Bài học rút ra chính
- Gửi theo lịch trình của Fastmail chia tách việc tạo và gửi email.
- Sử dụng nó như một lời nhắc nhở hoặc để tránh gây căng thẳng cho đồng nghiệp vào cuối tuần.
- Email là cách tốt nhất và tệ nhất để giao tiếp trong công việc.
Bạn đã bao giờ soạn email vào tối chủ nhật, rồi chần chừ trước khi nhấn gửi. Gửi theo lịch trình sẽ hữu ích.
Nhà cung cấp email đầu tiên về quyền riêng tư kỳ cựu Fastmail vừa thêm tính năng Gửi theo lịch trình, một tính năng đã có trong một số ứng dụng và dịch vụ email khác và một tính năng có lẽ phải là tiêu chuẩn cho tất cả các email. Đó là một tính năng đơn giản. Bạn có thể soạn email bất cứ khi nào thuận tiện cho mình và lên lịch gửi email vào thời điểm phù hợp hơn với người nhận.
"Tôi không thích áp đặt mọi người, nhưng đôi khi tôi thích làm việc muộn hoặc vào cuối tuần. Ngay cả khi mọi người đang nghỉ ngơi hoặc dành thời gian nghỉ ngơi, họ sẽ thấy email của bạn", nhà tạo mẫu thời trang và nhiếp ảnh gia tự do Nuria Gregori. "Có thể không mong đợi rằng bạn sẽ trả lời email ngay lập tức, nhưng đối với những người làm nghề tự do, bạn thường cảm thấy rằng mình phải làm vậy."
Gửi sau
Việc triển khai Gửi theo lịch trình củaFastmail sẽ không làm bạn ngạc nhiên chút nào, điều này thật tuyệt. Bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh nút gửi và chọn từ danh sách thả xuống các cài đặt trước-sau hôm nay, tối nay, ngày mai, v.v. Nếu những thứ đó không phù hợp với bạn, bạn có thể chọn ngày và giờ chính xác.
Tách biệt việc tạo email với thời gian gửi của nó mang lại một số cơ hội gọn gàng. Như chúng ta đã thấy ở trên, bạn có thể soạn email vào tối Chủ nhật và gửi trong giờ hành chính bình thường hơn. Điều này không chỉ tốt hơn cho người nhận mà còn có thể che giấu sự thật rằng bạn làm việc vào cuối tuần, đây là điều có thể dẫn đến những kỳ vọng không mong muốn trong tương lai.
Có thể bạn sẽ không trả lời email ngay lập tức, nhưng đối với những người làm nghề tự do, bạn thường cảm thấy rằng mình phải làm vậy.
Bạn cũng có thể sắp xếp các thư cần gửi vào một thời điểm nhất định, nhưng có thể là khi bạn đang ngủ. Hoặc bạn có thể hẹn giờ gửi email đến hộp thư đến của ai đó khi họ đến nơi làm việc, đặt nó-hy vọng-ở đầu danh sách của họ.
Các thủ thuật khác bao gồm gửi lời nhắc hẹn giờ cho chính bạn, giữ email cá nhân cho bạn bè của bạn cho đến tối hoặc lên lịch gửi email cho sếp của bạn vào tối thứ Sáu, sau đó bỏ qua tất cả email của bạn cho đến thứ Hai nếu bạn muốn.
Đó là về kiểm soát. Bằng cách kiểm soát nhiều hơn việc giao tiếp, bạn có thể giảm quá tải và căng thẳng về tinh thần.
Căng thẳng
Email có thể là một trong những nguồn căng thẳng lớn nhất trong công việc hiện đại. Bạn có thể có một đống thư chưa đọc không bao giờ kết thúc mà bạn cần phải xử lý. Tệ hơn nữa, một email quan trọng có thể lọt qua sự chú ý của bạn, bị che khuất bởi tất cả Fwd: Fwd: Fwd rác làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
Và sau đó là những mong đợi. Khi bạn nhận được email, đó là suy nghĩ của bạn. Ngay cả khi người gửi không mong đợi câu trả lời, bạn có thể cảm thấy bắt buộc phải đưa ra một câu trả lời sớm hơn là muộn hơn, ngay cả khi nó chỉ là để giải quyết và giải quyết vấn đề của bạn.
Và vì việc lên lịch email do người gửi quyết định - tức là bất kỳ ai cũng có thể đưa bất cứ thứ gì vào hộp thư đến của bạn bất kỳ lúc nào - bạn không có quyền kiểm soát.
“Email vẫn là cách tốt nhất để giao tiếp ở nơi làm việc. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không tổ chức email của họ,”phóng viên công nghệ Radu Tyrsina nói với Lifewire qua email. “Nó ồn ào khắp nơi và không ai trong chúng tôi có đủ kiên nhẫn để dọn dẹp đống lộn xộn mỗi ngày.”
Đó là lý do tại sao điều gì đó như gửi theo lịch trình lại quan trọng, nhưng chỉ khi mọi người sử dụng nó và sử dụng nó cho các lực lượng thiện, không phải ác. Quản lý email công việc được đẩy lên người dùng khi người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hơn.
Công ty xe hơi của Đức Daimler, công ty sở hữu Mercedes, đã có ý tưởng đúng đắn. Khi nhân viên đi nghỉ, tất cả các email gửi đến đều được chuyển vào thùng rác. Sẽ không trở lại sau kỳ nghỉ và xử lý email trị giá hai tuần. Người gửi nhận được thư trả lời tự động yêu cầu họ gửi lại bất kỳ thứ gì quan trọng sau khi nhân viên trở lại văn phòng.
Đây là một ví dụ tuyệt vời về việc loại bỏ sự căng thẳng của email, nhưng thật không may, phần lớn trách nhiệm vẫn thuộc về chúng ta, những người dùng. Các công cụ như Gửi theo lịch biểu có thể giúp ích, nhưng cho đến khi chúng tôi ngừng coi email như một bãi chứa để lấy nội dung ra khỏi hộp thư đến của chính chúng tôi, như một nơi để yêu cầu phản hồi tức thì và là thứ mà chúng tôi kiểm tra liên tục, email sẽ luôn căng thẳng.
