Biểu mẫu và tài liệu là một thực tế của cuộc sống. Nhưng trong thời đại kỹ thuật số, việc sử dụng các mẫu giấy ngày càng cồng kềnh và bất tiện.
DocuSign là công cụ Chữ ký điện tử hàng đầu nhằm giải quyết khó khăn này. Nó cho phép các cá nhân và công ty thay thế việc ký tài liệu thủ công trên giấy tờ. Nó an toàn, nhanh chóng và dễ dàng để ký, quản lý và lưu trữ tài liệu trên đám mây - tất cả từ một công cụ.
Cách hoạt động của DocuSign
DocuSign có một số tính năng và chức năng, bao gồm:
- Tải lên và gửi: Tải lên tài liệu của bạn, cho biết ai cần ký vào tài liệu đó, đặt các trường chính xác và gửi tài liệu đó cho các bên tương ứng.
- Ký: Bạn sẽ nhận được một liên kết trong email yêu cầu chữ ký. Từ đây, bạn sẽ chọn liên kết, theo dõi các tab và ký. DocuSign sẽ tự động gửi tài liệu.
- Quản lý tài liệu: Bạn có thể xem trạng thái tài liệu của mình từ trang tổng quan, lưu trữ tài liệu trực tuyến và quản lý các tùy chọn cụ thể như nhãn hiệu và khả năng hiển thị.
Để mở khóa tất cả các tính năng của DocuSign, bạn phải có gói hàng tháng. Các gói này dao động từ $ 10 cho tài khoản cá nhân đến $ 32 một tháng cho tài khoản chuyên nghiệp kinh doanh. Nếu bạn chỉ muốn sử dụng DocuSign để ký các tài liệu bạn nhận được, bạn chỉ cần sử dụng gói DocuSign miễn phí. Ngoài ra còn có bản dùng thử miễn phí 30 ngày mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra công cụ trước khi đăng ký.
Cách gửi tài liệu cho chữ ký bằng DocuSign
Điều đầu tiên bạn muốn biết là cách gửi tài liệu để có chữ ký bằng DocuSign. Để bắt đầu, hãy đăng ký bản dùng thử DocuSign miễn phí hoặc tài khoản hàng tháng.
-
Trên trang chủ, chọn Bắt đầu ngayđể tải lên tài liệu của bạn hoặc kéo và thả tệp tài liệu vào hộp tải lên màu trắng.
DocuSign hỗ trợ nhiều định dạng tệp được tải lên từ thiết bị của bạn, cũng như các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox. Kích thước tệp có thể lên đến 25 MB.
-
Sau khi tải lên, chọn Tiếp theo.
Image Nếu bạn là người ký duy nhất, bạn có thể chọn hộp kiểm bên cạnh Tôi là người ký duy nhấtđể bỏ qua.
- Nhập tên và địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn cần thêm nhiều người ký, hãy chọn Thêm người nhận.
-
Sau khi tất cả người nhận được thêm, hãy chọn Tiếp theo.
-
Đặt các trường chữ ký của bạn bằng cách sử dụng các công cụ trong thanh công cụ ở bên trái màn hình. Chọn Chữ kývà đặt nó vào vị trí cần chữ ký.
Image -
Khi bạn đã tạo tất cả các trường bạn cần, hãy chọn Tiếp theo. Tại đây, bạn có thể thay đổi dòng tiêu đề email và nhập thông điệp email đến người nhận của bạn.
Bạn cũng có thể chọn đặt lời nhắc tự động bằng cách chọn Gửi lời nhắc tự động.
- Khi bạn hoàn tất, hãy gửi tài liệu cho người nhận của bạn bằng cách chọn Gửi.
Cách sử dụng DocuSign để ký tài liệu
Bạn đã nhận được tài liệu từ một bên khác yêu cầu chữ ký của bạn qua DocuSign chưa? Việc ký tài liệu rất đơn giản.
-
Chọn Đánh giá Tài liệutrong email bạn nhận được từ DocuSign.
Quy trình ký có thể hơi khác nếu bạn là người dùng mới so với người dùng cũ. DocuSign khuyên bạn nên xem video ký tên của họ hoặc đọc hướng dẫn cách thực hiện để tự làm quen.
-
Sau khi tài liệu mở ra, bạn phải đồng ý ký điện tử. Chọn Tôi đồng ý sử dụng hồ sơ điện tử và chữ ký, sau đó chọn Tiếp tục.
Image - Chọn Startở bên trái tài liệu để bắt đầu ký. Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các trường cần thiết để hoàn thành tài liệu của bạn.
-
Chọn Ký. Nếu bạn đã sử dụng DocuSign trước đây, bạn sẽ thấy chữ ký của mình hiện có. Nếu bạn chưa sử dụng DocuSign, hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình để tạo chữ ký mới.
Image - Khi chữ ký của bạn đã có, hãy đảm bảo mọi thứ đều ổn, sau đó chọn Hoàn tất. Bạn sẽ thấy bản tóm tắt về phiên ký tên, bao gồm ngày bạn ký và ngày tài liệu được gửi.
Cách tạo PDF có thể lấp đầy bằng DocuSign
Bạn có thể dễ dàng tạo bất kỳ biểu mẫu có thể điền nào mà bạn có thể tưởng tượng bằng cách sử dụng các công cụ của DocuSign. Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản DocuSign của mình.
- Trên trang chủ, tải lên biểu mẫu của bạn. DocuSign sẽ tự động chuyển biểu mẫu thành PDF.
-
Chọn Tiếp theosau khi tệp của bạn được tải lên.
Image - Thêm người nhận của bạn và chọn Tiếp theo.
-
Trên màn hình Chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu tạo biểu mẫu của mình bằng cách sử dụng các trường trong thanh công cụ ở bên trái màn hình.
Image -
Chọn từ các trường và thêm chúng vào biểu mẫu của bạn bằng cách chọn khu vực bạn muốn đặt trường. Với mỗi trường bạn chọn, bạn sẽ thấy các tùy chọn bổ sung ở phía bên phải của màn hình. Ví dụ: trường Têncho phép bạn chuyển đổi giữa họ và tên.
Image Bạn cũng có thể thêm công thức, hộp văn bản, menu thả xuống, nút radio, v.v. Tất cả chúng đều nằm trong thanh công cụ ở bên trái màn hình.
- Khi biểu mẫu của bạn hoàn tất, hãy chọn Tiếp theo, thay đổi email của bạn nếu bạn muốn, sau đó chọn Gửiđể gửi tài liệu của bạn đến (những) người nhận.
-
Để lưu biểu mẫu của bạn để sử dụng trong tương lai, trên màn hình Quản lý, hãy chọn menu thả xuống ở bên phải của tài liệu. Chọn Lưu dưới dạng Mẫu,điền thông tin chi tiết, sau đó chọn Lưu. Bây giờ, bạn sẽ có thể xem biểu mẫu của mình trên trang Mẫu.
Image
Cách điền vào biểu mẫu bằng DocuSign
Quy trình điền biểu mẫu tương tự như ký tài liệu bằng DocuSign.
- Chọn Xem lại Tài liệutrong email DocuSign mà bạn nhận được để bắt đầu.
- Chọn Tiếp tụcđể bắt đầu điền vào biểu mẫu của bạn.
- Chọn các trường bạn cần điền hoặc chọn Bắt đầuđể cho phép DocuSign hướng dẫn bạn qua tài liệu, đưa bạn đến từng phần yêu cầu chữ ký.
-
Nhập thông tin của bạn vào các trường. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ hộp kiểm hoặc tùy chọn nào trong menu thả xuống.
Image - Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Hoàn tất. Biểu mẫu của bạn sẽ tự động được gửi lại cho người gửi.
