Bất chấp sự gia tăng của các phương thức giao tiếp trực tuyến, email vẫn là thứ phổ biến nhất, với gần 300 tỷ email được gửi mỗi ngày trong năm 2019. Cho dù bạn là người mới sử dụng email hay đã sử dụng nó trong nhiều thập kỷ, hãy đảm bảo rằng bạn ' đang tuân thủ các quy tắc về nghi thức email.
Xem lại tin nhắn của bạn trước khi bạn gửi
Sau khi bạn nhập địa chỉ của người nhận, hãy tạo dòng chủ đề thích hợp, viết tin nhắn và đính kèm một vài tài liệu hỗ trợ, hãy quay lại và đảm bảo rằng bạn đã làm đúng mọi thứ:
- Xem lại tin nhắn. Có gì không rõ ràng không? Có bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả nào không? Bạn đã nói hết những điều bạn muốn nói chưa?
- Kiểm tra nguồn của bạn. Một liên kết đến một nguồn bên ngoài có làm rõ ý nghĩa của bạn không? Một liên kết có giúp người nhận của bạn tìm thấy một trang web nhanh chóng không?
- Nhìn vào tên người nhận. Bạn đã quên một người quan trọng cần xem tin nhắn? Bạn đã thêm ai đó mà sẽ không thấy tin nhắn?
- Nhìn vào địa chỉ của bạn. Nếu bạn có nhiều hơn một, hãy nhớ gửi tin nhắn từ một tin nhắn thích hợp nhất cho mục đích của tin nhắn.
- Xác định mức độ ưu tiên của tin nhắn. Thư có cần được gắn thẻ là quan trọng không?
- Thêm tài liệu hỗ trợ. Bạn quên tệp đính kèm?
Đừng Luôn Trả lời Tất cả
Bạn nên biết khi nào và khi nào không nên Trả lời tất cả các email nhóm. Nếu mọi người trong email ban đầu (email mà bạn đang trả lời) cần biết bạn phải nói gì, hãy sử dụng Trả lời tất cả.
Ví dụ: người A gửi email cho bạn và người B để đưa ra ý tưởng về cách tổ chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty của sếp. Câu trả lời của bạn phù hợp với cả người A và người B, vì vậy hãy sử dụng Trả lời tất cả để trả lời cả hai người.
Nếu ai đó gửi lời mời dự tiệc qua email cho bạn và 20 người bạn khác, phản hồi của bạn không liên quan đến những người nhận thư khác, vì vậy hãy sử dụng Trả lời để chỉ gửi phản hồi cho người gửi ban đầu.
Viết Dòng Chủ đề Hiệu quả
Chìa khóa để viết một chủ đề email tốt là đảm bảo rằng nó nắm bắt được bản chất thông điệp của bạn một cách ngắn gọn. Dưới đây là một số ví dụ:
- Cuộc Họp Bán Hàng Đã Thay Đổi Thành 3: 00
- Lời mời dự tiệc Halloween
- Sửa đổi Văn bản Trang web
- 20 Video được Lựa chọn Hàng đầu Tuần này
- Chi tiết về Tư cách Thành viên Mới của Bạn
- Xác nhận Cuộc hẹn
- Yêu cầu Tình nguyện viên Sự kiện Gây quỹ
Để làm cho các dòng tiêu đề hiệu quả hơn, hãy bao gồm hành động bạn muốn người nhận thực hiện, chẳng hạn như:
- Lời mời Tiệc Halloween - Trả lời trước ngày 11 tháng 5
- Sửa đổi Văn bản Trang web - Cần Phê duyệt trước Thứ Ba
Bottom Line
Khi bạn chuyển tiếp một email từ người khác, hãy giải thích cho người nhận mới hiểu lý do bạn làm việc đó và cách bạn mong đợi họ được lợi từ việc này. Ví dụ, giả sử một khách hàng, Jay, gửi cho bạn một câu hỏi và bạn không biết câu trả lời. Chuyển tiếp tin nhắn cho đồng nghiệp của bạn, Sara, với ghi chú có nội dung "Sara, Jay muốn biết quy trình đăng nhập vào cổng thông tin của chúng tôi từ thiết bị di động của anh ấy. Xem chi tiết bên dưới. Bạn có thể giúp gì không?"
Giải thích Tại sao Bạn CC
Nếu bạn cc ai đó qua email, hãy giải thích cho người nhận chính rằng bạn đang làm như vậy và tại sao. Ví dụ: giả sử Jenna muốn tham gia câu lạc bộ sách của bạn và bạn đang gửi cho cô ấy thông tin về câu lạc bộ đó. Bạn sẽ nhắn tin cho trưởng nhóm câu lạc bộ sách, Ann, và viết cho Jenna, "Tôi đang gửi thư cho trưởng nhóm của chúng tôi, Ann, vì vậy cô ấy có thể thấy những gì tôi gửi cho bạn và điền vào bất cứ điều gì tôi có thể đã bỏ sót."Khi bạn sử dụng quy trình này, Ann cũng biết lý do tại sao cô ấy nhận được một bản sao của tin nhắn.
Bottom Line
Thư email có thể bị mất trong thư hoặc trong bộ lọc thư rác. Theo phép lịch sự, đặc biệt với những thư quan trọng (chẳng hạn như những thư có tệp đính kèm hoặc liên quan đến thời hạn), hãy viết một ghi chú ngắn để cho người gửi biết email của họ đã được nhận. Ví dụ: nếu sếp của bạn gửi cho bạn một dự án mới để thực hiện, hãy trả lời: "OK, tôi sẽ bắt đầu vào ngày mai."
Sử dụng ít từ viết tắt
Không phải ai cũng biết mọi từ viết tắt, vì vậy hãy sử dụng càng ít càng tốt và chỉ khi bạn chắc chắn rằng người nhận biết họ muốn nói gì. Có một số từ viết tắt thường được sử dụng trong thư từ email doanh nghiệp. Đây là một số:
- ASAP: Sớm nhất có thể
- BTW: Nhân tiện
- EOD: Cuối ngày
- EOM: Kết thúc Thư (thường được sử dụng trong dòng chủ đề để cho biết không có nội dung email nào để theo dõi)
- EOW: Cuối tuần
- FYI: Để biết thông tin của bạn
- IMO: Theo Ý kiến của tôi
- OOO: Vắng mặt
- Y / N: Có hoặc Không
Bottom Line
Bởi vì bạn không hiểu được bối cảnh của nét mặt và giọng nói trong email, nó không phải là một phương tiện tốt để thể hiện sự châm biếm hoặc hài hước, đặc biệt là với những người nhận mà bạn không biết rõ. Hãy thể hiện thông điệp của bạn một cách đơn giản và dễ hiểu, ít nhất là cho đến khi bạn hiểu rõ hơn về người nhận. Nếu bạn thực sự không thể tự giúp mình, hãy thêm biểu tượng cảm xúc đang cười hoặc đang cười để thể hiện rằng bạn đang đùa.
Chọn một kết thúc thích hợp
Đôi khi thật khó để biết cách kết thúc một email. Dưới đây là một số gợi ý, dựa trên tình huống:
- Cảm ơnhoặc Cảm ơn nhiều: Nếu bạn đang yêu cầu một đặc ân.
- Yêuhoặc Những cái ôm: Nếu người nhận là bạn bè hoặc thành viên trong gia đình.
- Cheershoặc Best: Nếu người nhận là người quen bình thường.
- Trân trọng: Nếu tin nhắn của bạn là chính thức.
- Trân trọnghoặc Trân trọng: Nếu bạn muốn duy trì giọng điệu kinh doanh trang trọng.
