Mất các tài liệu quan trọng mà bạn đã dành rất nhiều thời gian để tạo thật khó chịu, đặc biệt nếu bạn giống như hầu hết người dùng, những người tạo tài liệu trực tiếp trên máy tính và không có lợi ích của bản sao viết tay.
Dưới đây là sáu cách để giữ an toàn cho các tài liệu đã xử lý văn bản của bạn.
Không bao giờ lưu trữ tài liệu của bạn trên ổ đĩa hệ điều hành của bạn
Trong khi hầu hết các trình xử lý văn bản lưu tệp của bạn trong thư mục Tài liệu của tôi, đây là nơi tồi tệ nhất đối với chúng. Cho dù đó là lỗi do vi-rút hay phần mềm, hầu hết các sự cố máy tính đều ảnh hưởng đến hệ điều hành và thông thường, giải pháp duy nhất là định dạng lại ổ đĩa và cài đặt lại hệ điều hành. Trong trường hợp như vậy, mọi thứ trên ổ đĩa sẽ bị mất.
Cài đặt ổ cứng thứ hai trên máy tính của bạn là một cách giải quyết vấn đề này với chi phí tương đối thấp. Ổ cứng bên trong thứ hai sẽ không bị ảnh hưởng nếu hệ điều hành bị hỏng và thậm chí nó có thể được cài đặt trên một máy tính khác nếu bạn cần mua một cái mới.
Nếu bạn hoài nghi về việc cài đặt ổ đĩa bên trong thứ hai, thì ổ cứng gắn ngoài là một lựa chọn tuyệt vời. Ổ đĩa ngoài có thể được gắn vào bất kỳ máy tính nào bất kỳ lúc nào bằng cách cắm nó vào cổng USB hoặc FireWire. Nhiều ổ đĩa ngoài cũng có thêm lợi ích là sao lưu một chạm hoặc theo lịch trình; bạn chỉ định các thư mục và lịch trình, và phần mềm sẽ lo phần còn lại.
Bottom Line
Lưu trữ tệp của bạn ở một vị trí khác với hệ điều hành của bạn là không đủ; bạn cần tạo bản sao lưu thường xuyên cho các tệp của mình. Tăng khả năng truy xuất tệp của bạn bằng cách có bản sao lưu thứ hai của nó. Nếu dữ liệu quan trọng, hãy cân nhắc lưu trữ bản sao lưu trong một kho tiền chống cháy.
Cẩn thận với các tệp đính kèm trong email
Ngay cả khi bạn chắc chắn rằng chúng không chứa vi-rút, các tệp đính kèm trong email có thể khiến bạn mất dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn nhận được một tài liệu có cùng tên trên ổ đĩa của mình và phần mềm email của bạn được đặt để lưu các tệp đính kèm ở cùng một vị trí, bạn có nguy cơ ghi đè lên tệp đã có ở đó. Điều này thường xảy ra khi bạn đang cộng tác trên một tài liệu và đồng nghiệp gửi thông tin cập nhật qua email.
Đặt chương trình email của bạn để lưu các tệp đính kèm ở một vị trí duy nhất, hoặc, cấm, suy nghĩ kỹ trước khi lưu tệp đính kèm email vào ổ cứng của bạn.
Cẩn thận với Lỗi người dùng
Tận dụng các biện pháp bảo vệ có trong trình xử lý văn bản của bạn, chẳng hạn như các tính năng tạo phiên bản và các thay đổi được theo dõi. Một cách phổ biến mà người dùng mất dữ liệu là khi họ đang chỉnh sửa tài liệu và vô tình xóa các phần. Sau khi tài liệu được lưu, các phần bị thay đổi hoặc bị xóa sẽ bị mất trừ khi bạn bật các tính năng lưu trữ các thay đổi cho mình.
Nếu bạn không muốn xử lý các tính năng nâng cao, hãy sử dụng phím F12trước khi bắt đầu làm việc để lưu tệp dưới một tên khác. Nó không có tổ chức như một số phương pháp khác, nhưng nó là một phương pháp hữu ích.
Lên mây
Lưu trữ tệp và bản sao lưu của chúng trên đám mây đang trở nên phổ biến hơn. Lưu trữ đám mây mang lại nhiều lợi thế, chẳng hạn như phân bổ không gian rộng rãi, dễ sử dụng, truy cập mọi lúc mọi nơi và bất kỳ thiết bị nào bạn đang sử dụng và độ tin cậy.
Dịch vụ lưu trữ đám mây sao lưu máy chủ của họ, vì vậy có một lớp bảo vệ kép cho các tệp được lưu trữ theo cách này. Vì những lý do này, lưu trữ đám mây ngày càng là lựa chọn tốt nhất cho hầu hết mọi người.
Có một số tùy chọn miễn phí chính:
- Google Drive cung cấp 15 GB với mọi tài khoản Google.
- Người dùng Mac nhận được 5 GB với iCloud, được tích hợp trong mọi thiết bị Apple.
- Microsoft cung cấp 5 GB dung lượng với OneDrive, đi kèm với tài khoản Microsoft 365 và Xbox.
Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ, các dịch vụ trên cung cấp các tùy chọn trả phí, cũng như các công ty lưu trữ đám mây khác.
Giữ bản sao cứng của tài liệu của bạn
Nó sẽ không ngăn bạn phải nhập và định dạng lại tài liệu của mình, nhưng giữ một bản in của một tài liệu quan trọng ít nhất sẽ đảm bảo bạn có nội dung của tệp và điều đó tốt hơn là không có gì cả.
