Trello là một công cụ quản lý dự án kiểu Kanban thể hiện một cách trực quan các nhiệm vụ mà bạn hoặc nhóm của bạn phải hoàn thành. Nó cho phép bạn xem mọi người trong nhóm đang làm gì tại bất kỳ thời điểm nào. Trello có thể truy cập miễn phí cho các nhóm và cá nhân điều hành doanh nghiệp hoặc những người muốn theo dõi các công việc cá nhân.
Trong số nhiều công cụ quản lý dự án hiện có, Trello là một trong những công cụ dễ sử dụng và triển khai nhất, nhưng giao diện trống của nó có thể khiến bạn hơi nản lòng. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn và nhóm của bạn khai thác tối đa Trello, bất kể bạn đang theo dõi loại nhiệm vụ nào.
Kanban là gì?
Một quy trình sản xuất của Nhật Bản mà Toyota đã thực hiện vào cuối những năm 1940 cho thấy phong cách quản lý dự án Kanban. Nó nhằm mục đích tăng hiệu quả trong các nhà máy của mình bằng cách theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực bằng cách sử dụng thẻ được chuyển giữa các công nhân trên sàn. Khi một vật liệu cụ thể hết, công nhân sẽ ghi lại điều đó cho nhà cung cấp, sau đó họ sẽ chuyển mặt hàng được yêu cầu đến kho. Những tấm thẻ này thường được gọi là Kanban, có nghĩa là bảng hiệu hoặc bảng quảng cáo trong tiếng Nhật.
Phần mềm như Trello lấy khái niệm này về việc chuyển các thẻ và đưa nó vào một giao diện trực quan. Các nhiệm vụ được đặt trên một bảng ảo và phù hợp với năng lực làm việc của nhóm. Về cơ bản, một bảng có ba phần: phải làm, đang làm (hoặc đang trong quá trình) và đã xong. Tuy nhiên, các nhóm có thể sử dụng công cụ này theo bất kỳ cách nào phù hợp với họ.
Bắt đầu với Trello
Trello sử dụng bảng, danh sách và thẻ, cùng với nhãn, danh mục, thẻ và màu sắc để giúp giữ cho chúng có tổ chức và trạng thái của chúng được cập nhật.
Bo mạchlà công cụ tổ chức cơ bản của Trello, nơi bạn ghim danh sách và thẻ. Chúng thường là các dự án (ví dụ: thiết kế lại trang web hoặc sửa sang phòng tắm) và chúng chứa danh sáchnhiệm vụ (chẳng hạn như đồ họa và lát gạch) và thẻ(các nhiệm vụ và tùy chọn phụ, chẳng hạn như thuê một nhà thiết kế hoặc quyết định về kích thước và màu sắc của ô).
Khi bạn đã quyết định cách tổ chức danh sách của mình, bạn có thể thêm thẻ, thẻ này có thể có danh sách kiểm tra và nhãn. Danh sách kiểm tra là một cách để chia nhỏ các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ phụ. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Trello để lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ, bạn có thể có thẻ cho nhà hàng bạn muốn thử, với danh sách kiểm tra bao gồm đặt chỗ, nghiên cứu các món ăn ngon nhất và kiểm tra xem nhà hàng đó có thân thiện với trẻ em không.
Bạn có thể sử dụng các nhãn để thể hiện trạng thái của thẻ (ví dụ: đã được phê duyệt hoặc đã gửi), danh mục (chẳng hạn như khoa học, công nghệ hoặc nghệ thuật) hoặc bất kỳ thẻ nào bạn muốn. Sau đó, bạn có thể tiến hành tìm kiếm, ví dụ như tất cả các thẻ liên quan đến khoa học hoặc tất cả các thẻ đã được phê duyệt. Tuy nhiên, bạn không phải thêm tiêu đề vào nhãn; bạn cũng có thể sử dụng chúng để mã hóa màu (tối đa 10 màu và có sẵn tùy chọn mù màu).
Khi bạn làm việc và hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể kéo và thả thẻ từ danh sách này sang danh sách khác một cách dễ dàng. Cuối cùng, bạn có thể muốn lưu trữ các thẻ và danh sách nếu giao diện trở nên khó sử dụng.
Thông báo Trello và Ứng dụng Di động
Người dùng có thể gán thẻ cho các thành viên trong nhóm và thêm nhận xét, tệp đính kèm, nhãn mã màu và ngày đến hạn. Các thành viên trong nhóm có thể @ đề cập đến những người khác trong nhận xét để bắt đầu cuộc trò chuyện. Trello chấp nhận các tệp từ máy tính của bạn và các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, Box và OneDrive.
Cũng bao gồm tích hợp email tiện lợi. Mỗi bảng có một địa chỉ email duy nhất mà bạn có thể sử dụng để tạo thẻ (nhiệm vụ). Bạn cũng có thể gửi tệp đính kèm đến địa chỉ email đó. Khi nhận được thông báo qua email, bạn có thể trả lời trực tiếp thông báo đó thay vì khởi chạy Trello.
Thông báo, bao gồm đề cập và nhận xét, có sẵn trong các ứng dụng dành cho thiết bị di động, trình duyệt trên máy tính để bàn và email. Trello có các phiên bản dành cho thiết bị iOS và Android, bao gồm điện thoại, máy tính bảng, đồng hồ và Kindle Fire.
Phiên bản Miễn phí, Hạng Thương gia và Doanh nghiệp
Trello cung cấp hơn 30 tính năng và tích hợp bổ sung, được gọi là power-up. Ví dụ về tăng sức mạnh bao gồm chế độ xem lịch, bộ lặp thẻ cho các tác vụ định kỳ và tích hợp với các ứng dụng khác như Evernote, Google Hangouts, Salesforce, v.v. Tài khoản miễn phí bao gồm một lần tăng sức mạnh cho mỗi bảng.
Tất cả các tính năng cốt lõi của Trello đều có trong phiên bản miễn phí. Kể từ tháng 7 năm 2021, đăng ký Hạng thương gia và Doanh nghiệp là 10 đô la và 17,50 đô la mỗi tháng, được thanh toán hàng năm (nhiều hơn một chút khi trả hàng tháng) và thêm một danh sách dài các đặc quyền như tăng thêm sức mạnh cho mỗi bảng, tải lên tệp đính kèm lớn hơn, nhiều chế độ xem khác nhau, và hơn thế nữa.
