Điều cần biết
- Mở tài liệu trong Google Documents, chọn Sharevà định cấu hình quyền của từng người dùng từ đây bằng cách chọn Viewerhoặc Biên tập viêntruy cập.
- Trong tài liệu, chọn Chỉnh sửa> Đề xuấtđể lại nhận xét cần được xem xét mà không cần chỉnh sửa tài liệu.
- Trong tài liệu, đi tới Tools> Xem lại các chỉnh sửa được đề xuất, chọn từng chỉnh sửa, sau đó Chấp nhậnhoặc Từ chốiđể giữ hoặc xóa chúng.
Google Tài liệu là một cách tuyệt vời để cộng tác với nhóm trong một dự án đã viết. Khi có nhiều người tham gia, hãy đảm bảo rằng các thay đổi đối với tài liệu dễ dàng được xác định hoặc thay đổi. Biết cách hoạt động của Chế độ chỉnh sửa và Chế độ đề xuất cho phép bạn và nhóm của bạn chỉnh sửa Google Tài liệu và theo dõi các thay đổi một cách dễ dàng.
Cách Chỉnh sửa Google Tài liệu Với Chế độ Chỉnh sửa
Chế độ Chỉnh sửa cho phép bạn và bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa tài liệu trực tiếp. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là các thay đổi được thực hiện tự động và có khả năng trở nên khó xem xét. Để tránh dữ liệu quan trọng bị mất hoặc thay đổi, khả năng khóa toàn bộ tài liệu của bạn rất tiện dụng.
- Mở tài liệu bạn muốn chỉnh sửa trong Google Tài liệu.
-
Chọn Chia sẻở góc trên bên phải.
Image -
Nhấp vào menu bên cạnh tên cộng tác viên.
Image -
Để ngăn cộng tác viên chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào Viewer.
Image - Bấm Lưu.
Cách Chỉnh sửa Google Tài liệu Với Chế độ Đề xuất
Khi bạn đang làm việc với những người khác trên cùng một tài liệu, sẽ rất hữu ích nếu bạn đưa ra đề xuất mà không thay đổi văn bản. Với Chế độ đề xuất, bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng và giúp mọi người tạo tài liệu trong vòng lặp. Bạn thậm chí có thể để lại các nhận xét được mã hóa bằng màu sắc để bạn và đồng nghiệp của bạn có thể theo dõi lý do cho bất kỳ thay đổi được triển khai nào. Nếu sở hữu tài liệu, bạn sẽ nhận được email thông báo về bất kỳ thay đổi nào, có thể được chấp nhận hoặc từ chối.
- Mở Google Tài liệu bạn muốn sửa đổi.
-
Chọn menu thả xuống Chỉnh sửaở góc trên cùng bên phải.
Image -
Chọn Đề xuấtđể để lại nhận xét và cho phép các đề xuất được xem xét
Image
Cách chấp nhận hoặc từ chối các chỉnh sửa được đề xuất
Đây là cách xem lại các chỉnh sửa được đề xuất của bạn:
- Mở tài liệu bạn đang làm việc.
-
Trên ruy-băng, chọn Tools> Xem lại các chỉnh sửa được đề xuất.
Image - Ở góc trên bên phải, một hộp sẽ xuất hiện hiển thị các chỉnh sửa được đề xuất.
-
Để giải quyết các chỉnh sửa hoặc nhận xét riêng lẻ, hãy chọn một, sau đó chọn Chấp nhậnhoặc Từ chối.
Chọn Chấp nhận tất cảhoặc Từ chối tất cảđể giải quyết tất cả các chỉnh sửa được đề xuất cùng một lúc.
Cách sử dụng Nhận xét
Đây là cách sử dụng nhận xét trong Google Tài liệu:
- Trong tài liệu Google, chọn ô, văn bản, dòng hoặc khối bạn muốn nhận xét.
-
Từ dải băng, chọn Chèn> Nhận xét. Ngoài ra, hãy chọn dấu Dấu cộng (+)ở phía bên phải của tài liệu.
Image Phím tắt là Command / Ctrl + Option + M.
-
Nhập nhận xét của bạn, sau đó chọn Nhận xét.
Image -
Nhận xét sẽ xuất hiện ở bên phải tài liệu, cùng với tên của cộng tác viên đã để lại và thời gian họ tạo ghi chú.
Image
Lịch sử sửa đổi
Nếu bạn cần quay lại phiên bản trước đó của dự án, Lịch sử sửa đổi cho phép bạn thực hiện điều đó; bất kỳ lúc nào các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, một phiên bản khác đã được lưu.
Bạn có thể xem phiên bản trước đó của tài liệu của mình và xem mọi chỉnh sửa hoặc đề xuất đã được sử dụng như thế nào. Điều này có thể đặc biệt hữu ích để đánh giá một dự án khi nó phát triển, theo dõi các đóng góp cá nhân của người dùng và làm tài liệu tham khảo cho các quy trình suy nghĩ của bạn.
- Mở Google Tài liệu của bạn.
-
Trong trình đơn Tệp, di chuột qua tiêu đề Lịch sử Phiên bảnvà chọn Xem Lịch sử Phiên bản.
Image Phím tắt là Command / Ctrl + Option + Shift + H.
-
Chọn phiên bản bạn muốn xem lại bằng cách xem qua dòng thời gian Lịch sử phiên bản.
Image -
Để đặt tên cho từng phiên bản, hãy chọn ba chấm dọc ở bên phải, sau đó chọn Đặt tên cho phiên bản này.
Image
Một công cụ khác để giúp theo dõi các chỉnh sửa tài liệu là Hiển thị Trình chỉnh sửa. Trong tài liệu, chọn một loạt văn bản, nhấp chuột phải và chọn Show EditorsBạn sẽ thấy danh sách các trình chỉnh sửa của tài liệu và những thay đổi gần đây nhất của họ, cùng với dấu thời gian. Truy cập Lịch sử Phiên bản từ các tùy chọn này.
