Mặc dù có thể sao chép và dán dữ liệu từ tệp Excel này sang tệp Excel khác, bạn cũng có thể tạo liên kết giữa hai tệp hoặc sổ làm việc. Khi bạn tạo liên kết giữa các tệp, dữ liệu được sao chép sẽ cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi. Cũng có thể tạo liên kết giữa biểu đồ nằm trong sổ làm việc Excel và tệp Microsoft Word hoặc trang chiếu PowerPoint.
Thông tin trong bài viết này áp dụng cho Word, Excel và PowerPoint trong Office 2019, 2016, 2013, 2010; Microsoft 365 và Office dành cho Mac.
Dán các liên kết giữa các tệp Excel và Word
Khi dữ liệu từ tệp Excel được liên kết với tài liệu Word, dữ liệu sẽ được dán vào tài liệu dưới dạng bảng. Sau đó, bảng có thể được định dạng bằng các tính năng định dạng của Word.
Liên kết này được tạo bằng tùy chọn Dán liên kết. Đối với các thao tác dán liên kết, tệp chứa dữ liệu gốc được gọi là tệp nguồn và tệp hoặc sổ làm việc thứ hai chứa công thức liên kết là tệp đích.
Liên kết các ô đơn trong Excel với công thức
Các liên kết cũng có thể được tạo giữa các ô riêng lẻ trong các sổ làm việc Excel riêng biệt bằng cách sử dụng một công thức. Sử dụng phương pháp này để tạo liên kết trực tiếp cho các công thức hoặc dữ liệu, nhưng nó chỉ hoạt động cho các ô đơn lẻ.
- Chọn ô trong sổ làm việc đích mà bạn muốn dữ liệu hiển thị.
- Nhấn dấu bằng (=) trên bàn phím để bắt đầu công thức.
- Chuyển sang sổ làm việc nguồn và chọn ô chứa dữ liệu được liên kết.
-
Bấm Nhập. Excel chuyển trở lại tệp đích. Dữ liệu được liên kết hiển thị trong ô đã chọn.
Image - Chọn dữ liệu được liên kết để hiển thị công thức liên kết trong Thanh Công thức phía trên trang tính.
Bottom Line
Khi dán liên kết cho dữ liệu, Word cho phép bạn chọn định dạng dữ liệu được liên kết bằng cách sử dụng cài đặt hiện tại cho tệp nguồn hoặc tệp đích. Excel không cung cấp các tùy chọn này. Excel tự động áp dụng cài đặt định dạng hiện tại trong tệp đích.
Liên kết Dữ liệu giữa Word và Excel
Để liên kết dữ liệu giữa Word và Excel:
- Mở sổ làm việc Excel chứa dữ liệu được liên kết (tệp nguồn).
- Mở tệp đích. Đây có thể là sổ làm việc Excel hoặc tài liệu Word.
- Trong tệp nguồn, đánh dấu dữ liệu sẽ được sao chép.
-
Trong tệp nguồn, chọn Home> Copy. Dữ liệu đã chọn được bao quanh bởi một đường chấm.
Image - Trong tệp đích, chọn vị trí nơi dữ liệu được liên kết sẽ được hiển thị. Trong Excel, hãy chọn ô ở góc trên bên trái của dữ liệu đã dán.
-
Vào Homevà chọn mũi tên thả xuống Paste để hiển thị danh sách Paste Options.
Image - Chọn tùy chọn Liên kết. Dữ liệu được liên kết xuất hiện trong tệp đích.
Nếu cả hai tệp đều mở khi dữ liệu được cập nhật trong tệp nguồn, tệp đích sẽ cập nhật ngay lập tức.
Nếu tệp đích bị đóng khi dữ liệu nguồn bị thay đổi, dữ liệu trong các ô đích sẽ cập nhật vào lần tiếp theo khi tệp đó được mở.
Nếu tệp nguồn bị đóng khi tệp đích được mở, một hộp cảnh báo có thể mở ra để cho biết rằng tài liệu có chứa các liên kết đến các tệp bên ngoài. Bạn sẽ được yêu cầu Cập nhậthoặc Không cập nhậtcác liên kết.
Xem Công thức Liên kết trong Excel
Công thức liên kết hiển thị khác trong các phiên bản Excel cũ hơn:
- Nếu bạn chọn dữ liệu được liên kết trong tệp đích, một công thức như =[Book1] Sheet1! A1sẽ xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính.
- Trong Excel 2007, công thức liên kết hiển thị dưới dạng {=Excel. Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'}trong thanh công thức.
Trong công thức 2007, tham chiếu ô tuyệt đối được viết theo kiểu R1C1, viết tắt của hàng 1 cột 1 và tương đương với kiểu tham chiếu ô phổ biến hơn SAS1.
Trong cả hai công thức, Book1cho biết tên của tệp nguồn.
Xem Thông tin Liên kết trong Microsoft Word
Để xem thông tin về dữ liệu được liên kết (chẳng hạn như tệp nguồn, dữ liệu được liên kết và phương pháp cập nhật) trong Word:
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu được liên kết để mở menu ngữ cảnh.
-
Chọn Đối tượng Trang tính được Liên kết> Liên kết để mở hộp thoại Liên kết.
Image - Nếu có nhiều hơn một liên kết trong tài liệu hiện tại, tất cả các liên kết sẽ được liệt kê trong cửa sổ ở đầu hộp thoại. Chọn một liên kết để hiển thị thông tin về liên kết đó bên dưới cửa sổ.
Dán Liên kết giữa Biểu đồ Excel và PowerPoint hoặc Word
Ngoài việc tạo liên kết cho dữ liệu văn bản hoặc công thức, cũng có thể sử dụng Liên kết Dán để kết nối biểu đồ nằm trong một sổ làm việc Excel với một bản sao trong sổ làm việc thứ hai. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để liên kết biểu đồ Excel với tệp PowerPoint hoặc Word.
Sau khi được liên kết, các thay đổi đối với dữ liệu trong tệp nguồn được phản ánh trong cả biểu đồ gốc và bản sao nằm trong tệp đích.
Bottom Line
Khi dán liên kết giữa các biểu đồ, PowerPoint, Word và Excel cho phép bạn chọn định dạng biểu đồ được liên kết bằng cách sử dụng chủ đề định dạng hiện tại cho tệp nguồn hoặc tệp đích.
Biểu đồ Liên kết trong Excel và PowerPoint
Ví dụ sau cho thấy cách liên kết giữa biểu đồ trong sổ làm việc Excel (tệp nguồn) và trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint (tệp đích).
- Mở sổ làm việc có chứa biểu đồ cần sao chép.
- Mở tệp bản trình bày đích.
- Trong sổ làm việc Excel, hãy chọn biểu đồ.
-
Trong Excel, chọn Home> Copy.
Image - Trong PowerPoint, chọn trang chiếu nơi biểu đồ được liên kết sẽ được hiển thị.
- Trong PowerPoint, chọn mũi tên thả xuống Dánđể hiển thị danh sách các lựa chọn.
- Chọn Sử dụng Chủ đề Đíchhoặc Giữ Định dạng Nguồnđể dán biểu đồ được liên kết vào PowerPoint.
Nếu cả hai tệp chứa biểu đồ được liên kết đều mở, các thay đổi đối với cập nhật dữ liệu nguồn ngay lập tức trong cả hai biểu đồ.
Khi mở bản trình bày PowerPoint có chứa dữ liệu được liên kết, một hộp cảnh báo có thể mở ra để chỉ ra mối quan tâm tiềm ẩn về bảo mật. Bạn sẽ được hỏi có muốn cập nhật dữ liệu được liên kết hay không.
