Điều cần biết
- Trong Outlook, chọn File> Info> Account Settings> Cài đặt tài khoản.
- Đi tới tab Tệp Dữ liệuvà chọn Thêm. Trong hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook Mới, chọn Tệp Dữ liệu Outlookrồi chọn OK.
- Đặt tên cho kho lưu trữ, chọn vị trí cho nó và chọn OK. Kéo và thả toàn bộ thư mục vào thư mục Lưu trữ mới.
Bài viết này giải thích cách giữ cho tệp PST nhỏ bằng cách lưu trữ thư cũ của bạn. Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010.
Cách Lưu trữ Thư Cũ trong Outlook để Giữ cho Tệp PST Nhỏ gọn
Khi hàng đống thư bạn lưu giữ trong Outlook ngày càng nhiều, thì thông thường, Outlook sẽ mất thời gian để làm những gì bạn muốn. Giới hạn kích thước tệp PST xuất hiện. (Tệp PST hoặc "Thư mục Cá nhân" là nơi Outlook lưu giữ tất cả dữ liệu của bạn, bao gồm lịch, danh bạ và email.)
Để tạo một kho lưu trữ các thư cũ trong Outlook tách biệt với tệp PST bạn sử dụng hàng ngày:
- Chọn Tệpvà chọn Thông tin.
-
Chọn Cài đặt Tài khoảnvà chọn Cài đặt Tài khoảntừ menu. Cửa sổ Cài đặt Tài khoản sẽ mở ra.
Image -
Chọn tab Tệp Dữ liệu.
Image -
Chọn Thêm. Hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook Mới sẽ mở ra.
Image -
Chọn Tệp Dữ liệu Outlookvà chọn OK.
Image -
Nhập tên cho tệp lưu trữ dưới Tên tệpvà chọn vị trí bạn muốn lưu tệp.
Image - Chọn OKvà đóng cửa sổ.
Di chuyển Thư vào Kho lưu trữ
Để điền PST lưu trữ mới tạo của bạn, hãy kéo và thả toàn bộ thư mục vào thư mục gốc mới xuất hiện trong Thư mục Thư Điều này rất hữu ích nếu bạn đã có Lưu trữ thư mụccó chứa tất cả thư của năm ngoái. Chỉ cần thả nó vào PST lưu trữ.
Ngoài ra, để lưu trữ các mục riêng lẻ:
- Nhấp chuột phải vào thư mục gốc được đặt tên theo PST lưu trữ của bạn trong Thư mục Thư.
-
Chọn Thư mục mớitừ menu.
Image -
Nhập tên thư mục mong muốn.
Đảm bảo rằng Thư và Mục Đăng được chọn trong Thư mục chứanếu bạn muốn lưu trữ email. Để lưu trữ các mục khác, hãy chọn danh mục thích hợp.
Image - Kéo và thả từng email hoặc nhóm email vào thư mục mới tạo.
- Để di chuyển tất cả thư trước một ngày nhất định trong một thư mục (hoặc các thư mục lồng nhau), hãy chọn File> Info.
-
Chọn Toolsvà chọn Mailbox Cleanup.
Image -
Chọn AutoArchivetừ menu đã xuất hiện.
Image
Đóng Tệp PST Lưu trữ
Sau khi bạn đã lưu trữ tất cả các mục, bạn có thể đóng tệp PST trong Outlook:
- Nhấp chuột phải vào thư mục gốc của PST lưu trữ của bạn trong Thư mục Thư.
-
Chọn Đóng "_"từ menu.
Image
Truy cập Thư từ Tệp PST Lưu trữ Đã Đóng
Để truy xuất thư từ tệp PST lưu trữ mà bạn đã đóng:
- Chọn tab Filevà chọn Open & Export.
-
Chọn Mở Tệp Dữ liệu Outlook.
Image - Tệp PST và các thư mục của nó sẽ xuất hiện trong Thư mục Thư, sẵn sàng hoạt động.
Tệp PST nhỏ là tệp PST nhanh
Việc giữ cho kích thước tệp PST chính của bạn nhỏ và có thể quản lý được. Bạn có thể yêu cầu Outlook thực hiện một số việc đó bằng cách sử dụng Tự động lưu trữ hoặc phân chia thư của bạn giữa nhiều tệp PST hơn, việc này có thể dễ dàng và nhanh chóng.
