Nhập dữ liệu chính xác vào bảng tính ngay lần đầu tiên sẽ tránh được các vấn đề về sau và giúp sử dụng nhiều công cụ và tính năng của Excel như công thức và biểu đồ dễ dàng hơn. Hướng dẫn này trình bày những điều cơ bản nên và không nên khi nhập dữ liệu vào các chương trình bảng tính như Excel, Google Trang tính và Open Office Calc.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Mac, Excel cho Microsoft 365 và Excel Online.
Tổng quan về Nhập dữ liệu Excel
Trang tính Excel là công cụ phân tích mạnh mẽ lưu trữ lượng lớn dữ liệu. Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được hiển thị và phân tích chính xác bằng cách sử dụng các phương pháp hay nhất của Excel để nhập dữ liệu.
Đây là những điều cần làm và không nên ghi nhớ hàng đầu khi sử dụng Excel:
- Làmlập kế hoạch bảng tính của bạn.
- Đừngđể trống hàng hoặc cột khi nhập dữ liệu liên quan.
- Làmlưu thường xuyên và lưu ở hai nơi.
- Khôngsử dụng số làm tiêu đề cột và không bao gồm các đơn vị có dữ liệu.
- Dosử dụng tham chiếu ô và phạm vi đã đặt tên trong công thức.
- Đừngđể các ô chứa công thức được mở khóa.
- Làmsắp xếp dữ liệu của bạn.
Lập kế hoạch bảng tính của bạn
Khi nhập dữ liệu vào Excel, bạn nên lập kế hoạch trước khi bắt đầu nhập. Quyết định cách trang tính sẽ được sử dụng, dữ liệu mà nó sẽ chứa và những gì sẽ được thực hiện với dữ liệu đó. Những quyết định này ảnh hưởng đáng kể đến bố cục cuối cùng của trang tính.
Lập kế hoạch trước khi nhập sẽ tiết kiệm thời gian sau này nếu bảng tính cần được tổ chức lại để làm cho nó hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số điểm cần cân nhắc khi lập kế hoạch cho sổ làm việc Excel của bạn:
- Mục đích của bảng tính là gì?
- Bảng tính sẽ chứa bao nhiêu dữ liệu?
- Biểu đồ có cần thiết không?
- Bảng tính có được in không?
Bottom Line
Mục đích của bảng tính xác định vị trí của dữ liệu, vì thông tin quan trọng nhất cần phải hiển thị và dễ dàng truy cập. Nếu dữ liệu của bạn yêu cầu tính toán, các phép tính sẽ xác định công thức và hàm nào là cần thiết và vị trí cần nhập công thức.
Bảng tính sẽ chứa bao nhiêu dữ liệu?
Lượng dữ liệu mà bảng tính sẽ lưu giữ ban đầu và lượng dữ liệu sẽ được thêm vào nó sau này xác định số lượng trang tính bạn sẽ cần cho sổ làm việc.
Đây là một vài mẹo:
- Đừng phát tán quá nhiều dữ liệu của bạn. Khi dữ liệu được chứa trong một số trang tính, có thể khó tìm thấy thông tin cụ thể. Ngoài ra, các phép tính mở rộng nhiều trang tính hoặc sổ làm việc ảnh hưởng đến hiệu suất của Excel.
- Đối với trang tính lớn, hãy hiển thị tổng số cột quan trọng phía trên tiêu đề cột, thay vì ở cuối trang tính để nhanh chóng tìm thấy thông tin tóm tắt.
Biểu đồ có cần thiết không?
Nếu tất cả hoặc một phần dữ liệu sẽ được sử dụng trong biểu đồ hoặc biểu đồ, điều đó có thể ảnh hưởng đến bố cục của thông tin.
Thực hiện theo các phương pháp hay nhất sau khi sử dụng biểu đồ:
- Tùy thuộc vào loại biểu đồ, dữ liệu có thể cần được nhóm khác nhau. Ví dụ: tạo vùng tóm tắt cho biểu đồ hình tròn.
- Đối với các bảng tính lớn, hãy di chuyển biểu đồ sang các trang riêng biệt để các bảng tính không chứa nhiều dữ liệu và hình ảnh.
Bảng tính có được in không?
Cách bạn tổ chức dữ liệu phụ thuộc vào cách dữ liệu sẽ được in. Tất cả dữ liệu sẽ được in ra hay chỉ một số dữ liệu? Dữ liệu sẽ được in theo bố cục dọc hay ngang?
Khi in trang tính, hãy ghi nhớ các mẹo sau:
- Nếu trang tính được in bằng chế độ xem dọc trên giấy khổ letter (8,5 "x 11"), hãy đặt hầu hết dữ liệu thành các hàng dưới một vài cột. Bằng cách này, các tiêu đề được hiển thị trên một trang tính.
- Nếu trang tính được in trên nhiều trang tính, hãy in tiêu đề cột ở đầu mỗi trang. Tiêu đề cột cung cấp tổng quan về dữ liệu và giúp dữ liệu dễ truy cập và dễ đọc hơn.
- Nếu một số cột dữ liệu được in, hãy sử dụng bố cục ngang để giữ tất cả các tiêu đề trên một trang. Một lần nữa, nếu cần nhiều trang tính, hãy in tiêu đề cột ở đầu mỗi trang.
- Nếu trang tính chứa biểu đồ, hãy di chuyển biểu đồ sang một trang tính riêng trước khi in sổ làm việc.
Đừng để Hàng hoặc Cột trống khi Nhập Dữ liệu Liên quan
Hàng hoặc cột trống trong bảng dữ liệu hoặc phạm vi dữ liệu có liên quan khiến việc sử dụng đúng một số tính năng của Excel như biểu đồ, bảng tổng hợp và các hàm cụ thể trở nên khó khăn.
Ngay cả các ô trống trong một hàng hoặc cột chứa dữ liệu cũng có thể gây ra sự cố như trong hình bên dưới.
Việc không có khoảng trống giúp Excel phát hiện và chọn dữ liệu liên quan khi sử dụng một loạt các tính năng như sắp xếp, lọc hoặc Tự động tính tổng.
Khi bạn muốn chia nhỏ dữ liệu để dễ đọc hơn, hãy sử dụng đường viền hoặc định dạng tiêu đề và nhãn. Sử dụng các dấu hiệu trực quan như văn bản đậm, đường kẻ và màu ô để phân tách và đánh dấu dữ liệu.
Thực hiện theo các mẹo sau khi làm việc với dữ liệu trong hàng và cột:
- Đặt tiêu đề mô tả ở đầu cột đầu tiên của bảng với dữ liệu bên dưới.
- Nếu có nhiều hơn một chuỗi dữ liệu, hãy liệt kê chúng lần lượt trong các cột (từ trái sang phải) với tiêu đề cho mỗi chuỗi dữ liệu ở trên cùng.
Bottom Line
Mặc dù việc lưu giữ các dữ liệu có liên quan với nhau là điều cần thiết, nhưng việc tách các dải dữ liệu không liên quan cũng rất hữu ích. Để trống các cột hoặc hàng giữa các phạm vi dữ liệu khác nhau hoặc dữ liệu khác trên trang tính để Excel chọn các phạm vi hoặc bảng dữ liệu có liên quan chính xác.
Thường xuyên tiết kiệm
Tầm quan trọng của việc lưu công việc của bạn thường xuyên không thể được phóng đại hoặc nói quá thường xuyên. Nếu bạn sử dụng bảng tính dựa trên web, chẳng hạn như Google Trang tính hoặc Excel Online, việc lưu không phải là vấn đề. Các chương trình này không có tùy chọn lưu. Thay vào đó, các bảng tính được lưu tự động vào tài khoản đám mây của bạn với tính năng Tự động lưu.
Đối với các chương trình bảng tính trên máy tính, hãy lưu công việc của bạn sau hai hoặc ba lần thay đổi. Ví dụ: lưu sau khi bạn đã thêm dữ liệu, tiêu đề cột được định dạng hoặc nhập công thức. Ít nhất, hãy lưu công việc của bạn hai hoặc ba phút một lần.
Mặc dù tính ổn định của máy tính và phần mềm máy tính đã được cải thiện đáng kể theo thời gian, phần mềm vẫn bị treo, mất nguồn và người khác đôi khi kéo dây nguồn của bạn và kéo nó ra khỏi ổ cắm trên tường. Và khi tai nạn xảy ra, việc mất dữ liệu sẽ làm tăng khối lượng công việc của bạn khi bạn xây dựng lại những gì bạn đã làm.
Excel có tính năng Tự động Lưu, thường hoạt động rất tốt, nhưng bạn không nên hoàn toàn dựa vào nó. Tập thói quen bảo mật dữ liệu của bạn bằng cách lưu thường xuyên.
Phím tắt để Tiết kiệm
Bạn không cần phải di chuyển chuột đến dải băng và nhấp vào các biểu tượng để lưu công việc của mình. Thay vào đó, hãy tập thói quen tiết kiệm bằng tổ hợp phím tắt. Khi bạn muốn lưu trang tính của mình, hãy nhấn Ctrl+ S.
Tiết kiệm ở hai nơi
Lưu dữ liệu của bạn ở hai vị trí khác nhau cũng rất quan trọng. Vị trí thứ hai là một bản sao lưu. Bản sao lưu tốt nhất là bản sao lưu ở vị trí thực tế khác với bản sao lưu ban đầu.
Khi lưu bản sao dự phòng của sổ làm việc của bạn, hãy cân nhắc lưu tệp vào tài khoản đám mây của bạn. Khi sổ làm việc được lưu trữ trên máy tính của bạn và trên đám mây, bạn sẽ không chỉ có một bản sao lưu trên đám mây, mà đám mây được thiết kế với các bản sao lưu dự phòng, nghĩa là dữ liệu của bạn được lưu trữ trên nhiều máy chủ.
Sao lưu dựa trên đám mây
Một lần nữa, sao lưu không phải là một công việc tốn nhiều thời gian.
Nếu vấn đề bảo mật không phải là vấn đề, chẳng hạn như nếu trang tính là danh sách DVD của bạn, thì bạn có thể gửi một bản sao qua email cho chính mình. Nếu vấn đề về bảo mật, lưu trữ đám mây là một lựa chọn.
Trong trường hợp bảng tính trực tuyến, chủ sở hữu chương trình sao lưu máy chủ của họ và điều này bao gồm tất cả dữ liệu người dùng. Nhưng để an toàn, hãy tải bản sao của tệp xuống máy tính của bạn.
Không sử dụng số làm tiêu đề cột và không bao gồm đơn vị với dữ liệu
Sử dụng tiêu đề ở đầu cột và ở đầu hàng để xác định dữ liệu của bạn, tiêu đề giúp các thao tác như sắp xếp đơn giản hơn. Nhưng không sử dụng các số như 2012, 2013, v.v. làm tiêu đề.
Như trong hình trên, các tiêu đề cột và hàng là số có thể vô tình được đưa vào các phép tính. Nếu công thức của bạn chứa các hàm tự động chọn phạm vi dữ liệu cho đối số của hàm, chẳng hạn như AutoSum, thì các số trong tiêu đề cột sẽ gây ra sự cố.
Thông thường, các chức năng như vậy, bao gồm AutoMax và AutoAverage, trước tiên sẽ tìm kiếm các cột số và sau đó nhìn sang bên trái để tìm một hàng số. Bất kỳ tiêu đề nào là số sẽ được đưa vào phạm vi đã chọn.
Các số được sử dụng làm tiêu đề hàng có thể bị nhầm lẫn là một chuỗi dữ liệu khác nếu được chọn là một phần của phạm vi cho biểu đồ chứ không phải là nhãn trục.
Định dạng số trong ô tiêu đề dưới dạng văn bản hoặc tạo nhãn văn bản bằng cách đặt trước mỗi số bằng dấu nháy đơn ('), chẳng hạn như' 2012 và '2013. Dấu nháy đơn không hiển thị trong ô, nhưng nó thay đổi số thành dữ liệu văn bản.
Giữ các Đơn vị trong Tiêu đề
Không nhập đơn vị tiền tệ, nhiệt độ, khoảng cách hoặc các đơn vị khác vào mỗi ô với dữ liệu số. Nếu bạn làm vậy, có khả năng Excel hoặc Google Trang tính sẽ xem tất cả dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản.
Thay vào đó, hãy đặt các đơn vị trong tiêu đề ở đầu cột để đảm bảo rằng những tiêu đề đó ở định dạng văn bản và sẽ không tạo ra sự cố.
Văn bản ở bên trái, số ở bên phải
Một cách nhanh chóng để biết bạn có dữ liệu văn bản hay dữ liệu số hay không là kiểm tra sự căn chỉnh của dữ liệu trong một ô. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn chỉnh ở bên trái trong Excel và Google Trang tính, và dữ liệu số được căn chỉnh ở bên phải trong một ô.
Mặc dù có thể thay đổi căn chỉnh mặc định này, nhưng phải áp dụng định dạng sau khi nhập tất cả dữ liệu và công thức. Căn chỉnh mặc định cung cấp cho bạn manh mối nếu dữ liệu được định dạng chính xác trong trang tính.
Ký hiệu Phần trăm và Tiền tệ
Phương pháp hay nhất để nhập dữ liệu vào trang tính là nhập số thuần túy và sau đó định dạng ô để hiển thị số chính xác, chẳng hạn như phần trăm hoặc đơn vị tiền tệ.
Excel và Google Trang tính nhận ra các ký hiệu phần trăm được nhập vào một ô cùng với số. Các ứng dụng này cũng chấp nhận các ký hiệu tiền tệ phổ biến, chẳng hạn như ký hiệu đô la ($) hoặc ký hiệu bảng Anh (£) nếu bạn nhập chúng vào một ô cùng với dữ liệu số, nhưng các ký hiệu tiền tệ khác, chẳng hạn như Rand Nam Phi (R), được hiểu là văn bản.
Để tránh các sự cố có thể xảy ra, hãy nhập số tiền và sau đó định dạng ô cho đơn vị tiền tệ thay vì nhập ký hiệu tiền tệ.
Sử dụng Tham chiếu Ô và Phạm vi được Đặt tên trong Công thức
Cả tham chiếu ô và phạm vi đã đặt tên đều có thể được và nên được sử dụng trong công thức để giữ cho công thức và toàn bộ trang tính không có lỗi và cập nhật.
Tham chiếu ô là sự kết hợp của ký tự cột và số hàng của ô, chẳng hạn như A1, B23 và W987. Tham chiếu ô xác định vị trí của dữ liệu trong trang tính.
Phạm vi đã đặt tên hoặc tên được xác định tương tự như tham chiếu ô ở chỗ nó được sử dụng để xác định một ô hoặc phạm vi ô trong một trang tính.
Tham chiếu Dữ liệu trong Công thức
Công thức được sử dụng trong Excel để thực hiện các phép tính như cộng hoặc trừ.
Nếu số thực có trong công thức như:
=5 + 3
Mỗi khi dữ liệu thay đổi, bạn phải chỉnh sửa công thức. Vì vậy, nếu các số mới là 7 và 6, công thức sẽ trở thành:
=7 + 6
Ngoài ra, nếu bạn nhập dữ liệu vào các ô trong trang tính, thì hãy sử dụng tham chiếu ô hoặc tên dải ô trong công thức thay vì các số.
Nếu bạn nhập số 5 vào ô A1 và 3 vào ô A2, công thức sẽ trở thành:
=A1 + A2
Để cập nhật dữ liệu, bạn sẽ thay đổi nội dung của các ô A1 và A2, nhưng giữ nguyên công thức. Excel tự động cập nhật kết quả công thức.
Phương pháp này hữu ích khi trang tính chứa các công thức phức tạp và khi nhiều công thức tham chiếu cùng một dữ liệu. Sau đó, bạn sẽ chỉ thay đổi dữ liệu ở một vị trí, từ đó cập nhật các công thức tham chiếu đến nó.
Tham chiếu ô và phạm vi đã đặt tên cũng giúp trang tính an toàn hơn bằng cách bảo vệ công thức khỏi những thay đổi ngẫu nhiên trong khi vẫn có thể truy cập các ô dữ liệu thay đổi.
Bottom Line
Một tính năng khác của Excel và Google Trang tính là các tham chiếu ô hoặc tên dải ô có thể được nhập vào công thức bằng cách sử dụng trỏ, liên quan đến việc nhấp vào ô để nhập tham chiếu vào công thức. Trỏ làm giảm khả năng xảy ra lỗi do nhập sai tham chiếu ô hoặc viết sai chính tả tên dải ô.
Sử dụng Dải đã Đặt tên để Chọn Dữ liệu
Đặt tên cho một vùng dữ liệu liên quan giúp bạn dễ dàng chọn dữ liệu sẽ được sắp xếp hoặc lọc hơn.
Nếu kích thước của vùng dữ liệu thay đổi, hãy chỉnh sửa phạm vi đã đặt tên bằng Trình quản lý tên.
Không để các ô chứa công thức được mở khóa
Sau khi dành rất nhiều thời gian để sửa các công thức của họ và sử dụng các tham chiếu ô thích hợp, nhiều người đã mắc sai lầm khi để các công thức đó dễ bị thay đổi ngẫu nhiên hoặc không cố ý.
Khóa các ô chứa công thức của bạn nếu bạn sử dụng tham chiếu ô hoặc phạm vi đã đặt tên. Nếu cần, hãy mật khẩu bảo vệ ô để giữ chúng an toàn.
Đồng thời, để mở khóa các ô chứa dữ liệu để người dùng có thể nhập các thay đổi và cập nhật bảng tính.
Bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc là một quy trình gồm hai bước:
- Đảm bảo rằng các ô chính xác đã được khóa.
- Bảo vệ trang tính bằng cách thêm mật khẩu.
Làm Sắp xếp Dữ liệu của Bạn
Hãy sắp xếp dữ liệu của bạn sau khi bạn nhập xong. Làm việc với một lượng nhỏ dữ liệu chưa được sắp xếp trong Excel hoặc Google Trang tính thường không phải là vấn đề, nhưng khi bảng tính trở nên lớn hơn, việc làm việc với nó một cách hiệu quả sẽ trở nên khó khăn.
Dữ liệu được sắp xếp dễ hiểu và dễ phân tích hơn. Một số chức năng và công cụ, chẳng hạn như hàm VLOOKUP và SUBTOTAL, yêu cầu dữ liệu được sắp xếp để trả về kết quả chính xác.
Ngoài ra, hãy sắp xếp dữ liệu của bạn theo nhiều cách khác nhau để phát hiện ra những xu hướng không rõ ràng lúc đầu.
Chọn dữ liệu được sắp xếp
Excel cần biết phạm vi chính xác mà bạn cần sắp xếp và xác định các vùng dữ liệu liên quan nếu có:
- Không có hàng hoặc cột trống trong vùng dữ liệu liên quan.
- Hàng và cột trống giữa các vùng dữ liệu liên quan.
Excel cũng xác định xem vùng dữ liệu có tên trường hay không và loại trừ hàng đó khỏi việc sắp xếp.
Tuy nhiên, việc cho phép Excel chọn phạm vi để sắp xếp có thể gây rủi ro, đặc biệt là với lượng lớn dữ liệu khó kiểm tra.
Sử dụng Tên để Chọn Dữ liệu
Để đảm bảo rằng dữ liệu chính xác được chọn, hãy đánh dấu dải ô trước khi bắt đầu sắp xếp. Nếu bạn định sắp xếp lặp lại cùng một dải dữ liệu, thì cách tốt nhất là đặt tên cho nó.
Khi bạn sắp xếp một dải dữ liệu đã đặt tên, hãy nhập tên vào Hộp Tên hoặc chọn tên đó từ danh sách thả xuống được liên kết. Excel tự động đánh dấu phạm vi dữ liệu chính xác trong trang tính.
Sắp xếp các hàng và cột ẩn
Excel không bao gồm các hàng và cột dữ liệu ẩn khi sắp xếp, vì vậy các hàng và cột này phải được bỏ ẩn trước khi sắp xếp diễn ra. Ví dụ: nếu hàng 7 bị ẩn trong phạm vi dữ liệu sẽ được sắp xếp, thì hàng đó sẽ vẫn là hàng 7 và sẽ không được di chuyển đến vị trí chính xác của nó trong dữ liệu đã sắp xếp.
Tương tự đối với các cột dữ liệu. Sắp xếp theo hàng liên quan đến việc sắp xếp lại các cột dữ liệu, nhưng nếu Cột B bị ẩn trước khi sắp xếp, nó sẽ vẫn là Cột B sau khi sắp xếp.
Số lưu trữ là Số
Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các số đều được định dạng là số. Nếu kết quả không như bạn mong đợi, cột có thể chứa các số được lưu trữ dưới dạng văn bản chứ không phải số. Ví dụ: các số âm được nhập từ một số hệ thống kế toán hoặc một số được nhập bằng dấu nháy đơn đứng đầu (') được lưu trữ dưới dạng văn bản.
Khi dữ liệu được sắp xếp nhanh chóng bằng nút A-Zhoặc Z-A, mọi thứ có thể gặp trục trặc. Nếu có một hàng trống hoặc các cột trống trong dữ liệu, một số dữ liệu sẽ sắp xếp và một số thì không. Cách dễ nhất để đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng dải dữ liệu trước khi sắp xếp là đặt tên cho nó.
Nếu một ô duy nhất được chọn, Excel sẽ mở rộng vùng chọn thành một phạm vi (giống như nhấn Ctrl+ Shift+ 8 ) được giới hạn bởi một hoặc nhiều cột và hàng trống. Sau đó, nó sẽ kiểm tra hàng đầu tiên trong phạm vi đã chọn để xác định xem nó có chứa thông tin tiêu đề hay không.
Tiêu đề cột phải đáp ứng các nguyên tắc nghiêm ngặt trước khi Excel nhận ra nó là tiêu đề. Ví dụ: nếu có các ô trống trong hàng tiêu đề, Excel có thể nghĩ rằng đó không phải là tiêu đề. Tương tự như vậy, nếu hàng tiêu đề được định dạng giống với các hàng khác trong phạm vi dữ liệu, thì Excel có thể không nhận ra tiêu đề. Ngoài ra, nếu bảng dữ liệu bao gồm văn bản và hàng tiêu đề không chứa gì ngoài văn bản, thì Excel sẽ không nhận ra hàng tiêu đề; hàng tiêu đề trông giống như một hàng dữ liệu khác trong Excel.
Excel chỉ sắp xếp sau khi phạm vi được chọn và Excel xác định xem có hàng tiêu đề hay không. Kết quả sắp xếp phụ thuộc vào việc Excel có đúng cả lựa chọn phạm vi và xác định hàng tiêu đề hay không. Ví dụ: nếu Excel không nghĩ rằng có hàng tiêu đề, thì tiêu đề đó được sắp xếp vào phần nội dung của dữ liệu.
Để đảm bảo rằng dải dữ liệu của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím Ctrl+ Shift+ 8 phím tắt để xem những gì Excel chọn. Nếu nó không phù hợp với mong đợi của bạn, thì hãy sửa đổi ký tự của dữ liệu trong bảng của bạn hoặc chọn phạm vi dữ liệu trước khi sử dụng hộp thoạiSort.
Để đảm bảo rằng các tiêu đề được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím Ctrl+ Shift+ 8phím tắt để chọn phạm vi dữ liệu, sau đó nhìn vào hàng đầu tiên. Nếu tiêu đề có các ô trống trong số những ô được chọn ở hàng đầu tiên, hàng đầu tiên được định dạng giống như hàng thứ hai hoặc bạn đã chọn nhiều hơn một hàng tiêu đề, thì Excel sẽ giả định rằng không có hàng tiêu đề. Để sửa lỗi này, hãy thực hiện các thay đổi trong hàng tiêu đề để đảm bảo Excel nhận ra chúng.
Nếu bảng dữ liệu của bạn sử dụng tiêu đề nhiều hàng, Excel có thể gặp khó khăn khi nhận ra chúng. Vấn đề phức tạp khi bạn mong đợi Excel bao gồm các hàng trống trong tiêu đề đó; nó chỉ không thể làm điều đó một cách tự động. Tuy nhiên, bạn có thể chọn các hàng được sắp xếp trước khi thực hiện việc sắp xếp. Nói cách khác, hãy cụ thể hóa những gì bạn muốn Excel sắp xếp; đừng để Excel đưa ra các giả định cho bạn.
Lưu trữ Ngày và Giờ dưới dạng Văn bản
Nếu kết quả sắp xếp theo ngày không ra như mong đợi, dữ liệu trong cột chứa khóa sắp xếp có thể chứa ngày hoặc giờ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản thay vì số (ngày và giờ là dữ liệu số được định dạng).
Trong hình trên, kỷ lục của A. Peterson đã kết thúc ở cuối danh sách, khi dựa trên ngày mượn ngày 5 tháng 11 năm 2014, kỷ lục của A. Wilson, cũng là có ngày mượn là ngày 5 tháng 11. Lý do cho kết quả không như mong đợi là ngày mượn của A. Peterson đã được lưu trữ dưới dạng văn bản, thay vì dưới dạng số.
Dữ liệu hỗn hợp và Sắp xếp nhanh
Khi sử dụng phương pháp sắp xếp nhanh với các bản ghi chứa dữ liệu văn bản và số, Excel sẽ sắp xếp dữ liệu số và văn bản riêng biệt, đặt các bản ghi có dữ liệu văn bản ở cuối danh sách được sắp xếp.
Excel cũng có thể bao gồm các tiêu đề cột trong kết quả sắp xếp, giải thích chúng chỉ là một hàng dữ liệu văn bản khác chứ không phải là tên trường cho bảng dữ liệu.
Cảnh báo sắp xếp
Khi sử dụng hộp thoại Sắp xếp, ngay cả khi sắp xếp trên một cột, Excel có thể hiển thị cảnh báo rằng nó đã gặp phải dữ liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản và đưa ra các tùy chọn sau:
- Sắp xếp bất cứ thứ gì giống một số thành một số.
- Sắp xếp các số và các số được lưu trữ dưới dạng văn bản riêng biệt.
Tùy chọn đầu tiên đặt dữ liệu văn bản vào đúng vị trí của kết quả sắp xếp. Tùy chọn thứ hai đặt các bản ghi chứa dữ liệu văn bản ở cuối kết quả sắp xếp giống như cách làm với sắp xếp nhanh.
