Điều cần biết
- Mở email > File> Print> Printer> Microsoft In ra PDF> Print. Trong Save Print Output As, nhập tên tệp và vị trí > Save.
- Trên máy Mac, mở email > File> Print> PDF> Lưu dưới dạng PDF > nhập tên tệp và vị trí >Lưu.
- Đối với các phiên bản cũ hơn, trước tiên bạn cần lưu dưới dạng HTML sau đó chuyển đổi sang PDF.
Bài viết này giải thích cách lưu email Outlook dưới dạng PDF. Hướng dẫn áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2010 và 2007.
Chuyển đổi Email sang PDF với Outlook 2010 trở lên
Làm theo các bước sau nếu bạn đã cài đặt Outlook 2010.
- Trong Outlook, mở thư bạn muốn chuyển đổi sang PDF.
- Nhấp vào tab Filevà chọn Print.
-
Dưới Máy in, nhấp vào menu thả xuống và chọn Microsoft Print to PDF.
Image -
Bấm In.
Image - Trong hộp thoại Save Print Output As, điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu tệp PDF.
-
Nếu bạn muốn thay đổi tên của tệp, hãy làm như vậy trong trường Tên tệprồi nhấp vào Lưu.
Image - Tệp được lưu vào thư mục bạn đã chọn.
Phiên bản trước của Outlook
Đối với các phiên bản Outlook trước năm 2010, bạn cần lưu email dưới dạng tệp HTML, sau đó chuyển đổi sang PDF. Đây là cách thực hiện:
- Trong Outlook, mở thư bạn muốn chuyển đổi.
- Nhấp vào tab Filevà chọn Save As.
- Trong hộp thoại Save As, điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu tệp.
- Nếu bạn muốn thay đổi tên của tệp, hãy làm như vậy trong trường Tên tệp.
- Nhấp vào trình đơn thả xuống Save as Typevà chọn HTML. Nhấp vào Lưu.
- Bây giờ mở Word. Nhấp vào tab Filevà chọn Open. Chọn tệp HTML đã lưu của bạn.
- Nhấp vào tab Filevà chọn Save As.
- Duyệt đến vị trí bạn muốn lưu tệp. Trong hộp thoại Save As, nhấp vào trình đơn thả xuống Save as Typevà chọn PDF.
- Bấm Lưu.
- Tệp PDF được lưu trong thư mục bạn đã chọn.
Chuyển Email sang PDF với Office 2007
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2007, không có cách nào dễ dàng để chuyển trực tiếp thư email sang PDF. Nhưng bạn có thể lấy thông tin thành PDF bằng một vài bước bổ sung:
- Trong Outlook, mở thư bạn muốn lưu.
- Đặt con trỏ của bạn vào thư và nhấn Ctrl+ Atrên bàn phím của bạn để chọn toàn bộ nội dung thư.
- Nhấn Ctrl+ Cđể sao chép văn bản.
- Mở tài liệu Word trống.
- Nhấn Ctrl+ Vđể dán văn bản vào tài liệu.
-
Nhấn nút Microsoft Officevà nhấp vào Save.
Quá trình này sẽ không bao gồm tiêu đề thư. Nếu bạn muốn bao gồm thông tin đó, bạn có thể nhập thông tin đó vào tài liệu Word theo cách thủ công hoặc nhấp vào Trả lời> Chuyển tiếp, sao chép nội dung và dán nó vào tài liệu.
- Trong tài liệu Word, nhấn nút Microsoft Office, di con trỏ qua Save Asvà chọn PDF hoặc XPS.
- Trong trường Tên tệp, hãy nhập tên cho tài liệu.
- Trong danh sách Save as Type, chọn PDF.
- Dưới Tối ưu hóa Đối với, hãy chọn chất lượng in ưa thích của bạn.
- Nhấp vào Tùy chọn để chọn cài đặt bổ sung và sau đó nhấp vào OK.
- Nhấp vào Xuất bản.
- Tệp PDF được lưu vào thư mục bạn đã chọn.
Chuyển đổi Email sang PDF trên máy Mac
Làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy Mac:
- Trong Outlook, mở thư bạn muốn chuyển đổi sang PDF.
- Nhấp vào Filetrong thanh menu và chọn Printtừ menu thả xuống.
- Nhấp vào menu thả xuống PDFvà chọn Lưu dưới dạng PDF.
- Nhập tên cho tệp PDF.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh trường Save Asvà điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu trữ tệp.
- Bấm Lưu.
- Tệp PDF sẽ được lưu vào thư mục bạn đã chọn.
