Bài học rút ra chính
- Google đã tiết lộ các tính năng mới cho phần mềm Workspace được thiết kế cho nhân viên di động.
- Bản nâng cấp bao gồm các công cụ để phân loại thời gian tập trung của bạn trong Lịch Google và Trò chuyện, các cách nâng cao để tham gia Google Meet và một phiên bản của bộ ứng dụng văn phòng.
- Google đang tung ra một cách để theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các cuộc họp hàng tuần.
Các chuyên gia cho biết các tính năng mới củaGoogle Workspace có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi bạn vắng mặt tại văn phòng.
Các cải tiếnNifty cho Google Workspace bao gồm các công cụ để phân loại thời gian tập trung của bạn trong Lịch Google và Trò chuyện cũng như các cách nâng cao để tham gia Google Meet. Việc đại tu nhằm mục đích làm cho Workspace, một bộ sưu tập các công cụ cộng tác, năng suất và điện toán đám mây, phù hợp hơn với những người làm việc từ xa.
"Một trong những cập nhật quan trọng nhất đối với Google Workspace là quyền truy cập 'một cú nhấp chuột' vào các cuộc họp của Google thông qua phần cứng và ứng dụng của bên thứ ba", Michael Alexis, Giám đốc điều hành của TeamBuilding, một công ty liên kết nhân viên làm việc với các công ty bao gồm Apple, Amazon và Google, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua email.
"Ví dụ: bạn có thể cung cấp quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột cho các khách hàng sử dụng hệ thống lịch khác hoặc các phòng ban nội bộ thuộc hệ thống khác."
Đặt Múi giờ của Bạn
Một tính năng mới quan trọng trong Không gian làm việc dành cho nhân viên di động là khả năng đặt các trạng thái của bạn, chẳng hạn như không có mặt tại văn phòng và giờ làm việc. Bạn có thể tạo một sự kiện có tên là "Focus Time", sự kiện này giới hạn các thông báo bạn sẽ nhận được.
Bạn cũng có thể đặt vị trí của mình để đồng nghiệp có thể biết khi nào bạn rảnh trong múi giờ của mình. Các dịch vụ như Gmail và Trò chuyện sẽ biết trạng thái và vị trí của bạn, đồng thời điều chỉnh thông báo cho phù hợp.
Nhận tất cả các ứng dụng nhắn tin và năng suất của bạn ở cùng một nơi có thể giúp ích cho nhân viên di động.
“Khi bạn làm việc từ xa, điều quan trọng nhất bạn cần là phần mềm gọi video tuyệt vời, phần mềm viết tài liệu tốt, lịch và phần mềm tạo bản trình bày…
"Trung bình, các doanh nghiệp hiện đang sử dụng từ 5-6 công nghệ truyền thông khác nhau và chúng thường không tích hợp với nhau", Peter Tsai, chuyên gia công nghệ tại Spiceworks Ziff Davis, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua email.
"Chúng tôi có thể sử dụng Gmail để liên lạc lâu hơn, chuyển sang Slack để trò chuyện văn bản nhóm, nhưng sau đó chuyển sang Thu phóng để trò chuyện video và sau đó sử dụng hoàn toàn một sản phẩm điện thoại riêng biệt."
Google đang tung ra một cách để theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các cuộc họp hàng tuần. Bảng phân tích "Thông tin chi tiết về thời gian" sẽ chỉ có sẵn cho người dùng cá nhân chứ không phải sếp của bạn.
Cùng một cuộc họp, nhiều màn hình
Một tính năng thú vị và có thể tiện lợi khác sẽ là "trải nghiệm màn hình thứ hai" cho Google Meet. Điều này cho phép mọi người đăng nhập vào một cuộc họp từ nhiều thiết bị, vì vậy bạn có thể chia sẻ màn hình mà không cần phiên họp chiếm toàn bộ máy tính xách tay của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tham gia một cuộc thảo luận trên điện thoại của mình nhưng vẫn hiển thị bản trình bày từ máy tính xách tay của bạn.
Ứng dụng gọi điện video Meet đang nhận được một số tính năng mới, bao gồm cuộc thăm dò ý kiến, Hỏi & Đáp và phụ đề trực tiếp. Các tính năng mới khác bao gồm chế độ xem ô di động để bạn có thể xem nhiều người hơn cùng lúc trên các màn hình nhỏ hơn. Hiện tại cũng có hỗ trợ trên điện thoại di động chia đôi màn hình và hình ảnh trong hình.
Các tính năng Không gian làm việc mới xuất hiện trên hai bản cập nhật Lịch mới để giúp nhân viên thực hiện các cam kết cá nhân và nghề nghiệp.
Giờ làm việc có thể phân đoạn cho phép người dùng chia giờ làm việc thành nhiều phân đoạn trong ngày. Lịch cũng đang định kỳ nhận các mục không có mặt tại văn phòng để giúp người dùng giao tiếp khi họ không có mặt tại văn phòng mà không cần tạo mục nhập mới mỗi lần.
"Khi bạn làm việc từ xa, điều quan trọng nhất bạn cần là một phần mềm gọi điện video tuyệt vời, phần mềm viết tài liệu tốt, lịch và phần mềm tạo bản trình bày và Workspace có tất cả những thứ này", người đam mê công nghệ Naman Bansal nói trong một cuộc phỏng vấn qua email.
Nếu bạn không muốn đăng ký với Google, một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất là Zoho Office Suite, Reuben Yonatan, người sáng lập và CEO của trang web so sánh hội nghị truyền hình GetVoIP, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua email.
"Zoho cung cấp giao tiếp thống nhất và cộng tác tại nơi làm việc với các ứng dụng như trình xử lý văn bản, bảng tính, cuộc họp trực tuyến và mạng nội bộ xã hội", anh ấy nói thêm.
Bansal chào hàng Microsoft Office 365, gọi nó là "một sự thay thế hoàn toàn từ Microsoft."
Nhưng Christian Newman, giám đốc của Rise Digital, đã nói trong một cuộc phỏng vấn qua email rằng Workspace đánh bại Office vì nó có nguồn gốc từ đám mây, "nghĩa là các tính năng thân thiện từ xa được triển khai nhanh hơn và tích hợp sâu hơn với nhau."
