Điều cần biết
- Sử dụng hình thu nhỏ: Đi tới Tệp> Thông tin> Thuộc tính> Thuộc tính Nâng cao> Tóm tắtvà chọn Lưu Hình thu nhỏ cho Tất cả Tài liệu Word.
- Cập nhật Thuộc tính: Đi tới Tệp> Thông tin> Thuộc tính> Thuộc tính nâng cao> Tóm tắt. Nhập nhận xét, từ khóa và thông tin khác.
- Mẹo khác: Tạo thư mục để lưu và sắp xếp các tệp Word của bạn, đồng thời sử dụng hệ thống đặt tên tệp nhất quán để nhanh chóng tìm thấy tệp bạn muốn.
Bài viết này đưa ra các đề xuất về cách sắp xếp các tệp Microsoft Word của bạn. Hướng dẫn bìa Word 2019 đến 2010 và Word cho Microsoft 365.
Lưu tất cả các tệp Word bằng hình thu nhỏ
Lưu tệp Word bằng hình ảnh xem trước hoặc hình thu nhỏ giúp dễ dàng xác định tài liệu bạn cần hơn mà không cần mở nó.
Để lưu tất cả tài liệu Word với bản xem trước hoặc hình ảnh thu nhỏ:
-
Trong Microsoft Word, mở một tài liệu trống hoặc tài liệu hiện có, sau đó chuyển đến tab File.
Image -
Chọn Thông tin.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Propertiesvà chọn Advanced Properties.
Image -
Trong hộp thoại Thuộc tính, chuyển đến tab Tóm tắt.
Image -
Chọn hộp kiểm Lưu Hình thu nhỏ cho Tất cả Tài liệu Word.
Image -
Chọn OK.
Image
Cập nhật Thuộc tính Tài liệu Word
Nếu bạn làm việc với một số tài liệu Word có tên và vị trí giống nhau, hãy sử dụng tính năng thuộc tính tài liệu Word.
-
Mở tài liệu mà bạn muốn thêm thuộc tính mô tả, sau đó chuyển đến tab Tệp.
Image -
Chọn Thông tin.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Propertiesvà chọn Advanced Properties.
Image -
Trong hộp thoại Thuộc tính, chuyển đến tab Tóm tắt.
Image -
Nhập nhận xét, từ khóa, danh mục, tiêu đề và thông tin chủ đề để giúp bạn phân biệt các tệp của mình.
Image - Chọn OKđể áp dụng các thay đổi và đóng hộp thoại. Khi đến lúc thực hiện tìm kiếm, Word có thể tìm thấy chính xác những gì bạn cần.
Tạo Thư mục trên Máy tính của Bạn và Sử dụng Chúng
Thiết lập một thư mục cho các tài liệu Word của bạn và đặt tên cho thư mục mà bạn sẽ không quên, chẳng hạn như MyWordDocsĐiền vào thư mục đó với các thư mục được đặt tên theo cách phù hợp với bạn, và sử dụng các thư mục này để lưu và sắp xếp các tệp Word của bạn. Ví dụ: nếu bạn tạo ghi chú cuộc họp hàng tuần, hãy tạo một thư mục cho những ghi chú đó và bao gồm các thư mục bổ sung bên trong nó trong nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Nếu bạn có nhiều tài liệu Word trên máy tính và không có thời gian để mở từng tài liệu và quyết định có giữ lại hay không, hãy tạo một thư mục cho mỗi năm và chuyển tài liệu vào các thư mục đó. Đây là một cách tốt để lưu trữ các tệp cũ hơn cho đến khi bạn có thời gian để sắp xếp các tệp theo cách phù hợp với bạn.
Sử dụng Hệ thống Đặt tên Tệp Nhất quán
Thiết lập hệ thống đặt tên để nhanh chóng tìm thấy các tệp bạn muốn. Có nhiều cách để đặt tên cho tệp của bạn. Chọn một hệ thống đặt tên và sử dụng nó một cách nhất quán.
Đây là một vài gợi ý:
- Bao gồm loại tài liệu trong tên tệp, ví dụ: hợp đồng, hợp đồng thuê hoặc bản tin. Bằng cách này, bạn có thể nhìn vào tên tệp để tìm tệp.
- Bắt đầu tên tệp bằng tên khách hàng (hoặc họ của người nhận nếu tài liệu là chữ cái).
- Bao gồm ngày trong tên tệp.
Hãy dành thời gian của bạn
Nếu ổ cứng máy tính của bạn sắp hết dung lượng lưu trữ, đừng giải quyết tất cả các nhiệm vụ tổ chức của bạn cùng một lúc. Chia công việc thành những phần dễ quản lý và dành 15 phút mỗi ngày để hoàn thành công việc đó.
Khi bạn sắp xếp các tệp Word trên máy tính của mình, hãy đặt từng tệp vào một trong các thư mục bạn đã tạo, tạo một thư mục mới hoặc xóa các tệp bạn không cần nữa. Nếu bạn không chắc chắn phải làm gì với một tệp, hãy đặt nó vào một thư mục có tên HoldUntilDatevà chọn một ngày trong tương lai mà nếu bạn chưa mở thư mục đó trước đó, bạn Tôi sẽ cảm thấy thoải mái khi xóa nó.
Dù bạn tạo loại thư mục nào, hãy đặt thư mục này vào thư mục Word chính của bạn, vì vậy bạn sẽ biết nơi cần tìm.
