Excel là một chương trình bảng tính điện tử được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và xử lý dữ liệu.
Thông tin chúng tôi đã chuẩn bị đề cập đến Microsoft Excel nói chung và không giới hạn ở bất kỳ phiên bản cụ thể nào của chương trình.
Những gì Excel được sử dụng cho
Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu dựa trên bảng tính giấy được sử dụng cho kế toán. Như vậy, bố cục cơ bản của bảng tính vi tính cũng giống như bố cục trên giấy. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các bảng - là tập hợp các ô hoặc ô hình chữ nhật nhỏ được sắp xếp thành các hàng và cột.
Tất cả các phiên bản của Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ một số trang bảng tính trong một tệp máy tính duy nhất. Tệp máy tính đã lưu thường được gọi là sổ làm việc và mỗi trang trong sổ làm việc là một trang tính riêng biệt.
Ô bảng tính và ô tham chiếu
Khi bạn nhìn vào màn hình Excel - hoặc bất kỳ màn hình bảng tính nào khác - bạn sẽ thấy một bảng hình chữ nhật hoặc lưới các hàng và cột.
Trong các phiên bản Excel mới hơn, mỗi trang tính chứa khoảng một triệu hàng và hơn 16.000 cột, điều này cần một lược đồ đánh địa chỉ để theo dõi vị trí của dữ liệu.
Các hàng ngang được xác định bằng các số (1, 2, 3) và các cột dọc bằng các chữ cái trong bảng chữ cái (A, B, C). Đối với các cột ngoài 26, các cột được xác định bằng hai hoặc nhiều chữ cái như AA, AB, AC hoặc AAA, AAB, v.v.
Giao điểm giữa một cột và một hàng là một hộp hình chữ nhật nhỏ được gọi là một ô. Ô là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong trang tính và vì mỗi trang tính chứa hàng triệu ô này nên mỗi ô được xác định bằng tham chiếu ô của nó.
Tham chiếu ô là sự kết hợp của ký tự cột và số hàng, chẳng hạn như A3, B6 và AA345. Trong các tham chiếu ô này, ký tự cột luôn được liệt kê đầu tiên.
Kiểu dữ liệu, Công thức và Hàm
Các loại dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm:
- Số
- Soạn
- Ngày và giờ
- Giá trị Boolean
- Công thức
Công thức được sử dụng để tính toán - thường kết hợp dữ liệu chứa trong các ô khác. Tuy nhiên, những ô này có thể nằm trên các trang tính khác nhau hoặc trong các sổ làm việc khác nhau.
Việc tạo công thức bắt đầu bằng cách nhập dấu bằng vào ô mà bạn muốn hiển thị câu trả lời. Công thức cũng có thể bao gồm các tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu và một hoặc nhiều hàm bảng tính.
Các hàm trong Excel và các bảng tính điện tử khác là các công thức tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện nhiều phép tính - từ các thao tác thông thường như nhập ngày hoặc giờ đến các thao tác phức tạp hơn như tìm thông tin cụ thể. trong các bảng dữ liệu lớn.
Excel và Dữ liệu Tài chính
Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên loại dữ liệu này bao gồm:
- Thực hiện các phép toán cơ bản như tính tổng các cột hoặc hàng số
- Tìm kiếm các giá trị như lãi hoặc lỗ
- Tính toán kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp
- Tìm giá trị thống kê trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu cụ thể
- Thực hiện phân tích Điều gì xảy ra trên dữ liệu, trong đó các biến được sửa đổi lần lượt để xem thay đổi ảnh hưởng như thế nào đến dữ liệu khác, chẳng hạn như chi phí và lợi nhuận
Các Công dụng Khác của Excel
Các phép toán phổ biến khác mà Excel có thể được sử dụng bao gồm:
- Dữ liệu vẽ biểu đồ hoặc biểu đồ để hỗ trợ người dùng xác định xu hướng dữ liệu
- Định dạng dữ liệu để làm cho dữ liệu quan trọng dễ tìm và dễ hiểu
- In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong báo cáo
- Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể
- Liên kết dữ liệu trang tính và biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word
- Nhập dữ liệu từ các chương trình cơ sở dữ liệu để phân tích
Bảng tính là "ứng dụng giết người" ban đầu cho máy tính cá nhân vì khả năng biên dịch và hiểu thông tin của chúng. Các chương trình bảng tính ban đầu như VisiCalc và Lotus 1-2-3 chịu trách nhiệm chính cho sự phát triển phổ biến của các máy tính như Apple II và IBM PC như một công cụ kinh doanh.
Giải pháp thay thế Excel
Các chương trình bảng tính hiện tại khác có sẵn để sử dụng bao gồm:
- Google Trang tính: Chương trình bảng tính miễn phí dựa trên web
- Excel Online: Phiên bản miễn phí, thu nhỏ, dựa trên web của Excel
- Open Office Calc: Chương trình bảng tính miễn phí, có thể tải xuống.
