Flash Fill giúp bạn nhập dữ liệu nhanh hơn nhiều trong Microsoft Excel. Nó theo dõi các mẫu trong dữ liệu bạn đang nhập và đưa ra các đề xuất để hoàn thành mục nhập của bạn, lấp đầy toàn bộ các cột với các giá trị có liên quan. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách sử dụng Flash Fill trong Excel để tăng tốc độ và độ chính xác khi nhập dữ liệu.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016 và 2013; Excel cho Microsoft 365, Excel Online và Excel cho Mac. Flash Fill không khả dụng trong các phiên bản Excel trước.
Flash Fill hoạt động tương tự như cách Tự động điền hoạt động trong trình duyệt web nhưng thông minh hơn nhiều. Tính năng Tự động điền của Excel hoạt động hơi khác, cho phép bạn sao chép giá trị và công thức trên các mảng ngang hoặc dọc trong bảng tính. Excel thực sự sử dụng máy học cho Flash Fill, cho phép nó đưa ra các đề xuất thông minh cho những gì bạn có thể muốn nhập.
Cách sử dụng Flash Fill trong Excel
Có hai cách để sử dụng flash fill trong Excel. Nó luôn hoạt động trong nền và sẽ đưa ra đề xuất khi bạn nhập vào bất kỳ ô nào. Cách đơn giản và phổ biến nhất để sử dụng Flash Fill là chấp nhận những đề xuất này bằng cách nhấn phím Enter. Cách thứ hai để sử dụng Flash Fill là sử dụng một lệnh trên tab DATAcủa dải băng để tự động điền vào một số ô cùng một lúc.
Flash Fill hiện tại khả năng của nó khá hạn chế. Nó chỉ hoạt động khi cột bạn đang nhập dữ liệu vào ngay cạnh cột chứa dữ liệu nguồn. Dữ liệu nguồn là dữ liệu chứa mẫu mà Flash Fill sẽ sử dụng để tạo giá trị. Hơi kỳ lạ là nó chỉ hoạt động với cột chứ không phải hàng, vì vậy bạn không thể tự động điền vào một hàng dữ liệu.
Sử dụng Flash Fill khi bạn nhập
Khi bạn đang nhập văn bản, Flash Fill luôn hoạt động trong nền. Nếu nó cho rằng nó có thể thấy những gì bạn đang cố gắng nhập vào cột, nó sẽ đưa ra đề xuất về cách bạn có thể hoàn thành toàn bộ mục nhập ngay lập tức. Được sử dụng theo cách này, bạn có thể coi Flash Fill như một phần mở rộng của Excel’s AutoComplete. Trong khi Tự động điền đưa ra đề xuất cho những gì bạn có thể đang nhập vào một ô riêng lẻ, Flash Fill cho phép bạn hoàn thành toàn bộ cột dữ liệu.
Để sử dụng Flash Fill khi bạn đang nhập, hãy làm theo các bước sau:
- Chèn một cột mới, bên cạnh cột có dữ liệu nguồn.
-
Nhập giá trị bắt buộc vào ô đầu tiên của cột mới.
-
Bắt đầu nhập giá trị vào cột thứ hai. Nếu Excel phát hiện mẫu thì bản xem trước sẽ xuất hiện cho biết giá trị mà nó sẽ sử dụng cho các ô còn lại.
Image -
Nhấn phím Nhậpvà các giá trị được chèn tự động.
Image - Chỉ vậy thôi, đơn giản như vậy!
Bạn có thể tiếp tục sử dụng Flash Fill trong các cột tiếp theo để trích xuất các mục dữ liệu khác nhau. Miễn là cột chứa mẫu không được tách biệt với cột mà bạn đang nhập các giá trị, thì Excel sẽ phát hiện ra mẫu đó. Tiếp tục ví dụ trước, các tên cũng có thể được trích xuất.
Sử dụng Flash Fill Từ Ribbon
Khi Flash Fill phát hiện một mẫu, nó thường hiển thị bản xem trước khi bạn đang nhập. Nhấn Nhậpđể chấp nhận đề xuất này thường là cách dễ nhất để sử dụng Flash Fill. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng thông qua một lệnh trên ruy-băng. Để sử dụng nó theo cách này, hãy làm theo các bước sau:
- Chèn một cột mới, bên cạnh cột có dữ liệu nguồn.
- Nhập giá trị bắt buộc vào ô đầu tiên của cột mới.
- Chọn tab DATAtrên dải băng.
-
Chọn lệnh Flash Fill.
Image - Nếu Excel đã phát hiện một mẫu, nó sẽ nhập các giá trị được đề xuất vào các ô còn lại.
Kết hợp Dữ liệu Từ Nhiều Cột
Flash Fill không chỉ có thể chia các giá trị thành các cột riêng biệt. Nó cũng có thể được sử dụng để hợp nhất các cột bằng bất kỳ mẫu nào bạn chọn. Điều này có thể nhanh hơn và trực quan hơn rất nhiều so với việc sử dụng công thức nối. Ví dụ: để tạo một cột địa chỉ từ các trường địa chỉ riêng lẻ, bạn có thể làm theo các bước sau:
-
Nhập từng trường địa chỉ vào một cột riêng biệt.
Image - Tạo cột địa chỉ liền kề.
-
Nhập địa chỉ đầu tiên theo định dạng bắt buộc.
-
Bắt đầu nhập địa chỉ thứ hai và kiểm tra các giá trị được đề xuất của Excel.
Image - Nhấn enter để chấp nhận Flash Fill được đề xuất của Excel.
Lưu ý rằng trong ví dụ này, dấu phẩy được sử dụng giữa đường phố, thành phố và quốc gia chứ không phải số và đường phố. Flash Fill sẽ hoạt động với bất kỳ định dạng nào bạn chọn sử dụng.
Khả năng khác của Flash Fill
Flash Fill có thể đơn giản hóa nhiều tác vụ nhập dữ liệu. Cũng như tách và kết hợp các cột, Flash Fill có thể loại bỏ các số 0 ở đầu, nơi chỉ một số mục nhập có chúng. Nó có thể được sử dụng để định dạng văn bản, số và ngày tháng. Nó có thể thay thế một phần nội dung ô, có thể tạo phiên bản an toàn của dữ liệu nhạy cảm bằng cách thay thế một số số bằng XXXX. Các chức năng khác nhau như kết hợp các giá trị và thêm ký tự thậm chí có thể được kết hợp với nhau.
Để thực hiện bất kỳ chức năng nào trong số này, quy trình đều giống nhau. Bạn làm theo các bước sau:
- Nhập dữ liệu thô cần được làm sạch hoặc định dạng lại trong một cột.
- Nhập dữ liệu như bạn muốn vào ô đầu tiên của cột liền kề.
- Bắt đầu nhập giá trị thứ hai và Flash Fill sẽ gợi ý cách nó có thể hoàn thành tất cả các giá trị khác trong cột, theo cùng một mẫu.
Khi bạn bắt đầu hiểu rõ về những gì mà Flash Fill có khả năng, bạn sẽ thấy nó là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ và hữu ích. Nếu bạn quan tâm đến một công cụ thực sự hữu ích khác để đơn giản hóa việc nhập dữ liệu, hãy xem cách sử dụng Tự động điền trong Excel, công cụ này có thể sao chép công thức và giá trị theo cách thông minh trên bảng tính.
