Danh mục Liên hệ dưới dạng Danh sách Phân phối trong Outlook

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Điều cần biết

• Chọn số liên lạc để thêm vào danh sách và đi tới Home> Categorisze> All Category >Mới > đặt tên cho danh sách.
• Để thêm danh sách liên hệ vào danh sách, hãy chọn danh sách liên hệ và chọn Trang chủ> Phân loại> danh mục danh sách > OK.

Bài viết này giải thích cách tạo danh sách phân phối với các danh mục và gửi email đến chúng trong Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007.

Sử dụng Danh mục Liên hệ làm Danh sách Phân phối trong Outlook

Để tạo danh sách phân phối hoặc gửi thư với các danh mục trong Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 và 2010:

1. Trong Outlook, chọn Mọi người. Hoặc nhấn Ctrl + 3.

   

2. Đánh dấu các địa chỉ liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách phân phối. Để đánh dấu nhiều mục liền nhau, nhấn Ctrlvà chọn danh bạ. Để chọn một dải ô, nhấn Shift, sau đó chọn liên hệ đầu tiên và cuối cùng trong dải ô.

   Để thêm những người không có trong danh bạ Outlook của bạn, hãy nhấn Ctrl + Nđể tạo một liên hệ mới.

3. Đi tới tab Trang chủ.

   

4. Trong nhóm Thẻ, chọn Phân loại.

   

5. Chọn Tất cả Danh mục.

   

6. Trong hộp thoại Danh mục màu, chọn Mới.

   

7. Trong hộp thoại Thêm Danh mục Mới, hãy nhập tên cho danh sách phân phối.

   

8. Chọn mũi tên thả xuống Colorvà chọn Khônghoặc chỉ định một màu.

9. Chọn OK.

   

10. Trong hộp thoại Danh mục Màu, xác minh rằng danh mục mới đã được chọn.
11. Chọn OK.

Thêm Thành viên vào Danh sách Phân phối

Để thêm thành viên mới vào danh sách phân phối bất cứ lúc nào:

1. Vào Người.

2. Đánh dấu các địa chỉ liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách.

   

3. Đi tới tab Trang chủ.
4. Trong nhóm Thẻ, chọn Phân loại.

5. Chọn danh mục của danh sách.

   

6. Nếu danh mục không xuất hiện trong menu, hãy chọn Tất cả Danh mục, chọn hộp kiểm danh mục của danh sách, sau đó chọn OK.

Gửi Thông điệp đến Danh sách Phân phối Danh mục của Bạn

Để soạn một tin nhắn mới hoặc yêu cầu cuộc họp cho tất cả các thành viên của danh sách phân phối danh mục:

1. Vào Người.

   

2. Chọn Tìm kiếm Danh bạhoặc nhấn Ctrl + E.

   

3. Đi tới tab Tìm kiếm.

4. Trong nhóm Tinh chỉnh, chọn Đã phân loại.

   

5. Chọn danh mục mong muốn.

   

6. Đi tới tab Trang chủ.

7. Trong nhóm Tác vụ, chọn Kết hợp Thư.

   

8. Trong hộp thoại Mail Merge Contacts, chọn Tất cả các địa chỉ liên hệ ở chế độ xem hiện tại.
9. Chọn mũi tên thả xuống Loại tài liệuvà chọn Biểu mẫu.
10. Chọn mũi tên thả xuống Merge thànhvà chọn Email.

11. Trong hộp văn bản Dòng tiêu đề thư, hãy nhập chủ đề cho email.

    

12. Chọn OK.

13. Soạn văn bản email trong Word. Đi tới tab Gửi thư để sử dụng các công cụ trong nhóm Viết & Chèn Trường để tùy chỉnh lời chào cho từng người nhận và chèn các trường sổ địa chỉ khác. Chọn Xem trước Kết quảđể xem các trường và quy tắc của bạn trong email cho từng người nhận.

    

14. Chọn Kết thúc & Hợp nhất> Gửi Tin nhắn Email.

    

15. Trong hộp thoại Merge to E-mail, chọn mũi tên thả xuống Tovà chọn Email.

    

16. Chọn mũi tên thả xuống Định dạng thưvà chọn Văn bản thuần túyhoặc HTML.
17. Trong phần Gửi hồ sơ, chọn Tất cả.
18. Chọn OK.
19. Nếu được nhắc, hãy chọn Cho phép.

Sử dụng Danh mục Liên hệ làm Danh sách Phân phối trong Outlook 2007

Để tạo danh sách phân phối hoặc gửi thư với các danh mục trong Outlook 2007:

1. Vào Danh bạ.

2. Đánh dấu các địa chỉ liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách phân phối mới của mình.

   Để thêm thành viên mới sau này, hãy chỉ định riêng họ vào danh mục thích hợp.

3. Chọn nút trên thanh công cụ Categorize. Hoặc, chọn Hành động> Phân loạitừ menu.
4. Chọn Tất cả Danh mục.
5. Chọn Mới.
6. Nhập tên cho danh sách phân phối.
7. Chọn mũi tên thả xuống Màuvà chọn Không.
8. Chọn OK.
9. Xác minh rằng danh mục mới đã được chọn và chọn OK.

Gửi Thông báo đến Danh sách Phân phối Danh mục của Bạn trong Outlook 2007

Để soạn một tin nhắn hoặc yêu cầu họp mới cho tất cả các thành viên của danh sách phân phối do danh mục điều hành:

1. Vào Danh bạ.
2. Chọn Xem> Chế độ xem hiện tại> Theo Danh mục.
3. Chọn tiêu đề của danh mục danh sách mong muốn.
4. Chọn Hành động> Tạo> Tin nhắn mới cho Liên hệhoặc Hành động> Tạo> Yêu cầu cuộc họp mới để liên hệ.
5. Chọn OKnếu Outlook thông báo cho bạn rằng hành động của bạn sẽ áp dụng cho tất cả các mục trong nhóm.

6. Chọn trường Đếnhoặc trường Bcc. Đối với thông báo danh sách, hãy cân nhắc thêm địa chỉ vào trường Bcc để tránh tiết lộ địa chỉ của mọi liên hệ.

   Nếu một liên hệ có nhiều địa chỉ email, Outlook sẽ thêm từng địa chỉ. Xóa các địa chỉ không cần thiết để tránh gửi email trùng lặp đến liên hệ của bạn.

7. Trong trường Đến, hãy nhập địa chỉ email của bạn.
8. Soạn tin nhắn hoặc yêu cầu cuộc họp.
9. Gửi tin nhắn.