Cách Bảo vệ Dữ liệu trong Trang tính Excel

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Để ngăn chặn các thay đổi ngẫu nhiên hoặc cố ý đối với dữ liệu có trong các ô của trang tính hoặc sổ làm việc, Excel có các công cụ để khóa các phần tử trang tính nhất định có hoặc không có mật khẩu.

Bảo vệ dữ liệu khỏi sự thay đổi trong trang tính Excel là một quy trình gồm hai bước.

• Khóa hoặc mở khóa các ô hoặc đối tượng cụ thể, chẳng hạn như biểu đồ hoặc đồ họa, trong một trang tính.
• Áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính; tất cả các phần tử và dữ liệu của trang tính đều dễ bị thay đổi cho đến khi bạn thực hiện việc này.

Bảo vệ các phần tử trang tính không nên nhầm lẫn với bảo mật mật khẩu cấp sổ làm việc, điều này ngăn người dùng mở tệp.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007.

Khóa và Mở khóa Tế bào

Theo mặc định, tất cả các ô trong trang tính Excel đều bị khóa, điều này giúp dễ dàng bảo mật tất cả dữ liệu và định dạng trong một trang tính bằng cách áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính.

Để bảo vệ dữ liệu trong tất cả các trang tính trong sổ làm việc, bạn phải áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính riêng lẻ. Việc mở khóa các ô cụ thể cho phép chỉ thực hiện các thay đổi đối với các ô này sau khi bạn đã áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính / sổ làm việc.

Các ô riêng lẻ có thể được khóa hoặc mở khóa bằng nút chuyển đổi Lock Cell. Tùy chọn này hoạt động giống như một công tắc, khóa hoặc mở khóa một ô. Vì ban đầu tất cả các ô đều bị khóa trong trang tính, nhấp vào Khóa Ôsẽ mở khóa tất cả các ô đã chọn.

Các ô riêng lẻ trong trang tính có thể được mở khóa để người dùng có thể thêm nội dung mới hoặc sửa đổi dữ liệu hiện có. Các ô chứa công thức hoặc dữ liệu quan trọng khác được khóa để khi bạn đã áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính / sổ làm việc, không ai có thể thay đổi các ô này.

1. Làm ví dụ trong trang tính Excel, hãy chọn các ô từ I6 đến J10.
2. Nhấp vào tab Home.
3. Nhấp vào Định dạngtrong nhóm Ôđể mở danh sách thả xuống.
4. Nhấp vào Khóa Ôở cuối danh sách.
5. Các ô được đánh dấu từ I6 đến J10 hiện đã được mở khóa.

Mở khóa Biểu đồ, Hộp văn bản và Đồ họa

Theo mặc định, tất cả các biểu đồ, hộp văn bản và các đối tượng đồ họa như hình ảnh, clip art, hình dạng và Smart Art, trong trang tính đều bị khóa và do đó, được bảo vệ khi tùy chọn bảo vệ trang tính được áp dụng.

Để mở khóa các đối tượng này để người dùng có thể chỉnh sửa chúng sau khi bạn đã bảo vệ trang tính:

1. Chọn đối tượng bạn muốn mở khóa.

2. Nhấp vào tab Định dạng.

   

   IMAGE CALLOUT: MŨI TÊN TINY TRÊN PHÍA SAU CỦA CHIỀU CAO / HỘP RỘNG

3. Trong nhóm Size ở phía bên phải của dải băng, hãy nhấp vào nút khởi chạy hộp thoại (nhỏ mũi tên xuốngbật dưới cùng bên phải) bên cạnh từ Size để mở ngăn tác vụ định dạng (hộp thoại Format Picturetrong Excel 2010 và 2007)

   

   IMAGE CALLOUT: ĐÃ KHÓA CHECKBOX TRÊN PHÍA SAU

4. Trong phần Thuộc tínhcủa ngăn tác vụ, bỏ chọn hộp kiểm Đã khóavà nếu hoạt động, hãy bỏ chọn Khóa hộp kiểm văn bản.

Áp dụng Tùy chọn Bảo vệ Trang tính

Bước thứ hai trong quy trình, bảo vệ toàn bộ trang tính, sử dụng hộp thoại bảo vệ trang tính, trong đó có một loạt các tùy chọn xác định những phần tử mà người dùng có thể thay đổi trong bảng tính.

Các yếu tố này bao gồm:

• Thêm mật khẩu để kiểm soát ai có thể tắt tính năng bảo vệ trang tính.
• Chọn các ô đã khóa và đã mở khóa.
• Chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa dữ liệu.
• Thêm / xóa hàng và cột.
• Ẩn hoặc hiện cột và hàng.
• Thay đổi định dạng số, chẳng hạn như ký hiệu tiền tệ, dấu phần trăm, số vị trí thập phân, v.v.
• Thay đổi định dạng ô, chẳng hạn như thay đổi màu ô hoặc phông chữ, thay đổi gói văn bản, thêm và xóa đường viền, v.v.

Thêm mật khẩu ở đây không ngăn người dùng mở trang tính và xem nội dung.

Nếu các tùy chọn cho phép người dùng đánh dấu các ô đã khóa và đã mở khóa bị tắt, người dùng sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính, ngay cả khi nó chứa các ô đã mở khóa.

Các tùy chọn còn lại, chẳng hạn như định dạng ô và sắp xếp dữ liệu, không phải tất cả đều hoạt động giống nhau. Ví dụ: nếu tùy chọn định dạng ôđược đánh dấu khi bạn bảo vệ trang tính, tất cả các ô đều có thể được định dạng.

Mặt khác, tùy chọn sortcho phép sắp xếp các ô đã được mở khóa trước khi bạn bảo vệ trang tính.

1. Mở khóa hoặc khóa các ô mong muốn trong trang tính.
2. Nhấp vào tab Home.
3. Nhấp vào Định dạngtrên dải băng để mở danh sách thả xuống.

4. Nhấp vào Bảo vệ Trang tínhở cuối danh sách để mở hộp thoại bảo vệ trang tính.

   

5. Chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn mong muốn.
6. Nhấp vào OKđể đóng hộp thoại và bảo vệ trang tính.

Tắt Bảo vệ Trang tính

Thật dễ dàng bỏ bảo vệ một trang tính để bạn có thể sửa đổi tất cả các ô.

1. Nhấp vào tab Home.

2. Nhấp vào Định dạngtrên dải băng để mở danh sách thả xuống.

   

3. Nhấp vào Bỏ bảo vệ trang tínhở cuối danh sách để bỏ bảo vệ trang tính.

Bỏ bảo vệ trang tính không thay đổi trạng thái của các ô đã khóa hoặc đã mở khóa.