Điều cần biết
- Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thuộc tính tệp dữ liệu> Kích thước thư mụcđể xem kích thước thư mục và thư mục con. Cân nhắc lưu trữ các tin nhắn cũ.
- Để tìm những email lớn nhất trong các thư mục của bạn: Chọn Tìm kiếm Hộp thư Hiện tại. Đi tới Tìm kiếm> Tùy chọn> Công cụ tìm kiếm> Tìm nâng cao.
- Sau đó, chuyển đến tab More Choices, đặt thông số kích thước cho tìm kiếm của bạn và chọn Find Now. Mở hoặc xóa tin nhắn trong kết quả tìm kiếm.
Bài viết này giải thích cách kiểm tra kích thước của các thư mục và thư mục con trong Outlook. Điều này rất hữu ích vì Outlook có thể trở nên chậm khi các thư mục của nó tích tụ nhiều email và tệp đính kèm. Khi bạn xác định tài khoản nào sử dụng nhiều dung lượng nhất, cũng như các thư mục con chứa tệp lớn, bạn có thể xóa dữ liệu không cần thiết. Hướng dẫn bao gồm Outlook 2019, 2016, 2013, 2007; và Outlook dành cho Microsoft 365.
Kiểm tra Thư mục của bạn
Để xem kích thước các thư mục của bạn trong Outlook:
-
Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn kiểm tra và chọn Thuộc tính Tệp Dữ liệu. Trong Outlook 2019, chọn Thuộc tính.
Image -
Chọn Kích thước thư mục.
Image -
Hộp thoại Folder Sizehiển thị kích thước của thư mục và các thư mục con của nó tính bằng kilobyte.
Image
Nếu bạn sử dụng Outlook 2007:
- Chọn Công cụ> Dọn dẹp Hộp thư.
- Chọn Xem Kích thước Hộp thư.
- Chọn Đóng(hai lần) để đóng lại chế độ xem kích thước hộp thư.
Bottom Line
Lưu trữ các thư cũ hoặc ít được truy cập thường xuyên hơn là một cách dễ dàng để giữ cho kích thước của thư mục và tệp Outlook của bạn có thể quản lý được. Outlook thậm chí có thể tự động lưu trữ.
Tìm các Email lớn nhất trong Thư mục Outlook của bạn
Để Outlook thu thập tất cả các email lớn nhất trong tất cả các thư mục của bạn:
-
Chọn hộp văn bản Tìm kiếm Hộp thư Hiện tạihoặc nhấn Ctrl + E.
Image - Đi tới tab Tìm kiếm.
-
Trong nhóm Options, chọn Search Tools> Advanced Find.
Image -
Trong hộp thoại Advanced Find, chọn mũi tên thả xuống Lookvà chọn Messages.
Image -
Để tìm kiếm nhiều thư mục hơn hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục nào hiện đang mở trong cửa sổ chính của Outlook), hãy chọn Duyệt. Chọn hộp kiểm bên cạnh thư mục bạn muốn tìm kiếm và chọn hộp kiểm Tìm kiếm thư mục con. Chọn OK.
Image - Trong hộp thoại Advanced Find, hãy chuyển đến tab More Choices.
-
Chọn mũi tên thả xuống Size (kilobyte), chọn lớn hơn, sau đó nhập kích thước (chẳng hạn như 5000 cho các thư mục lớn hơn 5 MB).
Image - Chọn Tìm ngay.
- Nhấp đúp vào thư để mở và xử lý thư khi bạn thấy phù hợp. Hoặc, chọn Deletetrong kết quả tìm kiếm để xóa bất kỳ tin nhắn nào ngay lập tức.
