Điều cần biết
- Nhập dữ liệu vào các ô theo cột và hàng để tạo cơ sở dữ liệu cơ bản.
- Nếu sử dụng tiêu đề, hãy nhập chúng vào ô đầu tiên trong mỗi cột.
- Không để trống bất kỳ hàng nào trong cơ sở dữ liệu.
Bài viết này giải thích cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel cho Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel cho Mac, Excel cho Android và Excel Online.
Nhập dữ liệu
Định dạng cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Excel là một bảng. Khi một bảng đã được tạo, hãy sử dụng các công cụ dữ liệu của Excel để tìm kiếm, sắp xếp và lọc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
Để làm theo hướng dẫn này, hãy nhập dữ liệu như được hiển thị trong hình trên.
Nhập Mã số sinh viên nhanh chóng
- Nhập hai ID đầu tiên, ST348-245và ST348-246, vào các ô A5 vàA6, tương ứng.
- Đánh dấu hai ID để chọn chúng.
- Kéo chốt điền vào ô A13.
Phần còn lại của Mã số sinh viên được nhập chính xác vào các ô từ A6 đến A13.
Nhập dữ liệu chính xác
Khi nhập dữ liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nó được nhập chính xác. Ngoài hàng 2 giữa tiêu đề bảng tính và tiêu đề cột, không để bất kỳ hàng trống nào khác khi nhập dữ liệu của bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn không để lại bất kỳ ô trống nào.
Lỗi dữ liệu do nhập dữ liệu không chính xác là nguồn gốc của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu. Nếu dữ liệu được nhập chính xác ban đầu, chương trình có nhiều khả năng trả lại cho bạn kết quả bạn muốn.
Hàng là Bản ghi
Mỗi hàng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được gọi là một bản ghi. Khi nhập hồ sơ, hãy ghi nhớ các nguyên tắc sau:
- Không để bất kỳ hàng trống nào trong bảng. Điều này bao gồm việc không để trống hàng giữa các tiêu đề cột và hàng dữ liệu đầu tiên.
- Một bản ghi chỉ được chứa dữ liệu về một mục cụ thể.
- Một bản ghi cũng phải chứa tất cả dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về mục đó. Không thể có thông tin về một mục trong nhiều hàng.
Cột là Trường
Trong khi các hàng trong cơ sở dữ liệu Excel được gọi là bản ghi, các cột được gọi là trường. Mỗi cột cần một tiêu đề để xác định dữ liệu mà nó chứa. Các tiêu đề này được gọi là tên trường.
- Tên trường được sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu cho mỗi bản ghi được nhập theo cùng một trình tự.
- Dữ liệu trong một cột phải được nhập bằng cùng một định dạng. Nếu bạn bắt đầu nhập các số dưới dạng chữ số (chẳng hạn như 10 hoặc 20), hãy tiếp tục. Đừng thay đổi từng phần và bắt đầu nhập số dưới dạng từ (chẳng hạn như mười hoặc hai mươi). Hãy nhất quán.
- Bảng không được chứa bất kỳ cột trống nào.
Tạo Bảng
Khi dữ liệu đã được nhập, nó có thể được chuyển đổi thành một bảng. Để chuyển đổi dữ liệu thành bảng:
- Đánh dấu các ô từ A3 đến E13trong trang tính.
- Chọn tab Home.
- Chọn Định dạng dưới dạng Bảngđể mở menu thả xuống.
- Chọn tùy chọn màu xanh lam Table Style Medium 9để mở hộp thoại Format as Table.
- Khi hộp thoại đang mở, các ô từ A3 đến E13 trên trang tính được bao quanh bởi một đường chấm.
- Nếu đường chấm bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy chọn OKtrong hộp thoại Định dạng dưới dạng Bảng.
- Nếu đường chấm chấm không bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy đánh dấu phạm vi chính xác trong trang tính và sau đó chọn OKtrong hộp thoại Định dạng dưới dạng Bảng.
Các mũi tên thả xuống được thêm vào bên cạnh mỗi tên trường và các hàng trong bảng được định dạng bằng màu xanh lam đậm và nhạt xen kẽ.
Sử dụng Công cụ Cơ sở dữ liệu
Khi bạn đã tạo xong cơ sở dữ liệu, hãy sử dụng các công cụ nằm dưới mũi tên thả xuống bên cạnh mỗi tên trường để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của bạn.
Sắp xếp dữ liệu
- Chọn mũi tên thả xuống bên cạnh trường Họ.
- Chọn Sắp xếp A đến Zđể sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
- Sau khi được sắp xếp, Graham J. là kỷ lục đầu tiên trong bảng và Wilson R là kỷ lục cuối cùng.
Lọc Dữ liệu
- Chọn mũi tên thả xuống bên cạnh trường Chương trình.
- Chọn hộp kiểm bên cạnh Chọn Tất cảđể xóa tất cả các hộp kiểm.
- Chọn hộp kiểm bên cạnh Doanh nghiệpđể thêm dấu kiểm vào hộp.
- Chọn OK.
- Chỉ có hai sinh viên G. Thompson và F. Smith được hiển thị vì họ là hai sinh viên duy nhất đăng ký chương trình kinh doanh.
- Để hiển thị tất cả các bản ghi, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh trường Chương trình và chọn Xóa Bộ lọc từ" Chương trình."
Mở rộng Cơ sở dữ liệu
Để thêm các bản ghi bổ sung vào cơ sở dữ liệu của bạn:
- Đặt con trỏ chuột lên chấm nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của bảng.
- Con trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai đầu.
- Nhấn và giữ nút chuột phải và kéo con trỏ xuống để thêm một hàng trống vào cuối cơ sở dữ liệu.
-
Thêm dữ liệu sau vào hàng mới này:
Ô A14: ST348-255
Ô B14: Christopher
Ô C14: A.
Ô D14: 22
Ô E14: Khoa học
Hoàn thành Định dạng Cơ sở dữ liệu
- Đánh dấu các ô A1 đến E1trong trang tính.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Hợp nhất và Căn giữađể căn giữa tiêu đề.
- Chọn Tô Màuđể mở danh sách thả xuống màu tô.
- Chọn Blue, Dấu nhấn 1từ danh sách để thay đổi màu nền trong các ô A1 đến E1 thành xanh lam đậm.
- Chọn Màu Phông chữ để mở danh sách thả xuống màu phông chữ.
- Chọn Whitetừ danh sách để thay đổi màu văn bản trong các ô A1 đến E1 thành màu trắng.
- Đánh dấu các ô A2thành E2trong trang tính.
- Chọn Tô Màuđể mở danh sách thả xuống màu tô.
- Chọn Blue, Accent 1, Lighter 80từ danh sách để thay đổi màu nền trong các ô A2 đến E2 thành màu xanh lam nhạt.
- Đánh dấu các ô A4 đến E14trong trang tính.
- Chọn Centerđể căn giữa văn bản trong các ô từ A14 đến E14.
Chức năng Cơ sở dữ liệu
Cú pháp: Chức năng (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Trong đó hàm D là một trong các hàm sau:
- DƯỠNG
- GIẢM GIÁ
- DCOUNTA
- NHẬN
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Loại: Cơ sở dữ liệu
Các chức năng của cơ sở dữ liệu rất tiện lợi khi Google Trang tính được sử dụng để duy trì dữ liệu có cấu trúc, như một cơ sở dữ liệu. Mỗi hàm cơ sở dữ liệu, D Chức năng, tính toán chức năng tương ứng trên một tập con của một phạm vi ô được coi như một bảng cơ sở dữ liệu. Các hàm cơ sở dữ liệu có ba đối số:
- Database_arrlà một phạm vi, một mảng được nhúng hoặc một mảng được tạo bởi một biểu thức mảng. Nó được cấu trúc để mỗi hàng sau Hàng 1 là một bản ghi cơ sở dữ liệu và mỗi cột là một trường cơ sở dữ liệu. Hàng 1 chứa các nhãn cho mỗi trường.
- Field_str | numcho biết cột (trường) nào chứa các giá trị được tính trung bình. Điều này có thể được biểu thị dưới dạng tên trường (chuỗi văn bản) hoặc số cột, trong đó cột ngoài cùng bên trái sẽ được biểu thị bằng 1.
- Criteria_arrlà một phạm vi, một mảng được nhúng hoặc một mảng được tạo bởi một biểu thức mảng. Nó được cấu trúc để hàng đầu tiên chứa (các) tên trường mà tiêu chí (tiêu chí) sẽ được áp dụng và các hàng tiếp theo chứa (các) thử nghiệm có điều kiện.
Hàng đầu tiên trong Tiêu chí chỉ định tên trường. Mọi hàng khác trong Tiêu chí đại diện cho một bộ lọc, một tập hợp các hạn chế đối với các trường tương ứng. Các hạn chế được mô tả bằng cách sử dụng ký hiệu Truy vấn theo Ví dụ và bao gồm một giá trị để so khớp hoặc một toán tử so sánh theo sau là một giá trị so sánh. Ví dụ về các hạn chế là: "Sô cô la", "42", ">=42" và "42". Một ô trống có nghĩa là không có giới hạn đối với trường tương ứng.
Một bộ lọc khớp với một hàng cơ sở dữ liệu nếu tất cả các hạn chế của bộ lọc (các hạn chế trong hàng của bộ lọc) được đáp ứng. Một hàng cơ sở dữ liệu (một bản ghi) thỏa mãn Tiêu chí nếu ít nhất một bộ lọc khớp với nó. Tên trường có thể xuất hiện nhiều lần trong phạm vi Tiêu chí để cho phép nhiều hạn chế áp dụng đồng thời (ví dụ: nhiệt độ >=65 và nhiệt độ <=82).
DGET là hàm cơ sở dữ liệu duy nhất không tổng hợp các giá trị. DGET chỉ trả về giá trị của trường được chỉ định trong đối số thứ hai (tương tự như hàm VLOOKUP) khi chính xác một bản ghi khớp với Criteria; nếu không, nó trả về một lỗi cho biết không có kết quả phù hợp hoặc nhiều kết quả phù hợp.
