Điều cần biết
- Trong Windows: Chọn File> Export> Tạo PDF / XPS. Xác nhận PDF được chọn bên cạnh Lưu dưới dạng.
- Trên máy Mac: Đi tới File> Save As. Bên cạnh Định dạng tệp, chọn PDF.
- Trong Google Trang tính: Sử dụng bộ chọn tệp để mở tệp Excel. Vào Tệp> Tải xuống> PDF> Xuất.
Bài viết này giải thích các phương pháp chuyển đổi tài liệu Excel sang định dạng PDF, bao gồm xuất từ Windows hoặc Mac Excel, sử dụng Google Trang tính, sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến và in sang định dạng PDF. Thông tin áp dụng cho các phiên bản Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 và Excel cho Microsoft 365.
Xuất sang PDF trong Excel trên PC chạy Windows
Có nhiều cách để chuyển đổi tệp Excel sang định dạng PDF để dễ mở và đọc trên các thiết bị khác mà không cần cài đặt chương trình bảng tính hoặc ứng dụng. Nếu bạn có Excel trên máy tính Windows của mình, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp định dạng Excel XLSX hoặc XLS sang PDF.
- Mở menu File> Export.
- Chọn Tạo PDF / XPS.
-
Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng PDF (.pdf) được chọn bên cạnh Lưu dưới dạng. Tùy chọn khác là để tạo tệp XPS.
Image Bạn có thể tùy chọn sử dụng thời gian này trước khi tạo PDF để bật hoặc tắt một số tùy chọn nâng cao. Đi tới Optionstrong hộp thoại lưu để thực hiện những việc như chỉ xuất các trang cụ thể sang PDF, xuất tất cả các trang tính và hơn thế nữa.
- Chọn nơi tệp PDF sẽ được lưu, sau đó chọn Xuất bản.
Xuất sang PDF trong Excel trên máy Mac
Nếu bạn đang sử dụng máy tính Mac, việc tạo PDF từ tệp Excel có thể hoàn tất thông qua mục menu Save As.
- Đi tới File> Save Asđể mở hộp bật lên để lưu tài liệu Excel.
-
Bên cạnh Định dạng tệp,ở cuối cửa sổ đó, chọn PDF.
Image Lưu ý các tùy chọn ngay bên dưới hộp thả xuống lựa chọn định dạng. Bạn có thể chọn Workbookhoặc Sheetđể chuyển đổi toàn bộ sổ làm việc sang PDF (tất cả các trang có dữ liệu trong đó) hoặc chỉ trang đang mở ngay bây giờ.
- Chọn Lưuđể chuyển đổi tệp Excel sang PDF trên máy Mac của bạn.
Xuất sang PDF bằng Google Trang tính
Sheets là trình tạo và chỉnh sửa bảng tính trực tuyến của Google. Vì bạn có thể tải tệp Excel lên Google Trang tính và vì Trang tính có thể xuất tài liệu sang định dạng PDF nên đây là một cách tuyệt vời để chuyển đổi XLSX / XLS sang PDF trên bất kỳ máy tính nào.
- Mở Google Trang tính và sử dụng nút bộ chọn tệpở bên phải để duyệt và mở tệp Excel của bạn.
-
Vào File> Tải xuống> PDF (.pdf)để xem bản xem trước của tài liệu dưới dạng PDF. Bạn có thể chỉnh sửa những gì sẽ được xuất và một số cài đặt khác.
Image - Chọn EXPORTđể lưu bảng tính dưới dạng PDF.
Sử dụng Trình chuyển đổi Trực tuyến
Một tùy chọn khác là sử dụng trình chuyển đổi tệp. Vì tệp XLS và XLSX là tài liệu nên bạn có thể sử dụng trình chuyển đổi tệp tài liệu miễn phí.
Thậm chí còn có một số trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến giúp việc này trở nên dễ dàng hơn và vì chúng hoạt động với bất kỳ trình duyệt web nào nên chúng có thể chuyển đổi Excel sang PDF trên bất kỳ hệ điều hành nào.
Một số mục yêu thích của chúng tôi bao gồm Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF và Online2PDF.
Một cái khác mà chúng tôi thích, được hiển thị bên dưới, là FileZigZag. Tải lên tệp Excel của bạn ở đó và chọn PDFlàm định dạng đích. Chọn Start Convertingđể chuyển đổi tệp Excel sang PDF và nhận liên kết tải xuống.
'In' sang PDF
Nếu bạn chưa cài đặt Excel, bạn vẫn có thể lưu tệp XLSX hoặc XLS thành PDF bằng chương trình Excel Viewer miễn phí của Microsoft. Tuy nhiên, vì công cụ đó chỉ là trình xem tệp Excel (không phải trình chỉnh sửa), bạn phải cài đặt một chương trình khác cùng với nó để hỗ trợ chuyển đổi PDF.
Một cách là sử dụng máy in PDF miễn phí. Máy in PDF hoạt động bằng cách yêu cầu bạn 'in' tài liệu sang PDF, đây là một cách dễ dàng để gửi tệp Excel sang trình chuyển đổi PDF, sau đó chương trình sẽ lưu nó sang định dạng PDF.
- Mở Trình xem Excel và chọn tệp Excel bạn muốn chuyển đổi sang PDF.
- Sử dụng nút ở phía trên bên trái của chương trình để chọn In.
-
Thay đổi máy in từ menu thả xuống bên cạnh Tênthành máy in PDF bạn đã cài đặt.
Image Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có thể chọn Foxit Reader PDF Printertừ trình đơn thả xuống.
-
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác mà bạn muốn đối với tùy chọn in, như in một số trang nhất định, sau đó chọn OKđể khởi chạy phần mềm máy in PDF, Foxit PDF Reader trong trường hợp này.
Một số máy in PDF sẽ mở chương trình với hướng dẫn thêm và những máy in khác sẽ lưu PDF mà không cần bất kỳ lời nhắc nào khác.
- Thế là xong! Bạn đã tạo một tệp PDF từ tài liệu Excel!
Tại sao Sử dụng Định dạng PDF
Tệp Excel yêu cầu một chương trình cụ thể để đọc và chỉnh sửa chúng, vì vậy có thể khó chia sẻ những tài liệu đó với những người không có phần mềm cần thiết. Tuy nhiên, định dạng PDF phổ biến hơn nhiều, vì vậy, miễn là có trình xem PDF được cài đặt trên máy tính, bạn có thể xem tệp mà không cần trình xem / chỉnh sửa bảng tính.
Các tệp Excel vẫn ở định dạng XLSX hoặc XLS có thể chỉnh sửa 100% bằng Excel hoặc chương trình bảng tính tương tự khác (ví dụ: OpenOffice Calc và LibreOffice Calc), nhưng các tệp PDF thì không. Mặc dù có sẵn các trình chỉnh sửa PDF, nhưng chúng thường không hoạt động tốt như chỉnh sửa tệp thô.
