Điều cần biết
- Quy trình trích dẫn email gốc trong thư trả lời và chuyển tiếp rất khác nhau giữa các dịch vụ email.
- Một số dịch vụ như iOS Mail cho phép người dùng đánh dấu văn bản và chỉ cần nhấp vào Trả lờihoặc Chuyển tiếpđể trích dẫn lựa chọn đó.
- Một số dịch vụ như Gmail tự động trích dẫn toàn bộ email. Bạn sẽ cần phải chỉnh sửa theo cách thủ công để trích dẫn các dòng cụ thể từ tin nhắn.
Các chuỗi email dài trong đó mỗi phản hồi trích dẫn toàn bộ thư trước đó hoặc thư gốc rất khó theo dõi. Mặt khác, một email đề cập đến một thư trước đó mà không có manh mối về những gì nó liên quan sẽ lãng phí thời gian khi bạn cố gắng nhớ lại điểm ban đầu của người gửi. Khi bạn trả lời một email, bạn nên trích dẫn từ thông báo bạn nhận được, nhưng chỉ trích dẫn ở mức độ cần thiết để thiết lập ngữ cảnh.
Cách Trích dẫn Email trong Trả lời của Bạn
Tùy thuộc vào nhà cung cấp email hoặc ứng dụng của bạn, bạn có thể đánh dấu phần email bạn muốn trích dẫn trước khi nhấp hoặc nhấn vào Trả lờihoặc NútChuyển tiếp. Trường email trả lời sẽ mở ra với phần trích dẫn được đánh dấu đã được định vị sẵn trong phần nội dung của email. Chỉ cần thêm câu trả lời của bạn và gửi nó theo cách của nó. MacOS và iOS Mail hoạt động theo cách này.
Không có hai chương trình email nào sử dụng cùng một quy trình trả lời.
Một số chương trình email, bao gồm Yahoo Mail và Gmail, không cho phép bạn đánh dấu một phần để trích dẫn trong thư trả lời của mình. Bạn phải trích dẫn toàn bộ độ dài của văn bản từ email và sau đó xóa thủ công những phần bạn không muốn khỏi thư trả lời của mình.
Trong một số trường hợp, bạn có thể sao chép phần email mà bạn muốn trích dẫn và chọn Dán làm trích dẫnhoặc tương tự, nếu chương trình email của bạn hỗ trợ tính năng này (một số, một số không). Trong hầu hết các trường hợp, thông tin trích dẫn được thụt vào để dễ dàng nhận ra. Trong một số chương trình email, tài liệu được trích dẫn có màu khác.
Cách Làm việc Với Trích dẫn trong Email của Bạn
Nghi thức email thường tuân theo một thứ tự nhất định đối với các phần của thư. Bắt đầu email của bạn bằng lời chào và nhận xét giới thiệu. Tiếp theo là tài liệu được trích dẫn. Phản hồi của bạn cho câu trích dẫn sau đó sẽ xuất hiện bên dưới nó.
Nếu bạn đang trả lời nhiều hơn một điểm, hãy dán một phần của trích dẫn vào một dòng và sau đó chỉ trả lời phần đó trên dòng sau. Tiếp theo, dán một phần khác của email được trích dẫn và trả lời phần đó trên dòng sau. Lặp lại mô hình này nếu bạn có thêm trích dẫn và nhận xét trong thư trả lời hoặc tin nhắn chuyển tiếp của mình. Điều này bắt chước dòng chảy tự nhiên của cuộc trò chuyện và giúp người nhận email theo dõi một chuỗi dễ dàng hơn.
