Điều cần biết
- Word 2007: Chọn Xem lại> Theo dõi Thay đổi> Theo dõi Thay đổiđể bật theo dõi.
- Word 2003: Chọn View> Toolbars> Reviewingđể bật thay đổi Theo dõi Thay đổi.
Bài viết này giải thích cách sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Word 2007 và 2003.
Bật Theo dõi Thay đổi
Đây là cách bật Theo dõi Thay đổi trong Word 2007 và các phiên bản mới hơn:
- Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại.
- Nhấp vào Theo dõi Thay đổitrong ruy-băng.
- Nhấp vào Theo dõi Thay đổitrong menu thả xuống.
Nếu bạn có Word 2003, đây là cách bật Theo dõi Thay đổi:
- Nhấp vào tùy chọn menu Xem.
- Nhấp vào Thanh công cụ.
- Nhấp vào Đánh giátrong trình đơn thả xuống để mở thanh công cụ Đánh giá.
- Nếu biểu tượng Theo dõi Thay đổi không được đánh dấu, hãy nhấp vào biểu tượng (thứ hai từ phải trong thanh công cụ Xem lại). Biểu tượng được đánh dấu với nền màu cam để cho bạn biết tính năng đang bật.
Bây giờ khi bắt đầu theo dõi, bạn sẽ thấy các dòng thay đổi ở lề trái của tất cả các trang khi bạn thực hiện thay đổi.
Chấp nhận và Từ chối Thay đổi
Trong Word 2007 và các phiên bản mới hơn, bạn sẽ thấy dạng xem Đánh dấu Đơn giản theo mặc định khi theo dõi các thay đổi. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thấy các dòng thay đổi ở lề trái bên cạnh văn bản đã được thay đổi, nhưng bạn sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào trong văn bản.
Khi bạn quyết định chấp nhận hoặc từ chối một thay đổi trong tài liệu mà bạn hoặc người khác đã thực hiện, dưới đây là cách đánh dấu thay đổi là được chấp nhận hoặc bị từ chối trong Word 2007 trở lên:
- Nhấp vào câu hoặc khối văn bản có chứa sự thay đổi.
- Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại, nếu cần.
- Nhấp vào Chấp nhậnhoặc Từ chốitrên thanh công cụ.
Nếu bạn nhấp vào Chấp nhận, dòng thay đổi sẽ biến mất và văn bản vẫn còn. Nếu bạn bấm Từ chối, dòng thay đổi sẽ biến mất và văn bản sẽ bị xóa. Trong cả hai trường hợp, Theo dõi Thay đổi sẽ chuyển sang thay đổi tiếp theo trong tài liệu và bạn có thể quyết định xem mình muốn chấp nhận hay từ chối thay đổi tiếp theo.
Nếu bạn sử dụng Word 2003, đây là những việc cần làm:
- Chọn văn bản đã chỉnh sửa.
- Mở thanh công cụ Đánh giá như bạn đã làm trước đó trong bài viết này.
- Trong thanh công cụ, nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối các Thay đổi.
- Trong cửa sổ Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi, nhấp vào Chấp nhận để chấp nhận thay đổi hoặc nhấp vào Từ chốiđể từ chối.
- Nhấp vào nút mũi tên phải Tìmđể chuyển sang thay đổi tiếp theo.
- Lặp lại các bước 1-5 nếu cần. Khi bạn hoàn tất, hãy đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào Đóng.
Bật và Tắt Theo dõi Khóa
Bạn có thể ngăn ai đó tắt Theo dõi Thay đổi bằng cách bật Theo dõi Khóa và sau đó thêm mật khẩu nếu bạn muốn. Mật khẩu là tùy chọn, nhưng bạn có thể muốn thêm mật khẩu nếu những người khác đánh giá tài liệu nhầm (hoặc không) xóa hoặc chỉnh sửa các thay đổi của người nhận xét khác.
Đây là cách khóa theo dõi trong Word 2007 trở lên:
- Nhấp vào tùy chọn menu Xem lạinếu cần.
- Nhấp vào Theo dõi Thay đổitrong ruy-băng.
- Nhấp vào Khóa Theo dõi.
- Trong cửa sổ Theo dõi Khóa, nhập mật khẩu vào ô Nhập Mật khẩu.
- Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter để Xác nhận.
- Bấm OK.
Khi Theo dõi Khóa được bật, không ai khác có thể tắt Theo dõi Thay đổi và không thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi, nhưng họ có thể đưa ra bất kỳ nhận xét hoặc thay đổi nào của riêng mình. Dưới đây là những việc cần làm khi bạn sẵn sàng tắt Theo dõi Thay đổi trong Word 2007 trở lên:
- Thực hiện theo ba bước đầu tiên trong hướng dẫn ở trên.
- Trong cửa sổ Theo dõi Mở khóa, nhập mật khẩu vào ô Mật khẩu.
- Bấm OK.
Nếu bạn có Word 2003, đây là cách khóa các thay đổi để không ai khác có thể xóa hoặc chỉnh sửa các thay đổi của bất kỳ ai khác:
- Nhấp vào tùy chọn menu Tools.
- Nhấp vào Bảo vệ tài liệu.
- Trong ngăn Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa ở bên phải màn hình, hãy nhấp vào hộp kiểm Chỉ cho phép kiểu chỉnh sửa này trong tài liệu.
- Nhấp vào Không Thay đổi (Chỉ đọc).
- Nhấp vào Thay đổi được Theo dõitrong trình đơn thả xuống.
Khi bạn muốn tắt các thay đổi về khóa, hãy lặp lại ba bước đầu tiên ở trên để xóa tất cả các hạn chế chỉnh sửa.
Sau khi bạn mở khóa Theo dõi Thay đổi, hãy lưu ý rằng Theo dõi Thay đổi vẫn đang bật, vì vậy bạn có thể tiếp tục thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi từ những người dùng khác đã chỉnh sửa và / hoặc viết nhận xét trong tài liệu.
Tắt Theo dõi Thay đổi
Trong Word 2007 trở lên, bạn có thể tắt Theo dõi Thay đổi bằng một trong hai cách. Đầu tiên là thực hiện các bước tương tự như khi bạn bật Theo dõi thay đổi. Và đây là tùy chọn thứ hai:
- Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại, nếu cần.
- Nhấp vào Chấp nhậntrong dải băng.
- Nhấp vào Chấp nhận Tất cả Thay đổi và Dừng Theo dõi.
Tùy chọn thứ hai sẽ khiến tất cả đánh dấu trong tài liệu của bạn biến mất. Khi bạn thực hiện các thay đổi và / hoặc thêm văn bản khác, bạn sẽ không thấy bất kỳ đánh dấu nào xuất hiện trong tài liệu của mình.
Nếu bạn có Word 2003, hãy làm theo hướng dẫn tương tự mà bạn đã sử dụng khi bật Theo dõi Thay đổi. Điểm khác biệt duy nhất mà bạn sẽ thấy là biểu tượng không còn được đánh dấu nữa, điều đó có nghĩa là tính năng đã tắt.
