Cách Sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Excel

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Trước khi bạn yêu cầu các thành viên trong nhóm xem lại trang tính Excel của mình, hãy bật theo dõi sửa đổi Excel cho sổ làm việc được chia sẻ của bạn. Khi bạn sử dụng tính năng thay đổi theo dõi kế thừa trong Excel, bạn sẽ thấy ai đã thực hiện thay đổi đối với trang tính hoặc sổ làm việc và những thay đổi họ đã thực hiện. Sau khi nhóm của bạn kết thúc quá trình xem xét, hãy so sánh dữ liệu ban đầu của bạn với dữ liệu đã thay đổi của người đánh giá. Sau đó, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của họ và tắt Theo dõi Thay đổi để hoàn thiện tài liệu.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel for Microsoft 365, Excel 2019 và Excel 2016.

Bạn có thể theo dõi các thay đổi trong Excel không?

Khi bạn muốn nhóm của mình xem xét và chỉnh sửa sổ làm việc Excel của mình, bạn có hai tùy chọn. Nếu mọi người trong nhóm của bạn sử dụng Excel cho Microsoft 365, thì tính năng đồng tác giả là một cách đơn giản và nhanh chóng để xem xét tài liệu. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về các bản sửa đổi đã thực hiện hoặc nếu các thành viên trong nhóm của bạn làm việc với các phiên bản Excel cũ hơn, hãy sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi kế thừa.

Bạn sẽ không tìm thấy tùy chọn để theo dõi các thay đổi trong Excel dành cho Microsoft 365 và Excel 2019 trên Ribbon Excel. Bạn sẽ chỉ thấy các lệnh thay đổi bản nhạc trong tab Xem lại của Excel 2016 và các phiên bản cũ hơn. Tùy chọn này có sẵn trong các phiên bản Excel mới hơn, nhưng bạn sẽ cần thêm các lệnh thay đổi bản nhạc được liên kết vào một nhóm mới trong tab Xem lại.

Microsoft khuyên bạn nên sử dụng tính năng đồng tác giả của Excel, tính năng này thay thế các Sổ làm việc Dùng chung. Với tính năng đồng tác giả, bạn sẽ thấy những thay đổi mà người khác thực hiện trong thời gian thực và những thay đổi của mỗi người có thể mang một màu sắc khác. Tuy nhiên, tính năng đồng tác giả không theo dõi các thay đổi và bạn không thể từ chối các thay đổi để hoàn nguyên về dữ liệu ban đầu của mình. Đồng tác giả chỉ khả dụng với đăng ký Microsoft 365.

Bật Theo dõi Thay đổi trong các Phiên bản Mới hơn của Excel

Để bật tính năng Theo dõi Thay đổi kế thừa trong Windows:

1. Đi tới tab Tệpvà chọn Tùy chọn.

   

2. Trong hộp thoại Excel Options, chọn Customize Ribbon.

   

3. Chọn lệnh Chọn từ mũi tên thả xuốngvà chọn Tất cả các lệnh.

   

4. Chọn mũi tên thả xuống Customize the Ribbonvà chọn Main Tabs.

   

5. Mở rộng và đánh dấu danh mục Đánh giá.

   

6. Chọn Nhóm mới.

   

7. Đảm bảo rằng mục nhập Nhóm mới được đánh dấu, sau đó chọn Đổi tên.

   

8. Trong hộp thoại Đổi tên, nhập tên hiển thị cho nhóm. Ví dụ: nhập Theo dõi Thay đổi.

   

9. Chọn OK để áp dụng thay đổi và đóng hộp thoại Đổi tên.

10. Trong hộp thoại Excel Options, đi tới danh sách Tất cả các lệnh, sau đó chọn từng tùy chọn sau:

    • So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc (Kế thừa)
    • Bảo vệ Chia sẻ (Di sản)
    • Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)
    • Theo dõi các Thay đổi (Kế thừa)

    Sau khi bạn chọn từng lệnh, hãy chọn Thêmđể thêm lệnh đó vào tab Xem lại.

    

11. Chọn OK để áp dụng các thay đổi của bạn và đóng hộp thoại Excel Options.

12. Bốn lệnh thay đổi bản nhạc xuất hiện trên tab Xem lạitrong nhóm mới mà bạn đã tạo.

    

Cách Bật Theo dõi Thay đổi trong Excel

Sau khi bạn đã nhập tất cả thông tin vào trang tính, hãy bật tính năng Theo dõi Thay đổi trước khi cung cấp sổ làm việc Excel để xem xét.

1. Đi tới tab Xem lạivà chọn Theo dõi Thay đổi> Đánh dấu Thay đổi.

   

2. Trong hộp thoại Đánh dấu Thay đổi, chọn hộp kiểm Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa.
3. Chọn hộp kiểm Khivà đặt nó thành Tất cả.
4. Chọn hộp kiểm Aivà đặt nó thành Mọi người.

5. Chọn hộp kiểm Đánh dấu các thay đổi trên màn hình.

   

6. Chọn OK.

7. Trên tab Xem lại, chọn Chia sẻ Sổ làm việc.

   

8. Trong hộp thoại Chia sẻ Sổ làm việc, đi tới tab Chỉnh sửavà chọn nút Sử dụng sổ làm việc cũ được chia sẻ tính năng thay vì hộp kiểm trải nghiệm đồng tác giả mới.

   

9. Chọn OK.

10. Trên tab Xem lại, chọn Bảo vệ Sổ làm việc Dùng chung.

    

11. Trong hộp thoại Protect Shared Workbook, chọn hộp kiểm Sharing with track changes.

    

12. Chọn OK.

Chia sẻ Sổ làm việc

Khi sổ làm việc được chia sẻ của bạn đã sẵn sàng để được xem xét, hãy tải tệp lên vị trí mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể truy cập. Ví dụ: tải sổ làm việc lên site SharePoint, thư mục OneDrive hoặc Dropbox.

Tính năng Theo dõi Thay đổi không hoạt động với sổ làm việc có chứa bảng. Các bảng phải được chuyển đổi thành một dải ô.

Sau khi sổ làm việc được tải lên, hãy thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn rằng tệp đã sẵn sàng để họ xem xét. Một cách để làm điều này là sử dụng tính năng Chia sẻ trong Excel.

Nếu bạn chưa thiết lập không gian để tất cả người đánh giá có thể truy cập, hãy gửi tệp sổ làm việc qua email cho từng người đánh giá.

Cách Xem và Chấp nhận Thay đổi

Sau khi tất cả những người đánh giá của bạn đã có cơ hội đánh giá và chỉnh sửa sổ làm việc, đã đến lúc chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó.

1. Đi tới tab Xem lạivà chọn Theo dõi Thay đổi> Chấp nhận hoặc Từ chối các Thay đổi.

   

2. Trong hộp thoại Chọn Thay đổi để Chấp nhận hoặc Từ chối, bỏ chọn hộp kiểm Trong đóđể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi đối với toàn bộ sổ làm việc.

   

3. Chọn OK.

4. Đối với mỗi thay đổi, hãy chọn Chấp nhậnhoặc Từ chối.

   

Cách Tắt Theo dõi Thay đổi

Khi bạn xem xét xong và không muốn tiếp tục theo dõi các thay đổi đã thực hiện đối với sổ làm việc, hãy tắt tính năng Theo dõi Thay đổi.

1. Đi tới tab Xem lạivà chọn Theo dõi Thay đổi> Đánh dấu Thay đổi.

   

2. Trong hộp thoại Đánh dấu Thay đổi, bỏ chọn tất cả các hộp kiểm.

   

3. Chọn OK.