Bạn có một bảng tính Excel khổng lồ mà bạn không thể làm nổi đầu hoặc cuối?
Đã đến lúc tổ chức danh sách liên hệ của bạn vào cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Nó dễ dàng hơn nhiều so với những gì bạn có thể tưởng tượng và bạn chắc chắn sẽ hài lòng với kết quả. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước toàn bộ quy trình. Nếu bạn không có bảng tính của riêng mình và muốn làm theo hướng dẫn, bạn có thể tải xuống tệp Excel mẫu được sử dụng để tạo hướng dẫn.
Tạo Cơ sở dữ liệu Access 2013 Mới
Trừ khi bạn có một cơ sở dữ liệu hiện có mà bạn sử dụng để lưu trữ thông tin liên hệ, có thể bạn sẽ muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu. Để thực hiện việc này, hãy chọn biểu tượng Blank Desktop Databasetrên màn hình Bắt đầu với Microsoft Office Access. Bạn sẽ thấy màn hình trên. Cung cấp tên cho cơ sở dữ liệu của bạn, chọn nút Tạovà bạn sẽ kinh doanh.
Bắt đầu Quy trình Nhập Excel
Chọn tab Dữ liệu Ngoài ở đầu màn hình Access và nhấp đúp vào nút Excelđể bắt đầu quá trình nhập Excel.
Chọn Nguồn và Đích
Tiếp theo, bạn sẽ thấy màn hình như trên. Chọn nút Duyệtvà điều hướng đến tệp bạn muốn nhập. Khi bạn đã định vị đúng tệp, hãy chọn nút Mở.
Ở nửa dưới của màn hình, bạn sẽ thấy các tùy chọn điểm đến nhập. Trong hướng dẫn này, chúng tôi quan tâm đến việc chuyển đổi bảng tính Excel hiện có sang cơ sở dữ liệu Access mới, vì vậy chúng tôi sẽ chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại Các tùy chọn khác trên màn hình này cho phép bạn:
- Liên kết cơ sở dữ liệu của bạn với một trang tính Excel để những thay đổi trong trang tính nguồn được phản ánh trong cơ sở dữ liệu.
- Nhập dữ liệu vào bảng cơ sở dữ liệu hiện có.
Khi bạn đã chọn đúng tệp và tùy chọn, hãy chọn OKđể tiếp tục.
Chọn Tiêu đề Cột
Đảm bảo rằng hộp Hàng Đầu tiên Chứa Tiêu đề Cộtđược chọn nếu hàng đầu tiên của bảng tính có tên cột cho dữ liệu, chẳng hạn như Họ, Tên và Địa chỉ. Điều này sẽ hướng dẫn Access coi hàng đầu tiên là tên, thay vì dữ liệu thực tế sẽ được lưu trữ trong danh sách liên hệ.
Chọn Tiếp theođể tiếp tục.
Tạo bất kỳ chỉ mục mong muốn nào
Chỉ mục cơ sở dữ liệu là một cơ chế nội bộ có thể được sử dụng để tăng tốc độ Access có thể tìm thấy thông tin trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể áp dụng chỉ mục cho một hoặc nhiều cột cơ sở dữ liệu của mình ở bước này. Chỉ cần chọn menu kéo xuống Indexedvà chọn tùy chọn thích hợp.
Hãy nhớ rằng các chỉ mục tạo ra rất nhiều chi phí cho cơ sở dữ liệu của bạn và sẽ làm tăng dung lượng ổ đĩa được sử dụng. Vì lý do này, bạn muốn giữ các cột được lập chỉ mục ở mức tối thiểu. Trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi thường tìm kiếm Họ của các liên hệ của chúng tôi, vì vậy hãy tạo một chỉ mục trên trường này. Chúng tôi có thể có những người bạn có cùng họ, vì vậy chúng tôi muốn cho phép trùng lặp ở đây. Đảm bảo rằng cột Họ được chọn ở phần dưới cùng của cửa sổ, sau đó chọn Có (Bản sao OK)từ trình đơn kéo xuống Đã lập chỉ mục.
Chọn Tiếp theođể tiếp tục.
Chọn Khóa chính
Khóa chính được sử dụng để xác định duy nhất các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Cách dễ nhất để làm điều này là cho phép Access tạo khóa chính cho bạn. Chọn tùy chọn Cho phép Access thêm khóa chínhvà nhấn Tiếp theođể tiếp tục. Nếu bạn quan tâm đến việc chọn khóa chính của riêng mình, bạn có thể muốn đọc bài viết của chúng tôi về khóa cơ sở dữ liệu.
Đặt tên cho bảng của bạn
Bạn cần cung cấp Access với tên để tham chiếu bảng của bạn. Nhập thông tin này vào trường thích hợp và chọn nút Hoàn tất.
Xem dữ liệu của bạn
Bạn sẽ thấy một màn hình trung gian hỏi bạn có muốn lưu các bước được sử dụng để nhập dữ liệu của mình không. Nếu không, hãy tiếp tục và chọn Đóng.
Sau đó, bạn sẽ được quay lại màn hình cơ sở dữ liệu chính, nơi bạn có thể xem dữ liệu của mình bằng cách chỉ cần nhấp đúp vào tên bảng trong bảng điều khiển bên trái.
Xin chúc mừng, bạn đã nhập thành công dữ liệu của mình từ Excel vào Access!
