tiếp tục thêm các trường vào thư của mình.
Image -
Trước khi in thư, bạn nên xem lại để kiểm tra lỗi. Đặc biệt, hãy chú ý đến khoảng cách và dấu chấm câu xung quanh các trường. Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đã chèn các trường chính xác vào những vị trí thích hợp.
Để xem trước các chữ cái, hãy chọn Xem trước Kết quảtrên ruy-băng Thư. Sử dụng các mũi tên để điều hướng qua tài liệu.
Image -
Bạn có thể nhận thấy lỗi trong dữ liệu cho một trong các tài liệu của mình. Bạn không thể thay đổi dữ liệu này trong tài liệu hợp nhất. Thay vào đó, bạn sẽ cần sửa nó trong nguồn dữ liệu.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhậntrên ruy-băng Thư. Trong hộp mở ra, bạn có thể thay đổi dữ liệu cho bất kỳ người nhận nào của mình. Bạn cũng có thể giới hạn người nhận. Bỏ chọn hộp bên cạnh tên của người nhận để bỏ họ khỏi thao tác hợp nhất và chọn OK.
Image -
Sau khi bạn đã xem xét các tài liệu của mình, bạn đã sẵn sàng hoàn thiện chúng bằng cách hoàn tất việc hợp nhất. Chọn nút Hoàn tất & Hợp nhấttrên ruy-băng Thư. Bạn có thể chọn chỉnh sửa các tài liệu riêng lẻ, in các bức thư hoặc gửi chúng qua email. Nếu bạn chọn in hoặc gửi thư qua email, một lời nhắc sẽ yêu cầu bạn nhập một phạm vi. Bạn có thể chọn in tất cả, một hoặc một tập hợp các chữ cái liền nhau. Word sẽ hướng dẫn bạn thực hiện từng bước.
Image
