Có một số cách để sắp xếp dữ liệu trong Microsoft Excel. Tìm hiểu cách sử dụng tính năng sắp xếp có điều kiện trong Excel để sắp xếp theo màu phông chữ, màu nền ô hoặc màu biểu tượng.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel dành cho Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 và Excel 2013 cho Windows và Mac.
Chọn Dải ô để Sắp xếp trong Excel
Trước khi có thể sắp xếp dữ liệu, Excel cần biết phạm vi chính xác để sắp xếp. Excel có thể tự động bao gồm dữ liệu liên quan trong một phạm vi miễn là không có hàng hoặc cột trống trong vùng đã chọn. Các hàng và cột trống giữa các vùng dữ liệu liên quan là được. Sau đó, Excel sẽ xác định xem vùng dữ liệu có tên trường hay không và loại trừ các hàng đó khỏi các bản ghi sẽ được sắp xếp.
Cho phép Excel chọn phạm vi được sắp xếp là tốt đối với lượng dữ liệu nhỏ. Tuy nhiên, đối với các vùng dữ liệu lớn, cách dễ nhất để đảm bảo rằng phạm vi chính xác được chọn là đánh dấu phạm vi đó trước khi sắp xếp.
Nếu cùng một phạm vi được sắp xếp nhiều lần, thì cách tốt nhất là đặt tên cho phạm vi. Nếu tên được xác định cho phạm vi được sắp xếp, hãy nhập tên vào Hộp Tên hoặc chọn tên đó từ danh sách thả xuống được liên kết. Bằng cách này, Excel sẽ tự động đánh dấu phạm vi dữ liệu chính xác trong trang tính.
Bất kỳ sự sắp xếp nào cũng yêu cầu sử dụng thứ tự sắp xếp. Khi sắp xếp theo giá trị, có thể có hai thứ tự sắp xếp: tăng dần và giảm dần. Tuy nhiên, khi sắp xếp theo màu sắc, không tồn tại thứ tự như vậy, vì vậy bạn phải xác định thứ tự sắp xếp màu theo cách thủ công.
Cách sắp xếp theo màu nền ô trong Excel
Trong ví dụ dưới đây, hồ sơ của sinh viên từ 20 tuổi trở xuống được tô màu đỏ. Để sắp xếp dữ liệu theo màu nền của ô sao cho các mục màu đỏ xuất hiện trên cùng:
-
Đánh dấu phạm vi ô được sắp xếp (ô A2 đến D11 trong ví dụ).
Image -
Đi tới tab Trang chủ, sau đó chọn Sắp xếp &Lọc> Sắp xếp Tùy chỉnh.
Image -
Chọn Sắp xếp trên mũi tên thả xuốngvà chọn Màu ô.
Xóa hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đềđể hàng đầu tiên không bị cắt.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Ordervà chọn Red.
Khi Excel tìm thấy các màu nền ô khác nhau trong dữ liệu đã chọn, nó sẽ thêm các màu đó vào danh sách thả xuống Ordertrong hộp thoại.
Image -
Chọn Trên đầutừ danh sách thả xuống bên cạnh hộp thứ tự sắp xếp để các ô màu đỏ sẽ ở đầu danh sách, sau đó chọn OK.
Image -
Bốn bản ghi có nền màu đỏ được nhóm lại với nhau ở đầu dải dữ liệu.
Khi làm việc với các phép tính, bạn có thể làm cho các số âm trong Excel xuất hiện màu đỏ theo mặc định để giúp các số đó nổi bật hơn.
Image
Cách sắp xếp theo màu phông chữ trong Excel
Trong ví dụ dưới đây, hồ sơ của những sinh viên đăng ký vào các chương trình điều dưỡng xuất hiện màu đỏ và những sinh viên đăng ký vào các chương trình khoa học có màu xanh lam. Để sắp xếp dữ liệu theo màu phông chữ:
-
Đánh dấu phạm vi ô được sắp xếp (ô A2 đến D11 trong ví dụ).
Image - Đi tới tab Trang chủ, sau đó chọn Sắp xếp &Lọc> Sắp xếp Tùy chỉnh.
-
Chọn Sắp xếp trên mũi tên thả xuốngvà chọn Màu Phông chữ.
Xóa hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đềđể hàng đầu tiên không bị cắt.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Order, sau đó chọn Red.
Khi Excel tìm thấy các màu phông chữ khác nhau trong dữ liệu đã chọn, nó sẽ thêm các màu đó vào danh sách thả xuống Ordertrong hộp thoại.
Image -
Chọn Trên đầutừ danh sách thả xuống bên cạnh hộp thứ tự sắp xếp để các mục nhập màu đỏ sẽ ở đầu danh sách.
Image -
Chọn Thêmđể thêm cấp độ sắp xếp thứ hai.
Image -
Sử dụng cài đặt tương tự như cấp độ sắp xếp đầu tiên, nhưng lần này chọn mũi tên thả xuống Ordervà chọn Blue.
Image -
Chọn OKđể sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại.
Image -
Hai bản ghi có màu phông chữ đỏ được nhóm lại với nhau ở đầu dải dữ liệu, tiếp theo là hai bản ghi màu xanh lam.
Image
Cách sắp xếp theo biểu tượng trong Excel
Bộ biểu tượng cung cấp một giải pháp thay thế cho các tùy chọn định dạng có điều kiện thông thường tập trung vào các thay đổi định dạng phông chữ và ô. Ví dụ dưới đây chứa ngày và nhiệt độ đã được định dạng có điều kiện với biểu tượng đèn pha được đặt dựa trên nhiệt độ tối đa hàng ngày.
Làm theo các bước sau để sắp xếp dữ liệu sao cho các bản ghi hiển thị các biểu tượng màu xanh lá cây được nhóm lại trước tiên, tiếp theo là các biểu tượng màu vàng, sau đó là các biểu tượng màu đỏ:
-
Đánh dấu phạm vi ô sẽ được sắp xếp (ô A2 đến B31 trong ví dụ).
Image - Đi tới tab Homevà chọn Sắp xếp & Bộ lọc> Sắp xếp Tùy chỉnh.
-
Chọn mũi tên thả xuống Cột, sau đó chọn cột chứa các biểu tượng điều kiện (Nhiệt độ trong ví dụ).
Do cách thức hoạt động của định dạng có điều kiện với các biểu tượng, bạn có thể để hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đềđược chọn.
Image -
Chọn Sắp xếp trên mũi tên thả xuống, sau đó chọn Biểu tượng Định dạng có Điều kiện.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Order, sau đó chọn Green.
Image -
Chọn Trên đầutừ danh sách thả xuống bên cạnh hộp thứ tự sắp xếp để các mục nhập biểu tượng màu xanh lá cây sẽ ở đầu danh sách.
Image -
Chọn Thêmđể thêm cấp độ sắp xếp thứ hai.
Image -
Sử dụng cài đặt tương tự như cấp độ sắp xếp đầu tiên, nhưng lần này chọn mũi tên thả xuống Ordervà chọn Yellow.
Image -
Chọn Thêm để thêm cấp sắp xếp thứ ba, sau đó sử dụng cài đặt tương tự như hai cấp đầu tiên, nhưng lần này chọn Đơn hàngmũi tên thả xuống và chọn Red.
Image -
Chọn OKđể sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại.
Image -
Các bản ghi có biểu tượng màu xanh lá cây được nhóm lại với nhau ở đầu dải dữ liệu, tiếp theo là các bản ghi có biểu tượng màu vàng, sau đó là các bản ghi có biểu tượng màu đỏ.
Image
