Nhóm các hàng và cột trong Excel cho phép bạn thu gọn và mở rộng các phần của trang tính. Điều này có thể làm cho các bộ dữ liệu lớn và phức tạp trở nên dễ hiểu hơn nhiều. Chế độ xem trở nên nhỏ gọn và có tổ chức. Bài viết này hướng dẫn bạn từng bước cách nhóm và xem dữ liệu của bạn.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel cho Microsoft 365, Excel Online và Excel cho Mac.
Phân nhóm trong Excel
Bạn có thể tạo nhóm bằng cách chọn thủ công các hàng và cột để bao gồm hoặc bạn có thể sử dụng Excel để tự động phát hiện các nhóm dữ liệu. Các nhóm cũng có thể được lồng vào bên trong các nhóm khác để tạo ra một hệ thống phân cấp nhiều cấp. Sau khi dữ liệu của bạn được nhóm, bạn có thể mở rộng và thu gọn các nhóm riêng lẻ hoặc bạn có thể mở rộng và thu gọn tất cả các nhóm ở một cấp nhất định trong hệ thống phân cấp.
Groups cung cấp một cách thực sự hữu ích để điều hướng và xem các bảng tính lớn và phức tạp. Chúng giúp việc tập trung vào dữ liệu quan trọng dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn cần hiểu dữ liệu phức tạp, bạn chắc chắn nên sử dụng Groups và cũng có thể được hưởng lợi từ Power Pivot For Excel.
Cách Sử dụng Excel để Nhóm các Hàng theo cách thủ công
Để tạo nhóm các hàng trong Excel, phương pháp đơn giản nhất là trước tiên hãy chọn các hàng bạn muốn đưa vào, sau đó tạo chúng thành một nhóm.
-
Đối với nhóm hàng bạn muốn nhóm, hãy chọn số hàng đầu tiên và kéo xuống số hàng cuối cùng để chọn tất cả các hàng trong nhóm.
Image -
Chọn tab Data> Group> Group Rowshoặc chỉ cần chọn Nhóm , tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng.
Image -
Một đường mảnh sẽ xuất hiện ở bên trái số hàng, cho biết mức độ của các hàng được nhóm.
Image Chọn dấu trừ (-)để thu gọn nhóm. Các hộp nhỏ chứa số một và số hai cũng xuất hiện ở đầu vùng này, cho biết trang tính hiện có hai cấp trong hệ thống phân cấp: nhóm và hàng riêng lẻ trong nhóm.
- Các hàng đã được nhóm lại và hiện có thể được thu gọn và mở rộng theo yêu cầu. Điều này giúp việc chỉ tập trung vào dữ liệu có liên quan dễ dàng hơn nhiều.
Cách Nhóm các Cột trong Excel theo cách thủ công
Để tạo nhóm cột trong Excel, các bước gần giống như thực hiện đối với các hàng.
-
Đối với nhóm cột bạn muốn nhóm, hãy chọn ký tự cột đầu tiên và kéo sang phải ký tự cột cuối cùng, từ đó chọn tất cả các cột trong nhóm.
Image -
Chọn tab Dữ liệu> Nhóm> Cột Nhómhoặc chọn Nhóm , tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng.
Image -
Một đường mảnh sẽ xuất hiện phía trên các chữ cái của cột. Dòng này cho biết phạm vi của các cột được nhóm.
Image Chọn dấu trừ (-)để thu gọn nhóm. Các hộp nhỏ chứa các số một và hai cũng xuất hiện ở đầu vùng này, cho biết trang tính hiện có hai cấp trong hệ thống phân cấp cho các cột, cũng như cho các hàng.
- Các hàng đã được nhóm lại và hiện có thể thu gọn và mở rộng theo yêu cầu.
Cách tự động tạo cột và hàng nhóm trong Excel
Mặc dù bạn có thể lặp lại các bước trên để tạo từng nhóm trong tài liệu của mình, nhưng Excel có thể tự động phát hiện các nhóm dữ liệu và thực hiện việc đó giúp bạn. Excel tạo các nhóm trong đó các công thức tham chiếu đến một dải ô liên tục. Nếu trang tính của bạn không chứa bất kỳ công thức nào, Excel sẽ không thể tự động tạo nhóm.
Chọn tab Data> Group> Auto Outlinevà Excel sẽ tạo các nhóm cho bạn. Trong ví dụ này, Excel đã xác định chính xác từng nhóm hàng. Bởi vì không có tổng số hàng năm cho từng danh mục chi tiêu, nó đã không tự động nhóm các cột.
Tùy chọn này không khả dụng trong Excel Online, nếu bạn đang sử dụng Excel Online, bạn sẽ cần tạo nhóm theo cách thủ công.
Cách tạo Hệ thống phân cấp nhóm nhiều cấp trong Excel
Trong ví dụ trước, các danh mục thu nhập và chi phí được nhóm lại với nhau. Sẽ rất hợp lý khi nhóm tất cả dữ liệu cho mỗi năm. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách áp dụng các bước tương tự như bạn đã sử dụng để tạo cấp nhóm đầu tiên.
-
Chọn tất cả các hàng được đưa vào.
Image - Chọn tab Data> Group> Group Rowshoặc chọn Nhóm , tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng.
-
Một đường mảnh khác sẽ xuất hiện bên trái các đường biểu thị các nhóm hiện có và cho biết mức độ của nhóm hàng mới. Nhóm mới bao gồm hai trong số các nhóm hiện có và hiện có ba hộp nhỏ được đánh số ở đầu vùng này, biểu thị trang tính hiện có ba cấp trong hệ thống phân cấp của nó.
Image - Bảng tính hiện có hai cấp độ nhóm, với các hàng riêng lẻ trong các nhóm.
Cách Tự động Tạo Hệ thống Phân cấp Đa Cấp
Excel sử dụng các công thức để phát hiện các nhóm nhiều cấp, cũng như nó sử dụng chúng để phát hiện các nhóm riêng lẻ. Nếu một công thức tham chiếu đến nhiều hơn một trong các công thức khác xác định nhóm, điều này cho biết các nhóm này là một phần của nhóm mẹ.
Vẫn với ví dụ về dòng tiền, nếu chúng ta thêm hàng Lợi nhuận gộp vào mỗi năm, đơn giản là thu nhập trừ đi chi phí, thì điều này cho phép Excel phát hiện rằng mỗi năm là một nhóm và thu nhập và chi phí là các nhóm phụ trong những. Chọn tab Data> Group> Auto Outlineđể tự động tạo các nhóm đa cấp này.
Cách Mở rộng và Thu gọn Nhóm
Mục đích của việc tạo các nhóm hàng và / hoặc cột này là nó cho phép ẩn các vùng của bảng tính, cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về toàn bộ bảng tính.
-
Để thu gọn tất cả các hàng, hãy chọn ô số 1ở đầu vùng bên trái các số hàng.
Image -
Chọn hộp số haiđể mở rộng cấp nhóm đầu tiên và hiển thị cấp nhóm thứ hai. Các hàng riêng lẻ trong các nhóm cấp thứ hai vẫn bị ẩn.
Image -
Chọn hộp số bađể mở rộng cấp độ nhóm thứ hai để các hàng riêng lẻ trong các nhóm này cũng hiển thị.
Image Cũng có thể mở rộng và thu gọn các nhóm riêng lẻ. Để làm như vậy, hãy chọn dấu Cộng (+)hoặc Trừ (-)xuất hiện để đánh dấu một nhóm được thu gọn hoặc mở rộng. Bằng cách này, các nhóm ở các cấp khác nhau trong hệ thống phân cấp có thể được xem theo yêu cầu.
