Bài học rút ra chính
- Người lao động thường đa nhiệm trong các cuộc họp và khả năng xảy ra sẽ tăng lên khi cuộc họp kéo dài.
- Tuy nhiên, không phải tất cả đa nhiệm đều xấu và "đa nhiệm tích cực" có thể cải thiện năng suất.
- Nền tảng làm việc từ xa có thể thêm các tính năng mới thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp.
Nếu bạn làm việc từ xa, rất có thể bạn đã đa nhiệm trong một cuộc họp vào tuần trước - và bạn hầu như không đơn độc.
Một bài báo mới do Microsoft phát hành đã đưa ra những con số cho vấn đề. Trong khi đa nhiệm hiếm khi xảy ra trong các cuộc họp ngắn, nhỏ, nhưng nó đã tăng lên mức gần như phổ biến trong các cuộc họp kéo dài hơn một giờ. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả tin xấu: bài báo, tập trung vào việc sử dụng Microsoft Teams, đề xuất một số cách nhân viên có thể cải thiện sự tập trung của họ.
"FocusAssist dành cho Windows đã xuất xưởng và có thể là một trợ giúp rất lớn ở đây", Tiến sĩ Mary Czerwinski, nhà nghiên cứu đối tác và giám đốc nghiên cứu tại Microsoft, cho biết qua email. "Lập lịch Thời gian Tập trung thông qua Cortana là một tùy chọn khả dụng khác trong Outlook."
Nhân viên từ xa phải làm gì?
Đa nhiệm trong cuộc họp thường bị coi là thô lỗ hoặc phản tác dụng, và bài báo cho thấy điều này đôi khi được chứng minh là đúng. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu tranh luận một điểm phức tạp hơn. Không phải tất cả đa nhiệm đều tiêu cực và các công cụ có thể được sử dụng để hướng dẫn nhân viên từ xa đạt được kết quả tích cực.
Những người tham gia đã trình bày chi tiết những lợi ích của đa nhiệm tích cực trong một nhật ký ẩn danh. "Tôi đã bớt bực bội vì những cuộc họp không hữu ích cho mình", một người nói.
Những người khác cho biết họ đánh giá cao lựa chọn chú ý kỹ khi có yêu cầu, sau đó tập trung vào nơi khác khi không. Những người tham gia cho biết đa nhiệm giúp họ tìm kiếm thông tin, chẳng hạn như các tệp liên quan hoặc trao đổi email, liên quan đến cuộc họp.
… chạy marathon 80 phút gây cảm giác khó chịu gấp sáu lần khả năng khuyến khích đa nhiệm.
Tiến sĩ. Czerwinski cho biết nhân viên làm việc từ xa sử dụng Microsoft Teams hoặc Windows có thể chuyển sang Focus Assist và Focus Time để loại bỏ những phiền nhiễu không liên quan đến cuộc họp và dành thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể. Bài báo ủng hộ bất kỳ công cụ nào gạt yêu cầu bên ngoài sang một bên về sự chú ý của người lao động khi đang họp.
Các tính năng mới, tốt hơn trong nền tảng làm việc từ xa có thể tiến xa hơn nữa để khuyến khích đa nhiệm tích cực. Bài báo đề xuất "chế độ tập trung" dành riêng cho cuộc họp để giúp nhân viên thực hiện đa nhiệm theo những cách phù hợp với cuộc họp, chẳng hạn như mở email hoặc tệp trong giao diện của cuộc họp thay vì một cửa sổ hoặc chương trình khác. Điều này sẽ khuyến khích đa nhiệm tích cực đồng thời loại bỏ sự phiền nhiễu được tìm thấy trong các chương trình khác.
Các nhà nghiên cứu cũng đề xuất các công cụ chương trình làm việc được cải tiến cho phép nhân viên rời cuộc họp sớm hoặc tham gia giữa cuộc họp nếu chỉ các phần của cuộc họp có liên quan. Điều này có thể chống lại kẻ thù truyền kiếp của mọi sự chú ý: các cuộc họp dài và nhàm chán.
Nhân viên từ xa tiếp cận trong các cuộc họp dài
Đa nhiệm không đặc biệt phổ biến khi tất cả các cuộc họp được tổng hợp lại: khoảng 30% cuộc họp liên quan đến đa nhiệm qua email và khoảng 24% thấy đa nhiệm tệp.
Nhưng điều đó đã thay đổi theo thời gian. Không có gì ngạc nhiên khi các cuộc họp ngắn hơn 20 phút cho thấy một vài trường hợp đa nhiệm, nhưng lại diễn ra với tốc độ đáng kinh ngạc như một liều thuốc họp.
Một cuộc họp kéo dài từ 20 đến 40 phút có khả năng khiến những người tham dự tranh giành công việc khác gần gấp đôi và một cuộc chạy marathon 80 phút gây cảm giác mệt mỏi có khả năng khiến người lao động mất tập trung cao hơn sáu lần.
Quy mô cuộc họp - cũng như số lượng người tham dự - cũng rất quan trọng. Các cuộc họp một đối một khuyến khích đa nhiệm ít nhất và người thứ ba hầu như không thay đổi kết quả. Nhưng việc nhúng tay vào các nhiệm vụ khác có thể trở nên phổ biến hơn khi có nhiều khuôn mặt xuất hiện hơn trong một cuộc gọi điện video. Khả năng đa nhiệm cao gấp đôi trong một cuộc họp với 10 người trở lên.
Một người tham gia nêu chi tiết về động lực có liên quan. "Trong các cuộc họp lớn, như các tòa thị chính, tôi có xu hướng dừng lại và thực sự lắng nghe khi có điều gì đó quan tâm được nói", người tham gia cho biết. "Thời gian còn lại, tôi dường như không tập trung vào công việc chút nào."
Dữ liệu bao gồm một kết quả khác yếu hơn nhưng đáng ngạc nhiên hơn: các cuộc họp đã lên lịch là tin xấu. Một cuộc họp đã lên lịch có khả năng khuyến khích đa nhiệm gấp khoảng một lần rưỡi so với một cuộc họp đột xuất. Trong số các cuộc họp đã lên lịch, các cuộc họp định kỳ là cơ sở màu mỡ nhất cho sự phân tâm.
"Các cuộc họp từ xa được lên lịch và cấu trúc như thế nào có liên quan đáng kể đến thời điểm và mức độ mọi người phân chia sự chú ý của họ", bài báo kết luận. Vì vậy, trước khi bạn nhấn gửi lời mời họp kéo dài một giờ, hãy cân nhắc lại - trừ khi bạn muốn cho đồng nghiệp thời gian để xóa hộp thư đến của họ.
