Khi bạn có một lượng lớn dữ liệu, có thể quá tải nếu nó không được sắp xếp chính xác trong sổ làm việc của bạn. Tìm hiểu các phương pháp khác nhau để sắp xếp dữ liệu trong Excel để trở nên hiệu quả hơn và quản lý bảng tính của bạn dễ dàng hơn.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Microsoft 365, Excel Online và Excel cho Mac.
Chọn Dữ liệu được sắp xếp
Trước khi có thể sắp xếp dữ liệu, Excel cần biết phạm vi chính xác sẽ được sắp xếp. Excel sẽ chọn các vùng dữ liệu liên quan miễn là dữ liệu đáp ứng các điều kiện sau:
- Không có hàng hoặc cột trống nào trong vùng dữ liệu liên quan.
- Hàng và cột trống nằm giữa các vùng dữ liệu có liên quan.
Excel xác định xem vùng dữ liệu có tên trường hay không và loại trừ hàng khỏi các bản ghi sẽ được sắp xếp. Việc cho phép Excel chọn phạm vi sắp xếp có thể có rủi ro, đặc biệt là với lượng lớn dữ liệu khó kiểm tra.
Để đảm bảo rằng dữ liệu chính xác được chọn, hãy đánh dấu dải ô trước khi bắt đầu sắp xếp. Nếu cùng một phạm vi sẽ được sắp xếp lặp lại, thì cách tốt nhất là đặt Tên cho phạm vi đó.
Sắp xếp Khóa và Sắp xếp Thứ tự trong Excel
Sắp xếp yêu cầu sử dụng phím sắp xếp và thứ tự sắp xếp. Khóa sắp xếp là dữ liệu trong cột hoặc các cột bạn muốn sắp xếp và được xác định bằng tiêu đề cột hoặc tên trường. Trong hình ảnh bên dưới, các khóa sắp xếp có thể có là Mã số sinh viên, Tên, Tuổi, Chương trình và Tháng bắt đầu.
Sắp xếp dữ liệu nhanh chóng
Để sắp xếp nhanh, hãy chọn một ô trong cột chứa khóa sắp xếp. Sau đó, chọn cách bạn muốn dữ liệu được sắp xếp. Đây là cách thực hiện:
- Chọn một ô trong cột chứa khóa sắp xếp.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Sắp xếp & Lọcđể mở menu thả xuống gồm các tùy chọn sắp xếp.
- Chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Chọn thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Khi sử dụng Sắp xếp & Lọc, các tùy chọn thứ tự sắp xếp trong danh sách thả xuống sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại dữ liệu trong phạm vi đã chọn. Đối với dữ liệu văn bản, các tùy chọn là Sắp xếp A đến Z và Sắp xếp Z thành A. Đối với dữ liệu số, các tùy chọn là Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất và Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Sắp xếp Nhiều Cột Dữ liệu trong Excel
Ngoài việc thực hiện sắp xếp nhanh dựa trên một cột dữ liệu, tính năng sắp xếp tùy chỉnh của Excel cho phép bạn sắp xếp trên nhiều cột bằng cách xác định nhiều khóa sắp xếp. Trong sắp xếp nhiều cột, các khóa sắp xếp được xác định bằng cách chọn tiêu đề cột trong hộp thoại Sắp xếp.
Cũng như sắp xếp nhanh, các khóa sắp xếp được xác định bằng cách xác định các tiêu đề cột hoặc tên trường, trong bảng có chứa khóa sắp xếp.
Sắp xếp theo Nhiều Cột Ví dụ
Trong ví dụ dưới đây, dữ liệu trong phạm vi từ A2 đến E12 được sắp xếp trên hai cột dữ liệu. Dữ liệu đầu tiên được sắp xếp theo tên và sau đó theo tuổi.
Để sắp xếp nhiều cột dữ liệu:
- Đánh dấu phạm vi ô sẽ được sắp xếp. Trong ví dụ này, các ô từ A2 đến E12 được chọn.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Sắp xếp & Lọcđể mở danh sách thả xuống.
- Chọn Sắp xếp Tùy chỉnhđể mở hộp thoại Sắp xếp.
- Đặt dấu kiểm bên cạnh Dữ liệu của tôi có tiêu đề.
- Trong tiêu đề Cột, chọn mũi tên xuống Sắp xếp theovà chọn Têntừ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu trước tiên bởi cột Tên.
- Trong tiêu đề Sắp xếp Trên, hãy để cài đặt là Giá trị Ô. Việc sắp xếp dựa trên dữ liệu thực tế trong bảng.
- Dưới tiêu đề Đơn hàng, chọn mũi tên xuống và chọn Z đến Ađể sắp xếp dữ liệu Tên theo thứ tự giảm dần.
- Chọn Thêm Cấpđể thêm tùy chọn sắp xếp thứ hai.
- Dưới tiêu đề Cột, chọn Sau đó bằng mũi tên xuốngvà chọn Tuổiđể sắp xếp các bản ghi có tên trùng lặp theo cột Tuổi.
- Trong tiêu đề Đơn hàng, chọn Lớn nhất đến Nhỏ nhấttừ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu Độ tuổi theo thứ tự giảm dần.
- Chọn OKđể đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu.
Kết quả của việc xác định khóa sắp xếp thứ hai, được hiển thị trong ví dụ bên dưới, hai bản ghi có giá trị giống nhau cho trường Tên được sắp xếp theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng trường Tuổi. Điều này dẫn đến kỷ lục của sinh viên Wilson J., 21 tuổi, trước kỷ lục của Wilson P., 19 tuổi.
Hàng Đầu tiên: Tiêu đề Cột hoặc Dữ liệu
Phạm vi dữ liệu được chọn để sắp xếp trong ví dụ trên bao gồm các tiêu đề cột phía trên hàng dữ liệu đầu tiên. Hàng này chứa dữ liệu khác với dữ liệu trong các hàng tiếp theo. Excel đã xác định rằng hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột và điều chỉnh các tùy chọn có sẵn trong hộp thoại Sắp xếp để bao gồm chúng.
Excel sử dụng định dạng để xác định xem một hàng có chứa tiêu đề cột hay không. Trong ví dụ trên, tiêu đề cột có phông chữ khác với dữ liệu trong các hàng còn lại.
Nếu hàng đầu tiên không chứa tiêu đề, Excel sẽ sử dụng ký tự cột (chẳng hạn như Cột D hoặc Cột E) làm các lựa chọn trong tùy chọn Cột của hộp thoại Sắp xếp.
Excel sử dụng sự khác biệt này để xác định xem hàng đầu tiên có phải là hàng tiêu đề hay không. Nếu Excel mắc lỗi, hộp thoại Sắp xếp chứa hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề sẽ ghi đè lựa chọn tự động này.
Sắp xếp dữ liệu theo ngày hoặc giờ trong Excel
Ngoài việc sắp xếp dữ liệu văn bản theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số từ lớn nhất đến nhỏ nhất, các tùy chọn sắp xếp của Excel bao gồm sắp xếp các giá trị ngày tháng. Các đơn đặt hàng sắp xếp có sẵn cho các ngày bao gồm:
- Thứ tự tăng dần: Cũ nhất đến mới nhất.
- Thứ tự giảm dần: Mới nhất đến cũ nhất.
Sắp xếp nhanh so với Hộp thoại Sắp xếp
Ngày và giờ được định dạng dưới dạng dữ liệu số, chẳng hạn như Ngày Mượn trong ví dụ trên, hãy sử dụng phương pháp sắp xếp nhanh để sắp xếp trên một cột. Để sắp xếp liên quan đến nhiều cột ngày hoặc giờ, hãy sử dụng hộp thoại Sắp xếp giống như cách sắp xếp nhiều cột dữ liệu số hoặc văn bản.
Sắp xếp theo Ngày Ví dụ
Để thực hiện sắp xếp nhanh theo ngày theo thứ tự tăng dần, từ cũ nhất đến mới nhất:
- Đánh dấu phạm vi ô sẽ được sắp xếp. Để làm theo ví dụ trên, hãy đánh dấu các ô từ G2 đến K7.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Sắp xếp & Lọcđể mở danh sách thả xuống.
- Chọn Sắp xếp Tùy chỉnhđể mở hộp thoại Sắp xếp.
- Trong tiêu đề Cột, chọn mũi tên xuống Sắp xếp theovà chọn Đã mượnđể sắp xếp dữ liệu trước tiên theo ngày mượn.
- Trong tiêu đề Sắp xếp Trên, chọn Giá trị Ô. Việc sắp xếp dựa trên dữ liệu thực tế trong bảng.
- Trong tiêu đề Thứ tự sắp xếp, chọn Cũ nhất đến Mới nhấttừ danh sách thả xuống.
- Chọn OKtrong hộp thoại để đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu.
Nếu kết quả sắp xếp theo ngày không ra như mong đợi, dữ liệu trong cột chứa khóa sắp xếp có thể chứa ngày hoặc giờ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản thay vì số (ngày và giờ chỉ là dữ liệu số được định dạng).
Dữ liệu hỗn hợp và Sắp xếp nhanh
Khi sử dụng phương pháp sắp xếp nhanh, nếu các bản ghi chứa dữ liệu văn bản và số được trộn với nhau, Excel sẽ sắp xếp dữ liệu số và dữ liệu văn bản riêng biệt bằng cách đặt các bản ghi có dữ liệu văn bản ở cuối danh sách đã sắp xếp.
Excel cũng có thể bao gồm các tiêu đề cột trong kết quả sắp xếp, giải thích chúng chỉ là một hàng dữ liệu văn bản khác chứ không phải là tên trường cho bảng dữ liệu.
Cảnh báo sắp xếp có thể xảy ra
Nếu hộp thoại Sắp xếp được sử dụng, ngay cả khi sắp xếp trên một cột, Excel có thể hiển thị thông báo cảnh báo bạn rằng nó đã gặp dữ liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản và cho bạn lựa chọn:
- Sắp xếp bất cứ thứ gì giống một số thành một số.
- Sắp xếp các số và các số được lưu trữ dưới dạng văn bản riêng biệt.
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Excel sẽ cố gắng đặt dữ liệu văn bản vào đúng vị trí của kết quả sắp xếp. Chọn tùy chọn thứ hai và Excel đặt các bản ghi chứa dữ liệu văn bản ở cuối kết quả sắp xếp, giống như cách sắp xếp nhanh.
Sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần hoặc theo tháng trong Excel
Bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần hoặc theo tháng trong năm bằng cách sử dụng cùng một danh sách tùy chỉnh tích hợp sẵn mà Excel sử dụng để thêm ngày hoặc tháng vào trang tính bằng cách sử dụng chốt điền. Các danh sách này cho phép sắp xếp theo ngày hoặc tháng theo thứ tự thời gian thay vì theo thứ tự bảng chữ cái.
Cũng như các tùy chọn sắp xếp khác, việc sắp xếp các giá trị theo danh sách tùy chỉnh có thể được hiển thị theo thứ tự tăng dần (Chủ nhật đến Thứ bảy hoặc Tháng 1 đến Tháng 12) hoặc thứ tự giảm dần (Thứ 7 đến Chủ nhật hoặc Tháng 12 đến Tháng 1).
Trong hình trên, các bước sau được thực hiện để sắp xếp mẫu dữ liệu trong phạm vi A2 đến E12 theo các tháng trong năm:
- Đánh dấu phạm vi ô sẽ được sắp xếp.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Sắp xếp & Lọcđể mở danh sách thả xuống.
- Chọn Sắp xếp Tùy chỉnhđể mở hộp thoại Sắp xếp.
- Trong tiêu đề Cột, chọn Tháng Bắt đầutừ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu theo các tháng trong năm.
- Dưới tiêu đề Sắp xếp Trên, chọn Giá trị Ô. Việc sắp xếp dựa trên dữ liệu thực tế trong bảng.
- Dưới tiêu đề Đơn hàng, chọn mũi tên xuống bên cạnh tùy chọn từ A đến Z mặc định để mở menu thả xuống.
- Chọn Danh sách tùy chỉnhđể mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh.
- Trong cửa sổ bên trái của hộp thoại, chọn Tháng Giêng, Tháng Hai, Tháng Ba, Tháng Tư.
- Chọn OKđể xác nhận lựa chọn và quay lại hộp thoại Sắp xếp.
- Danh sách đã chọn (tháng 1, 2, 3, 4) hiển thị dưới tiêu đề Đơn hàng.
- Chọn OKđể đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu theo các tháng trong năm.
Theo mặc định, danh sách tùy chỉnh chỉ được hiển thị theo thứ tự tăng dần trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh. Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng danh sách tùy chỉnh sau khi đã chọn danh sách mong muốn để nó được hiển thị dưới tiêu đề Thứ tự trong hộp thoại Sắp xếp:
- Chọn mũi tên xuống bên cạnh danh sách được hiển thị, chẳng hạn như Tháng Giêng, Tháng Hai, Tháng Ba, Tháng Tưđể mở menu thả xuống.
- Trong menu, chọn tùy chọn danh sách tùy chỉnh được hiển thị theo thứ tự giảm dần, chẳng hạn như Tháng 12, Tháng 11, Tháng 10, Tháng 9.
- Nhấp vào OKđể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng danh sách tùy chỉnh.
Sắp xếp theo hàng để sắp xếp lại các cột trong Excel
Như được hiển thị với các tùy chọn sắp xếp trước, dữ liệu thường được sắp xếp bằng cách sử dụng tiêu đề cột hoặc tên trường. Kết quả là sắp xếp lại toàn bộ hàng hoặc bản ghi dữ liệu. Một tùy chọn sắp xếp ít được biết đến hơn và do đó, ít được sử dụng hơn trong Excel là sắp xếp theo hàng, có tác dụng sắp xếp lại thứ tự các cột từ trái sang phải trong một trang tính.
Một lý do để sắp xếp theo hàng là để khớp thứ tự cột giữa các bảng dữ liệu khác nhau. Với các cột theo cùng thứ tự từ trái sang phải, việc so sánh các bản ghi hoặc sao chép và di chuyển dữ liệu giữa các bảng sẽ dễ dàng hơn.
Tùy chỉnh Thứ tự Cột
Tuy nhiên, rất hiếm khi việc sắp xếp các cột theo đúng thứ tự là một nhiệm vụ đơn giản do những hạn chế của các tùy chọn thứ tự sắp xếp tăng dần và giảm dần cho các giá trị. Thông thường, cần sử dụng thứ tự sắp xếp tùy chỉnh và Excel bao gồm các tùy chọn để sắp xếp theo ô hoặc màu phông chữ hoặc theo các biểu tượng định dạng có điều kiện.
Cách đơn giản nhất để cho Excel biết thứ tự của các cột là thêm một hàng ở trên hoặc dưới bảng dữ liệu chứa các số cho biết thứ tự của các cột từ trái sang phải. Việc sắp xếp theo hàng trở thành vấn đề đơn giản khi sắp xếp các cột từ nhỏ nhất đến lớn nhất theo hàng chứa các số.
Sau khi sắp xếp xong, hàng số đã thêm có thể dễ dàng bị xóa.
Sắp xếp theo Hàng Ví dụ
Trong mẫu dữ liệu được sử dụng cho loạt bài này về các tùy chọn sắp xếp trong Excel, cột Mã số sinh viên luôn đứng đầu tiên ở bên trái, tiếp theo là Tên rồi đến Tuổi.
Trong trường hợp này, như thể hiện trong hình trên, các số đã được thêm vào các cột để chuẩn bị trang tính sắp xếp lại các cột sao cho cột Chương trình đầu tiên ở bên trái, sau đó là Tháng bắt đầu, Tên, Tuổi, và Mã số sinh viên.
Đây là cách thay đổi thứ tự cột:
- Chèn một hàng trống phía trên hàng chứa tên trường.
- Trong hàng mới này, hãy nhập các số sau từ trái sang phải bắt đầu từ cột A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Đánh dấu phạm vi được sắp xếp. Trong ví dụ này, đánh dấu A2 đến E13.
- Chọn Trang chủ.
- Chọn Sắp xếp & Lọcđể mở danh sách thả xuống.
- Chọn Sắp xếp Tùy chỉnhđể mở hộp thoại Sắp xếp.
- Chọn Tùy chọnđể mở hộp thoại Tùy chọn sắp xếp.
- Trong phần Định hướng, chọn Sắp xếp từ trái sang phảiđể sắp xếp thứ tự các cột từ trái sang phải trong trang tính.
- Chọn OKđể đóng hộp thoại Tùy chọn sắp xếp.
- Với sự thay đổi về Hướng, tiêu đề Cột trong hộp thoại Sắp xếp sẽ chuyển thành Hàng.
- Chọn Sắp xếp theo mũi tên xuốngvà chọn Hàng 2. Đây là hàng chứa các số tùy chỉnh.
- Trong tiêu đề Sắp xếp Trên, chọn Giá trị Ô.
- Trong tiêu đề Đơn hàng, chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhấttừ danh sách thả xuống để sắp xếp các số trong hàng 2 theo thứ tự tăng dần.
- Chọn OKđể đóng hộp thoại và sắp xếp các cột từ trái sang phải theo các số trong hàng 2.
- Thứ tự các cột bắt đầu bằng Chương trình, sau đó là Tháng bắt đầu, Tên, Tuổi và Mã số sinh viên.
Sử dụng Tùy chọn Sắp xếp Tùy chỉnh của Excel để Sắp xếp lại các Cột
Mặc dù sắp xếp tùy chỉnh có sẵn trong hộp thoại Sắp xếp trong Excel, nhưng các tùy chọn này không dễ sử dụng khi sắp xếp lại các cột trong trang tính. Các tùy chọn để tạo thứ tự sắp xếp tùy chỉnh có sẵn trong hộp thoại Sắp xếplà sắp xếp dữ liệu theo màu ô, màu phông chữ và biểu tượng.
Trừ khi mỗi cột đã được áp dụng định dạng duy nhất, chẳng hạn như phông chữ hoặc màu ô khác nhau, định dạng đó cần được thêm vào các ô riêng lẻ trong cùng một hàng để mỗi cột được sắp xếp lại.
Ví dụ: để sử dụng màu phông chữ để sắp xếp lại các cột:
- Chọn tên từng trường và thay đổi màu phông chữ cho từng trường. Ví dụ: thay đổi Chương trình thành màu đỏ, Tháng bắt đầu thành màu xanh lục, Tên thành màu xanh lam, Tuổi thành màu cam và Mã số sinh viên thành màu tím.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn Sắp xếp theovà chọn Hàng 2.
- Trong phần Sắp xếp trên tiêu đề, chọn Màu phông chữ.
- Dưới tiêu đề Đơn hàng, đặt thủ công thứ tự màu của tên trường để khớp với thứ tự cột mong muốn.
- Sau khi sắp xếp, hãy đặt lại màu phông chữ cho từng tên trường.
