Điều cần biết
- Bạn có thể tạo một tài khoản trong trung tâm quản trị MS 365 trong Groups> Hộp thư dùng chung. Chọn Thêm hộp thưvà làm theo các bước từ đó.
- Mọi người được chỉ định vào hộp thư dùng chung Microsoft Office 365 đều có quyền truy cập vào mọi thứ trong đó: email đến, thư trả lời, chuyển tiếp, v.v.
- Người dùng Office 365 cần đăng ký Microsoft Exchange Online để truy cập thư chia sẻ.
Bài viết này giải thích cách thêm người dùng vào hộp thư Outlook dùng chung và cách sử dụng hộp thư dùng chung trong Outlook, trên web và từ ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các hướng dẫn này áp dụng cho Office 365 dành cho Windows và macOS; Triển vọng 2019, 2016, 2013 và 2010; Outlook cho iOS và Android; và Outlook trên web.
Cách tạo Hộp thư dùng chung trong Office 365
Bạn có thể tạo bao nhiêu hộp thư dùng chung tùy ý, nhưng mỗi người dùng mà bạn chỉ định vào hộp thư phải có đăng ký Microsoft 365. Để thiết lập hộp thư dùng chung:
-
Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 bằng tài khoản quản trị toàn cầu Microsoft 365 của bạn hoặc thông tin đăng nhập tài khoản quản trị viên Exchange.
Trung tâm quản trị Microsoft 365 trước đây được gọi là trung tâm quản trị Office 365.
-
Chọn Nhóm> Hộp thư dùng chungtrong ngăn điều hướng.
Image - Chọn Thêm hộp thưtrên trang Hộp thư dùng chung.
-
Trên trang Thêm hộp thư, nhập tên cho hộp thư dùng chung trong trường Tên.
Image -
Bí danh hộp thư được tạo tự động trong trường Email, nhưng bạn có thể thay đổi bí danh nếu muốn. Khi bạn đã đặt tên cho hộp thư dùng chung, hãy chọn Thêm.
Image - Chọn Thêm thành viên vào hộp thư nàydưới Các bước tiếp theo.
- Chọn Thêm thành viêntrên trang Thêm thành viên Hộp thư dùng chung.
-
Dưới Thành viên, chọn hộp bên cạnh mỗi người sẽ có quyền truy cập vào hộp thư chung. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Lưurồi đến Đóng.
Nếu bạn không thấy tên của một người trong danh sách, hãy chọn Tìm kiếmvà nhập tên của người đó.
Cách lưu Email đã Gửi vào Hộp thư Chia sẻ
Khi người dùng gửi email từ hộp thư dùng chung, một bản sao của thư đó sẽ được lưu vào thư mục Sent Itemscủa người dùng đó, không phải vào hộp thư dùng chung. Nếu bạn muốn lưu những email này vào hộp thư dùng chung, bạn phải chỉnh sửa cài đặt hộp thư dùng chung.
Để lưu các email đã gửi vào hộp thư dùng chung, hãy hoàn thành các bước sau:
- Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 và chọn Groups> Hộp thư dùng chungtrong ngăn điều hướng.
- Chọn hộp thư dùng chung của bạn.
-
Chọn Chỉnh sửabên cạnh Các mục đã gửi.
Image - Đặt cả Sao chép các mục được gửi dưới dạng hộp thư nàyvà Sao chép các mục được gửi thay mặt cho hộp thư nàythành Bật, sau đó chọn Lưu.
Cách sử dụng Hộp thư dùng chung trong Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010
Khi bạn thiết lập hộp thư dùng chung, những người dùng khác không phải làm bất cứ điều gì để hiển thị hộp thư dùng chung trong phiên bản Outlook trên máy tính. Hộp thư được chia sẻ tự động xuất hiện trong thanh bên của Outlook.
Để gửi email từ hộp thư dùng chung, hãy hoàn thành các bước sau:
- Chọn tab Homeở đầu Outlook.
-
Chọn Email mớiđể tạo tin nhắn mới.
Image - Chọn Từtrong email mới, rồi chọn hộp thư dùng chung.
- Nhập tin nhắn của bạn và chọn Gửi.
Cách Truy cập Hộp thư Dùng chung trong Outlook trên Web
Nếu bạn muốn làm việc với hộp thư dùng chung trong trình duyệt web, bạn phải thêm hộp thư theo cách thủ công. Để thêm hộp thư dùng chung vào Outlook trên web, hãy hoàn thành các bước sau:
- Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn, rồi chọn ứng dụng Outlook.
- Bấm chuột phải vào Thư mục(hoặc tên hộp thư của bạn) trong ngăn điều hướng, sau đó chọn Thêm thư mục chia sẻ.
- Nhập địa chỉ email của hộp thư dùng chung vào hộp thoại Thêm thư mục dùng chung, rồi chọn Thêm.
Cách Thêm Hộp thư Dùng chung vào Outlook Mobile App
Nếu bạn muốn truy cập hộp thư dùng chung từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình, hãy làm theo các bước sau:
- Khởi chạy ứng dụng Outlook cho iOS hoặc Android và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
-
Nhấn Thêm tài khoảntrong ngăn bên trái, sau đó nhấn Thêm hộp thư dùng chung.
Nếu bạn có nhiều tài khoản Outlook, hãy chọn tài khoản có quyền truy cập vào hộp thư dùng chung.
-
Nhập địa chỉ email. Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thư được chia sẻ trong tài khoản của mình trong ứng dụng Outlook.
Nếu bạn muốn xóa hộp thư dùng chung khỏi ứng dụng Outlook, hãy đi tới Cài đặt> Tài khoản, sau đó nhấn vào hộp thư được chia sẻ và chọn Xóa tài khoản.
Hộp thư Dùng chung trong Office 365 là gì?
Mọi người được chỉ định vào hộp thư dùng chung Office 365 đều có toàn quyền truy cập vào tất cả các thư trong đó. Người dùng thành viên có thể đọc email đến, trả lời tin nhắn, chuyển tiếp tin nhắn và xem những người khác đã trả lời như thế nào.
Khi một thành viên trong nhóm trả lời email từ hộp thư dùng chung, email đó sẽ được gửi từ địa chỉ được chia sẻ chứ không phải địa chỉ email của cá nhân, vì vậy thông tin của mọi người sẽ được bảo mật. Điều đó nói rằng, các hộp thư dùng chung thường không có tên người dùng hoặc mật khẩu, gây ra một số lo ngại về bảo mật.
Tại sao Sử dụng Hộp thư Dùng chung?
Hộp thư dùng chung là lựa chọn lý tưởng cho các bộ phận tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng muốn các thành viên trong nhóm sẵn sàng trả lời email đến. Hộp thư dùng chung cũng đi kèm với danh sách liên hệ dùng chung và lịch dùng chung, vì vậy các thành viên của nhóm có thể tạo cuộc hẹn ở vị trí trung tâm mà tất cả các thành viên đều có thể nhìn thấy.
