Điều Cần Biết
- Đầu tiên, sắp xếp dữ liệu thành một trang tính Excel.
- Tiếp theo, trong Word, chọn Mailings> Start Mail Merge> chọn loại. Thư> Chọn Người nhận> Sử dụng Danh sách Hiện có> Mở trang tính.
- Cuối cùng, hợp nhất các trường trong Word bằng cách đi tới Thư> Chèn Trường Hợp nhất. Chọn một trường và nhấn Chèn.
Bài viết này giải thích cách sử dụng tính năng trộn thư trong Microsoft Word và Excel để kết hợp văn bản từ tài liệu Word với tài liệu nguồn dữ liệu, chẳng hạn như bảng tính. Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 và Word 2010.
Chuẩn bị Dữ liệu cho Kết hợp Thư
Tính năng trộn thư trong Word hoạt động liền mạch với dữ liệu từ Excel. Mặc dù bạn có thể tạo nguồn dữ liệu trong Word, nhưng các tùy chọn để sử dụng dữ liệu này bị hạn chế. Nếu bạn có dữ liệu danh sách gửi thư trong bảng tính, bạn không cần phải nhập lại thông tin vào nguồn dữ liệu của Word.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ trang tính Excel nào trong chức năng trộn thư Word mà không cần chuẩn bị gì đặc biệt. Tuy nhiên, để tránh lỗi trong quá trình phối thư, bạn nên tổ chức dữ liệu trong bảng tính.
Đảm bảo rằng mọi thay đổi bạn sẽ thực hiện đối với bảng tính đều được hoàn tất trước khi bạn bắt đầu phối thư. Khi quá trình hợp nhất đã bắt đầu, việc thực hiện bất kỳ thay đổi nào có thể gây ra lỗi với quá trình phối thư.
Sắp xếp Dữ liệu Bảng tính
Tổ chức dữ liệu danh sách gửi thư trong Excel của bạn thành các hàng và cột. Hãy coi mỗi hàng là một bản ghi duy nhất và mỗi cột là một trường bạn sẽ chèn vào tài liệu của mình.
- Đặt Tất cả Dữ liệu trên một Trang tính: Dữ liệu danh sách gửi thư mà bạn định sử dụng để phối thư phải nằm trên một trang tính. Nếu nó trải rộng trên nhiều trang tính, hãy kết hợp các trang tính hoặc thực hiện kết hợp nhiều thư. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các trang tính được đặt tên rõ ràng, vì bạn phải chọn trang tính mình định sử dụng mà không thể xem được.
- Tạo Hàng Tiêu đề: Tạo một hàng tiêu đề cho trang tính bạn định sử dụng để phối thư. Hàng tiêu đề là một hàng chứa các nhãn xác định dữ liệu trong các ô bên dưới nó. Để Excel dễ dàng phân biệt giữa dữ liệu và nhãn, hãy sử dụng văn bản in đậm, đường viền ô và tô bóng ô là duy nhất cho hàng tiêu đề. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các tiêu đề bạn chọn khớp với tên trường hợp nhất, điều này cũng sẽ giúp ít có khả năng xảy ra lỗi hơn.
- Định dạng dữ liệu số một cách chính xác: Đảm bảo rằng những thứ như số đường phố và mã zip được định dạng đúng theo cách chúng xuất hiện sau khi quá trình phối thư hoàn tất. Định dạng số không chính xác có thể gây ra lỗi khi hợp nhất.
Cách Chỉ định Danh sách Người nhận Kết hợp Thư
Đây là cách liên kết trang tính Excel đã chuẩn bị của bạn có chứa danh sách gửi thư với tài liệu Word của bạn:
-
Trong Word, hãy mở tài liệu mà bạn sẽ sử dụng làm mẫu phối thư của mình. Đây có thể là một tài liệu mới hoặc một tài liệu hiện có. Chọn Thư> Bắt đầu Hợp nhất Thư.
Image -
Chọn kiểu hợp nhất bạn muốn chạy. Tùy chọn của bạn là
- Chữ
- Tin nhắn email
- Phong bì
- Chữ
- Thư mục
Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng Trình hướng dẫn Phối thư để tạo phối thư của mình. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước để tạo kết hợp thư theo cách thủ công.
-
Sau đó, chuyển đến tab Thưvà chọn Chọn Người nhận> Sử dụng Danh sách Hiện có.
Image - Điều hướng đến và chọn tệp Excel bạn đã chuẩn bị cho phối thư, sau đó chọn Mở.
-
Nếu Word nhắc bạn, hãy chọn Sheet1 $> OK.
Nếu Excel của bạn có tiêu đề cột, hãy chọn hộp kiểm Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột.
Tạo hoặc Chỉnh sửa Tài liệu Kết hợp Thư
Với bảng tính Excel của bạn được kết nối với tài liệu phối thư mà bạn đang tạo trong Word, đã đến lúc chỉnh sửa tài liệu Word của bạn.
Bạn không thể thực hiện thay đổi đối với nguồn dữ liệu của mình trong Excel vào lúc này. Để thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu, hãy đóng tài liệu trong Word trước khi mở nguồn dữ liệu trong Excel.
Chèn Trường Hợp nhất trong Tài liệu của bạn
Trong Word, chọn Thư> Chèn Trường Hợp nhất để kéo thông tin từ bảng tính vào tài liệu. Chọn trường bạn muốn thêm (tên, họ, thành phố, tiểu bang hoặc trường khác), sau đó chọn Chèn.
Xem Tài liệu Hợp nhất Thư
Word không chuyển định dạng từ nguồn dữ liệu khi chèn các trường phối vào tài liệu. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng như in nghiêng, in đậm hoặc gạch dưới, hãy thực hiện trong Word.
Khi xem tài liệu có các trường, hãy chọn mũi tên kép ở cả hai bên của trường mà bạn muốn áp dụng định dạng. Khi xem dữ liệu đã hợp nhất trong tài liệu, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn thay đổi.
Mọi thay đổi định dạng đều được thực hiện trên tất cả các tài liệu đã hợp nhất, không chỉ tài liệu hợp nhất mà bạn đã thay đổi nó.
Xem trước Tài liệu Hợp nhất
Để xem trước các tài liệu đã hợp nhất, hãy đi tới Thư> Xem trước Kết quả. Nút này hoạt động giống như một công tắc bật tắt, vì vậy nếu bạn muốn quay lại chỉ xem các trường chứ không phải dữ liệu chứa chúng, hãy nhấn lại.
Điều hướng qua các tài liệu đã hợp nhất bằng các nút trên tab Thư. Chúng, từ trái sang phải: Bản ghi đầu tiên,Bản ghi trước,Tới Bản ghi, Bản ghi tiếp theo vàBản ghi cuối cùng.
Trước khi bạn hợp nhất các tài liệu, hãy xem trước tất cả hoặc nhiều nhất có thể, để xác minh rằng mọi thứ được hợp nhất một cách chính xác. Đặc biệt chú ý đến dấu câu và khoảng cách xung quanh dữ liệu đã hợp nhất.
Hoàn thiện Tài liệu Kết hợp Thư
Khi bạn đã sẵn sàng để hợp nhất các tài liệu, bạn có hai lựa chọn:
- Print Documents: Kết hợp các tài liệu vào máy in. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tài liệu sẽ được gửi đến máy in mà không có bất kỳ sửa đổi nào. Để thực hiện việc này, hãy chọn Mailings> Finish &Merge> Print Documents.
- Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân: Nếu bạn cần cá nhân hóa một số hoặc tất cả tài liệu (một giải pháp thay thế là thêm trường ghi chú trong nguồn dữ liệu cho các ghi chú được cá nhân hóa) hoặc tạo các tài liệu khác thay đổi trước khi bạn in, chỉnh sửa từng tài liệu riêng lẻ. Để thực hiện việc này, hãy chọn Thư> Kết thúc & Hợp nhất> Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân
Cho dù bạn chọn phương pháp nào, bạn sẽ thấy một hộp thoại nơi bạn có thể yêu cầu Word hợp nhất tất cả các bản ghi, bản ghi hiện tại hoặc một loạt các bản ghi. Chọn bản ghi bạn muốn in, sau đó chọn OK.
Nếu bạn muốn hợp nhất một dải ô, hãy nhập số đầu và số cuối cùng cho các bản ghi bạn muốn đưa vào hợp nhất, sau đó chọn OK.
