Năng suất có nghĩa là hoàn thành nhiều việc hơn với các công cụ cốt lõi thường dành cho nhiệm vụ cụ thể. Nếu bạn đang viết báo cáo, bạn cần một trình xử lý văn bản và nếu bạn đang thiết kế một chiếc ô tô, bạn cần một phần mềm thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính. Điểm chung của hầu hết các công việc là cần phải lập kế hoạch nhiệm vụ, lên lịch và ghi chú. Dưới đây là một số ứng dụng năng suất tốt nhất của Windows để tổ chức các dự án của bạn và hoàn thành công việc.
Tiêu chuẩn Công nghiệp cho Ứng dụng Tổ chức Tốt nhất: Microsoft Outlook
Những gì chúng tôi thích
- Hệ thống mạnh mẽ tích hợp lịch, tác vụ, ghi chú và email.
- Danh mục có thể được sử dụng cho bối cảnh GTD, dự án, v.v.
- Bộ lọc phức tạp.
- Đồng bộ hóa với thiết bị di động.
- Ghi chú rất tiện để ghi lại ý tưởng.
Điều chúng ta không thích
- Nó có thể trở nên quá phức tạp.
- Thiết lập GTD hơi khó.
Microsoft Outlook là hệ thống lịch và email phổ biến trong thế giới kinh doanh. Nó tuân theo sự kết hợp năng suất của lịch, nhiệm vụ, ghi chú và danh bạ. Đã có thể đồng bộ hóa loại dữ liệu này trên các thiết bị di động trong nhiều năm, bắt đầu với Psion Organizer vào năm 1984 và tiếp tục với Blackberry.
Các tính năng như Danh mục cho phép bạn gắn thẻ và lọc các mục theo bất kỳ cách nào bạn thích, làm cho nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để hoàn thành công việc. Một hệ thống phổ biến là đặt tiền tố các ngữ cảnh bằng dấu @, ví dụ: @home hoặc @work. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng lọc danh sách công việc của mình để chỉ xem các công việc có liên quan tại một thời điểm cụ thể.
Tải xuống Cho:
Phần mềm Năng suất Thay thế Miễn phí: Lịch Google
Những gì chúng tôi thích
- Đơn giản và dễ sử dụng.
- Tuyệt vời cho lịch dùng chung.
Điều chúng ta không thích
Thiếu danh mục nhiệm vụ khiến GTD trở nên khó khăn.
Bộ Google cung cấp hệ thống tác vụ và lịch đơn giản hơn hệ thống trong Outlook. Lịch Google có thể giúp bạn sử dụng dễ dàng hơn, mặc dù không thể sử dụng các danh mục cho thời gian triển khai GTD (Hoàn thành mọi việc) thích hợp. Hệ thống dựa trên đám mây rất phù hợp cho các lịch dùng chung.
Tải xuống Cho:
Đồng bộ hóa dữ liệu giữa ứng dụng năng suất PC và điện thoại: CompanionLink
Những gì chúng tôi thích
- Đồng bộ hóa Outlook với Android hoặc iOS.
- Hoàn thành đồng bộ, bao gồm các danh mục.
-
Đồng bộ hóa các trường tùy chỉnh.
Điều chúng ta không thích
- Chi phí 49,95 đô la để đồng bộ hóa điện thoại của bạn.
- Có thêm chi phí cho đồng bộ hóa dựa trên đám mây.
Để giữ cho dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa giữa Outlook trên PC và điện thoại, CompanionLink là ứng dụng tốt nhất. Hầu hết các giải pháp khác chỉ đồng bộ hóa một số dữ liệu của bạn, vì vậy các tính năng, chẳng hạn như Danh mục, có thể không được đồng bộ hóa. CompanionLink đồng bộ hóa mọi thứ trong cơ sở dữ liệu Outlook tiêu chuẩn và cũng cho phép bạn định cấu hình các trường tùy chỉnh.
Tải xuống Cho:
Đối với Quản lý Dự án Nghiêm túc: Microsoft Project
Những gì chúng tôi thích
- Quản lý dự án theo tiêu chuẩn ngành.
- Lên lịch cho các hoạt động quan trọng.
- Cân đối phân bổ nguồn lực.
Điều chúng ta không thích
-
Đường cong học tập vượt bậc.
- Có thể tốn nhiều thời gian.
Các dự án phức tạp liên quan đến nhiều hoạt động diễn ra cùng một lúc, các hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi các hoạt động khác hoàn thành và phải phân bổ nhiều nguồn lực. Đối với kiểu quản lý dự án này, Microsoft Project là tiêu chuẩn công nghiệp. Tuy nhiên, mặc dù đây là một phần mềm mạnh mẽ, nhưng nó có thể tốn nhiều thời gian.
Tải xuống Cho:
Để lưu giữ các ghi chú Post-it trên đám mây: Google Keep
Những gì chúng tôi thích
- Ghi chú bằng hình ảnh linh hoạt.
- Tạo danh sách kiểm tra có thể sử dụng lại.
- Đặt lời nhắc theo thời gian hoặc địa điểm.
Điều chúng ta không thích
Vị trí phải là một vị trí duy nhất.
Google Keep được thiết kế để trông giống như ghi chú Post-it, nhưng nó còn làm được nhiều hơn thế, vì nó cũng hỗ trợ các bản phác thảo, ảnh, văn bản và danh sách. Nó có sẵn trực tuyến, chủ yếu để sử dụng trên PC và nó đồng bộ hóa với Android và iOS.
Lời nhắc có thể được đặt theo thời gian hoặc vị trí, nhưng nó chỉ có thể là một vị trí duy nhất. Thật tiếc khi tính năng này không được tích hợp tốt hơn với Google Maps - sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể nói "nhắc tôi ở trạm xăng".
Tải xuống Cho:
Một thay thế cho Notepad: Windows Sticky Notes
Những gì chúng tôi thích
- Ghi chú đơn giản, không bị phân tâm.
- Syncs với Android.
Điều chúng ta không thích
Không có đồng bộ iPhone.
Sticky Notes có sẵn trong Windows 10, 8 và 7 và có thể được tải xuống từ Microsoft. Ứng dụng này cho phép bạn tạo ghi chú định dạng lại cho vừa với cửa sổ có kích thước bất kỳ, giống như tệp văn bản trong Notepad. Có thể áp dụng nhiều định dạng hơn, chẳng hạn như dấu đầu dòng, nhưng sự khác biệt lớn nhất là mọi thứ được lưu trữ ở một vị trí và có thể được đồng bộ hóa với thiết bị Android.
Tải xuống Cho:
Một Ứng dụng Năng suất Lập bản đồ Tư duy tuyệt vời: SimpleMind
Những gì chúng tôi thích
- Ghi chú trực quan.
- Hệ thống phân cấp có cấu trúc.
- Đồng bộ hóa trên tất cả các nền tảng.
Điều chúng ta không thích
- Bài thuyết trình có thể cản trở ý tưởng.
- Phần mềm đắt tiền.
MindMapping là một cách động não và ghi chú được thiết kế để giống với cách hoạt động của não và được cho là giúp cải thiện trí nhớ và khả năng sáng tạo. SimpleMind tận dụng điều này bằng cách cho phép bạn tạo Sơ đồ tư duy trên Windows, Mac, Android và iOS. Các bản đồ đã tạo và đã hoàn thiện có thể được đồng bộ hóa qua Dropbox hoặc Google Drive để bạn có thể truy cập chúng từ mọi thiết bị.
Tải xuống Cho:
Phần mềm Năng suất Đưa Bảng Kanban lên Đám mây: Trello
Những gì chúng tôi thích
- Hệ thống trực quan đơn giản.
- Tuyệt vời cho các nhóm phân tán cần trực quan hóa khối lượng công việc của họ.
Điều chúng ta không thích
- Không lập lịch phức tạp và san lấp mặt bằng tài nguyên như Microsoft Project.
- Không cho phép nhắc nhở ngữ cảnh như GTD trong Outlook.
Kanban sử dụng thẻ trực quan để theo dõi các công việc bạn cần làm. Tuy nhiên, Trello thay thế các thẻ trên bảng vật lý bằng bảng Kanban kỹ thuật số sống trên đám mây. Điều này rất tốt cho các nhóm phân tán cần theo dõi những gì họ đang làm đồng thời nhận thức được những gì các nhóm khác đang làm.
Tải xuống Cho:
Đơn giản với Tính toán: Microsoft Excel
Những gì chúng tôi thích
- Đơn giản và linh hoạt để lập kế hoạch.
- Dễ dàng tính toán khối lượng công việc và lịch trình.
Điều chúng ta không thích
Không có lời nhắc.
Microsoft Excel có nhiều công dụng để tổ chức dữ liệu và thực hiện các phép tính. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch dự án và lên lịch thời gian; bạn có thể dễ dàng liệt kê các nhiệm vụ cùng với thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Sau đó, Excel có thể tính toán tổng thời gian cần thiết, cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc mục tiêu. Thật dễ dàng để cắt và dán các nhiệm vụ và điều chỉnh thời gian khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình.
Tải xuống Cho:
Dành cho khi bạn muốn sự đơn giản: Windows Notepad
Những gì chúng tôi thích
- Ghi chú đơn giản không gây mất tập trung.
- Linh hoạt.
- Bao gồm miễn phí với Windows.
- Định dạng lại văn bản để vừa với bất kỳ cửa sổ có kích thước nào.
Điều chúng ta không thích
- Không tự động hóa bất cứ thứ gì.
- Không đồng bộ hóa với thiết bị di động.
Khi nói đến động não và cấu trúc một kế hoạch, đơn giản thường tốt hơn, và bạn không thể đơn giản hơn Notepad. Rất ít công cụ cung cấp cho bạn cách để ghi lại suy nghĩ của mình bằng văn bản mà không bị phân tâm bởi các tính năng định dạng hoặc phần mềm.
Một lợi ích khác của Notepad so với các ứng dụng khác là văn bản định dạng lại để vừa với một cửa sổ có kích thước bất kỳ, cho phép bạn tận dụng tối đa không gian có sẵn trên màn hình của mình. Thật dễ dàng để quên đi Notepad, vì nó đã có từ phiên bản Windows đầu tiên vào năm 1985, nhưng đôi khi bạn không thể đánh bại bản gốc.
