Microsoft Access - một phần của bộ phần mềm văn phòng Microsoft 365 - cung cấp một cơ sở dữ liệu quan hệ cấp máy tính để bàn mạnh mẽ mà không cần máy chủ để chạy. Cơ sở dữ liệu Access hoạt động từ một tệp cố định trên ổ cứng của bạn hoặc một mạng chia sẻ và cung cấp các công cụ phức tạp để tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Bắt đầu và Điều khoản quan trọng trong quyền truy cập
Khởi chạy Microsoft Access. Từ mục menu Tạo, chọn Bảng. Bảng là đơn vị lưu trữ cơ bản trong cơ sở dữ liệu. Trong một đối tượng như bảng, thông tin lưu trữ trong các kết hợp thuộc tính / giá trị.
Dưới đây là một số thuật ngữ quan trọng bạn nên biết khi sử dụng Access:
- Trường: Phần tử dữ liệu trong bảng tương ứng với các cột.
- Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một chuỗi các đối tượng được xác định rõ ràng mà bạn kết nối với các mối quan hệ.
- Biểu mẫu: Giao diện người dùng đồ họa mà bạn nhập thông tin vào bảng.
- Truy vấn: Một truy vấn chắt lọc một số tập hợp con của một hoặc nhiều bảng để đi đến một tập hợp thông tin duy nhất đang di chuyển.
- Bản ghi: Các phần tử dữ liệu trong bảng tương ứng với các hàng.
- Báo cáo: Nội dung của bảng hoặc kết quả của một truy vấn. Báo cáo là bản tóm tắt thông tin có thể in được.
- Bảng: Tập hợp các thuộc tính có cấu trúc, được xác định rõ ràng. Tổ chức của bảng đến từ các trường (cột) và bản ghi (hàng).
Mối quan hệ của các đối tượng trong Access
Tất cả các bảng liên quan đến nhau thông qua một loạt các mối quan hệ. Microsoft Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, có nghĩa là nó thực thi các quy tắc chi phối cách dữ liệu trong một bảng liên quan đến dữ liệu trong bảng khác.
Cách Sử dụng Biểu mẫu trong Truy cập
Sử dụng biểu mẫu để tạo thuận lợi cho việc nhập các bản ghi vào cơ sở dữ liệu một cách có trật tự. Biểu mẫu là công cụ đồ họa được tối ưu hóa để hỗ trợ nhập dữ liệu. Thay vì thêm thông tin trực tiếp vào bảng, người dùng sẽ nhập thông tin đó vào một biểu mẫu, dễ điều hướng và đọc hơn.
Bottom Line
Kết quả của một truy vấn không hoàn toàn khớp với kết quả của một bảng. Thay vào đó, một truy vấn lấy từ một hoặc nhiều bảng bằng cách sử dụng các quy tắc sắp xếp và lọc nâng cao để trả lại kết quả giống bảng cung cấp nguồn cấp dữ liệu báo cáo hoặc tệp xuất có cấu trúc.
Báo cáo trong Access
Sử dụng báo cáo để lấy kết quả của một truy vấn hoặc nội dung của bảng và tạo một phiên bản có thể đọc được mà bạn có thể dễ dàng in hoặc chia sẻ trên màn hình. Báo cáo tóm tắt tất cả hoặc một phần nội dung của bảng.
Bottom Line
Microsoft Access là công cụ báo cáo giao diện người dùng lấy dữ liệu từ các tệp kiểm tra, bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu SQL hoặc Azure, Microsoft Outlook hoặc hàng chục nguồn thông tin khác. Bằng cách nhập các bảng được liên kết hoặc các nguồn dữ liệu đã nhập, bạn có thể thoải mái sử dụng Access làm công cụ truy vấn và tác nhân báo cáo. Access cũng hỗ trợ xuất bản báo cáo và dữ liệu lên các cơ sở dữ liệu khác và nền tảng Microsoft SharePoint.
Định dạng đầu ra trong Access
Đối với hầu hết các phần, thông tin trong cơ sở dữ liệu Access nằm trong đó. Tuy nhiên, các truy vấn và báo cáo xuất sạch ra khỏi cơ sở dữ liệu ở các định dạng Excel, văn bản thuần túy, XML, PDF hoặc XPS. Ngoài ra, Access cung cấp nguồn cấp dữ liệu danh sách phân phối Microsoft Outlook và Microsoft Word.
