Cách tạo Nhóm Danh bạ Outlook

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Outlook sử dụng các nhóm liên hệ để lưu trữ các thành viên của danh sách phân phối. Sau khi bạn tạo một nhóm liên hệ và thêm địa chỉ liên hệ, hãy tạo một email và gửi nó đến nhóm liên hệ. Bằng cách đó, mọi người trong danh sách phân phối đều nhận được cùng một thông báo và bạn tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 và Outlook cho Microsoft 365.

Cách Thiết lập Danh sách Phân phối trong Outlook

Để tạo nhóm liên hệ trong Outlook, hãy tạo danh sách và chọn nơi lưu trữ. Đây là cách thực hiện:

1. Mở Outlook.

2. Đi tới tab Trang chủvà chọn Hàng mới.

   

3. Chọn Thêm Mục> Nhóm Liên hệ. Hoặc nhấn Ctrl+ Shift+ L.

   

4. Trong cửa sổ Liên hệ Nhóm, đặt con trỏ vào hộp văn bản Tênvà nhập tên cho danh sách phân phối.

   Để gửi email đến danh sách phân phối, hãy nhập tên danh sách vào hộp văn bản Tớicủa cửa sổ thư mới.

5. Để cửa sổ Contact Groupmở.

Thêm Thành viên vào Nhóm Liên hệ Outlook

Sau khi nhóm được tạo và lưu, hãy thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách phân phối.

Để thêm liên hệ vào nhóm liên hệ:

1. Trong cửa sổ Contact Group, hãy chuyển đến tab Contact Group.

2. Chọn Thêm Thành viên> Từ Danh bạ Outlook.

   

3. Trong hộp thoại Chọn Thành viên: Danh bạ, chọn một liên hệ và chọn Thành viênđể thêm liên hệ đó vào danh sách phân phối.

   Nếu địa chỉ liên hệ không được liệt kê, hãy tìm kiếm địa chỉ liên hệ theo tên hoặc địa chỉ email. Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy liên hệ, hãy chọn mũi tên thả xuống Sổ Địa chỉvà chọn một danh sách khác.

4. Lặp lại bước 3 cho từng địa chỉ liên hệ mà bạn muốn thêm vào danh sách phân phối.
5. Chọn OK.
6. Trong cửa sổ Liên hệ Nhóm, chọn Lưu & Đóng.

Tạo Liên hệ Mới trong Danh sách Phân phối

Để thêm những người nhận không có trong sổ địa chỉ Outlook của bạn vào một nhóm liên hệ:

1. Vào Outlook Peoplevà nhấp đúp vào danh sách phân phối.
2. Trong cửa sổ Nhóm Liên hệ, hãy chuyển đến tab Nhóm Liên hệvà chọn Thêm Thành viên> Email Mới Liên hệ.

3. Trong hộp văn bản Tên hiển thị, hãy nhập tên cho số liên lạc.

   

   Nếu bạn không biết tên của liên hệ, hãy nhập địa chỉ email của họ hoặc nhập bí danh.

4. Trong hộp văn bản Địa chỉ email, nhập địa chỉ email của liên hệ mới.
5. Nếu bạn không muốn thêm thành viên mới vào sổ địa chỉ, hãy bỏ chọn hộp kiểm Thêm vào Danh bạ.
6. Chọn OK.
7. Trong cửa sổ Liên hệ Nhóm, chọn Lưu & Đóngđể lưu các thay đổi vào danh sách phân phối.

Cách Chia sẻ Nhóm Liên hệ trong Outlook

Có những người khác sẽ được lợi nếu họ có danh sách phân phối của bạn không? Thay vì bắt họ thiết lập cùng một nhóm liên hệ từ đầu, hãy chia sẻ nhóm liên hệ với họ. Dễ dàng như gửi một tệp đính kèm trong email.

Để chia sẻ một nhóm liên hệ:

1. Đi tới Outlook Mọi người.
2. Nhấp đúp vào nhóm phân phối bạn muốn chia sẻ.

3. Trong cửa sổ Nhóm Liên hệ, hãy chuyển đến tab Nhóm Liên hệvà chọn Chuyển tiếp Nhóm> Là Liên hệ Outlook.

   

   Chọn Ở Định dạng Internet (vCard)để đính kèm tệp văn bản chứa tên và địa chỉ của các thành viên trong nhóm.

4. Gửi tin nhắn đến người bạn muốn nhận danh sách phân phối.
5. Chọn Gửi.

Nhập Nhóm Liên hệ Outlook đã được Chia sẻ với Bạn qua Email

Nếu ai đó đã tạo danh sách phân phối trong Outlook và gửi danh sách đó qua email cho bạn dưới dạng tệp liên hệ Outlook, hãy nhập danh sách vào sổ địa chỉ của bạn và sử dụng như của riêng bạn.

1. Mở thư có chứa tệp liên hệ Outlook đính kèm cho nhóm.

2. Chọn mũi tên thả xuống của tệp đính kèm.

   

3. Chọn Mở.
4. Trong cửa sổ Contact Group, đi tới File> Info.

5. Chọn Di chuyển đến Thư mục> Sao chép vào Thư mục.

   

6. Trong hộp thoại Sao chép Mục vào, chọn thư mục Danh bạ.

   

7. Chọn OK.
8. Với danh sách phân phối của bạn đã sẵn sàng và sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu gửi tin nhắn cho các thành viên của nó.

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn danh sách phân phối của mình, hãy sử dụng danh mục liên hệ để tạo danh sách gửi thư thanh lịch.