Nếu bạn dành nhiều thời gian trong ngày để xử lý email, có rất nhiều cách để sử dụng Outlook hiệu quả hơn. Thay đổi giá trị mặc định để phù hợp với cách bạn làm việc. Sử dụng một hoặc hai phím tắt. Thiết lập bộ lọc để tự động hóa các tác vụ. Và, đảm bảo rằng Outlook chạy ở tốc độ tối đa. Hãy xem các mẹo và bí mật sau đây và bạn sẽ nhận lại được một ít thời gian.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 và Outlook cho Microsoft 365.
Tin nhắn Tập tin Chỉ với Một cú nhấp chuột
Làm nhanh hơn những gì bạn thường làm. Thiết lập các thao tác bằng một cú nhấp chuột để quản lý email một cách dễ dàng.
Hợp lý hóa cuộc trò chuyện
Đừng xả rác vào thư mục email của bạn với các thư được trích dẫn ở nơi khác. Tìm hiểu cách sử dụng Outlook để tự động dọn dẹp email. Outlook sẽ di chuyển hoặc xóa những email thừa đó cho bạn.
Gửi lại Email
Gửi lại email trong Outlook để sử dụng lại nội dung, chủ đề hoặc người nhận của nó thay vì bắt đầu bằng một thư trống.
Giữ Tệp Outlook Nhỏ và Nhanh nhẹn
Nếu bạn muốn Outlook hoạt động nhanh, hãy giữ kích thước tệp PST chính của bạn nhỏ. Tệp PST là nơi Outlook lưu trữ email, danh bạ, lịch và hơn thế nữa. Một cách để giữ cho tệp PST nhỏ gọn là chuyển thư cũ sang một tệp lưu trữ riêng biệt, chẳng hạn như.
Thiết lập trả lời tự động khi vắng mặt hoặc đi nghỉ
Yêu cầu Outlook trả lời thay bạn khi bạn đi vắng và sẽ không thể trả lời email của bạn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian không chỉ khi bạn bắt kịp sau kỳ nghỉ mà còn trong mỗi ngày làm việc.
Chuyển Email Nhanh chóng đến Bất kỳ Thư mục nào
Nếu bạn không thiết lập lưu trữ bằng một cú nhấp chuột cho một thư mục, thì Outlook có một cách khác để di chuyển email vào các thư mục một cách nhanh chóng. Ví dụ: bạn có thể chuyển tin nhắn bằng bàn phím hoặc một nút tiện dụng trên ruy-băng.
Tạo và Sử dụng Mẫu Email
Khi bạn soạn các thư tương tự cho những người nhận khác nhau, hãy lưu một trong các email này làm mẫu trong Outlook để sử dụng trong tương lai. Bạn sẽ gửi cùng một email hoặc một email tương tự, lặp đi lặp lại với tốc độ đáng kinh ngạc.
Thay đổi Kích thước và Khuôn mặt Phông chữ Outlook Mặc định
Nếu bạn cho rằng phông chữ mà Outlook sử dụng khi bạn soạn thư hoặc đọc email quá rộng, cao, nhỏ, nhỏ, lớn hoặc xanh lam, hãy thay đổi nó. Tìm hiểu cách đặt phông chữ, kiểu phông chữ và màu sắc chính xác để sử dụng theo mặc định cho email trong Outlook.
Xóa và tắt tiếng cuộc hội thoại
Khi bạn thấy mình đang lướt qua các email và cuộc trò chuyện hoàn toàn không liên quan, Outlook có thể trợ giúp. Tìm hiểu cách sử dụng Outlook để xóa toàn bộ cuộc hội thoại và yêu cầu Outlook tự động xóa các email trong tương lai trong cùng một chuỗi.
Tự động lọc thư của một người gửi vào một thư mục cụ thể
Bắt đầu với bất kỳ email nào để thiết lập bộ lọc Outlook tự động di chuyển tất cả các thư trong tương lai từ cùng một người gửi đến một thư mục cụ thể.
Tìm tin nhắn liên quan
Trong Outlook, việc tìm kiếm tất cả các thư liên quan thật dễ dàng. Chỉ cần tìm kiếm tên liên hệ hoặc các từ trong dòng chủ đề. Outlook liệt kê mọi thư khớp với cụm từ tìm kiếm của bạn.
Đặt Tài khoản Mặc định cho Email Mới
Đảm bảo rằng các thư mới bạn soạn bắt đầu bằng địa chỉ Email có nhiều khả năng được chọn trong Outlook.
Tìm kiếm bên trong một tin nhắn
Bạn muốn tìm một thứ gì đó trong một email dài? Tìm hiểu cách sử dụng Outlook để tìm kiếm văn bản bên trong email.
Lên lịch gửi email sau
Bạn có thể hướng dẫn Outlook chỉ gửi tin nhắn vào hoặc sau một ngày nhất định. Điều này rất hữu ích cho các sự kiện diễn ra thường xuyên, chẳng hạn như thông báo cuộc họp hàng tuần.
Phục hồi Tin nhắn Nhanh chóng
Bạn vừa xóa một email trong Outlook chưa sẵn sàng để chuyển đến thư mục Các mục đã Xóa? Đây là một cách đơn giản để lấy lại email đó ngay lập tức.
Thiết lập Danh sách Phân phối
Tạo danh sách gửi thư của riêng bạn trong Outlook và gửi thư đến các nhóm người một cách dễ dàng mà không cần phải nhập tất cả các địa chỉ email.
Xóa tệp đính kèm khỏi tin nhắn
Giữ thông điệp; mất kích thước lớn của nó. Tìm hiểu cách sử dụng Outlook để xóa tệp đính kèm (sau khi bạn lưu chúng ở nơi khác) khỏi thư email. Bạn có thể giảm kích thước hộp thư của mình đáng kể.
Tìm tất cả thư từ người gửi một cách nhanh chóng
Outlook định vị tất cả các thư từ một người gửi cụ thể và hiển thị chúng cho bạn một cách nhanh chóng bằng mẹo này.
Thiết lập Thư mục 'Tất cả Thư'
Xem tất cả các email đã gửi, đã nhận, lưu trữ và đã gửi cho một tài khoản ở một nơi trong Outlook.
Chỉ gửi thư đánh dấu Outlook cho bạn
Khi bạn là người nhận email duy nhất, thông điệp thường quan trọng hơn việc bạn là một trong hàng chục người. Tìm hiểu cách Outlook có thể đánh dấu các thư chỉ có bạn trong dòng Tới.
Chỉnh sửa Tin nhắn Email đã Nhận
Thay vì chuyển tiếp email cho chính bạn hoặc tạo ghi chú ở nơi khác trong Outlook hoặc có thể bên ngoài nó, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ email nào đã nhận và thêm văn bản của riêng bạn.
Tự động Cc: Tất cả Thư bạn Gửi
Outlook có thể gửi một bản sao của mọi thư bạn soạn tới một địa chỉ email khác.
Mở rộng Outlook với Phần bổ trợ Tiết kiệm Thời gian
Add-Ins như ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen và Auto-Mate có thể cải thiện quy trình làm việc Outlook của bạn bằng cách đặt thông tin phù hợp gần đầu ngón tay của bạn, lọc thông minh và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
