Đôi khi, bạn có thể hưởng lợi từ việc tăng thêm một chút ngoài các công cụ trên thanh công cụ. Microsoft Word có đầy đủ các phím tắt ẩn mà bạn có thể sử dụng để nâng cao năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn. Đây là những mục yêu thích của chúng tôi.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Word 2019, Word 2016 và Word cho Mac.
Lưu Định dạng Từ của riêng Bạn
Bạn có bao giờ sử dụng Microsoft Word để tạo nhiều lần cùng một tài liệu không? Có lẽ bạn tạo báo cáo nhân viên hàng tuần hoặc bản tin hàng tháng. Dù là trường hợp nào, bạn cũng có thể dễ dàng tạo các tài liệu này bằng cách lưu định dạng của riêng mình trong Word.
Muốn tiết kiệm nhiều hơn định dạng của riêng bạn? Bạn có thể tạo mẫu Word của riêng mình để sử dụng khi tạo các tài liệu trong tương lai. Điều này cho phép bạn lưu toàn bộ tài liệu, thay vì định dạng văn bản của bạn.
-
Từ tài liệu bạn muốn lưu dưới dạng định dạng mới, chọn Ngăn Kiểu, nằm ở phía bên phải của thanh công cụ.
Image -
Chọn Kiểu mớiở phía trên cùng của Ngăn Kiểu.
Image -
Trong cửa sổ này, hãy nhập tên mới cho định dạng của bạn vào ô được cung cấp.
Image Đặt tên cho mẫu định dạng của bạn giải thích nó được sử dụng để làm gì. Hãy càng cụ thể càng tốt để bạn có thể tìm thấy nó sau này.
-
Chọn OK. Bây giờ, bạn có một Kiểu nhanh có thể dễ dàng truy cập từ Ngăn Kiểu khi bạn cần lại! Khi bạn muốn sử dụng định dạng, hãy chọn nó từ Ngăn Kiểu.
Image
Phím tắt trong Word để sửa nhiều lỗi cùng một lúc
Bạn có mắc lỗi chính tả của một từ mà bạn đã sử dụng trong tài liệu của mình không? Bạn không cần phải xem qua tài liệu và sửa nó bằng tay. Thay vào đó, hãy sử dụng công cụ Tìm và Thay thế của Word để sửa từng lỗi cùng một lúc.
Cách sử dụng Tìm và Thay thế trên Word cho Mac
-
Trong tài liệu của bạn, nhấp vào Chỉnh sửa> Tìm> Thay thế.
Image -
Trong cửa sổ Tìm và Thay thế, nhập từ bạn muốn thay thế vào hộp văn bản đầu tiên, sau đó nhập từ bạn muốn thay thế vào hộp thứ hai.
Image Bạn có thể sử dụng công cụ tìm và thay thế cho nhiều từ. Trên thực tế, trong cùng một hộp bạn nhập từ cần thay thế, hãy nhấp vào menu thả xuống để xem các tùy chọn định dạng khác nhau (chẳng hạn như dấu đoạn) mà bạn cũng có thể thay thế.
-
Để thay thế từng cái một, hãy nhấp vào Replace. Để thay thế tất cả chúng cùng một lúc, hãy nhấp vào Replace All.
Tốt nhất bạn nên quay lại và kiểm tra xem đã thực hiện đúng các thay đổi chưa, đặc biệt là khi bạn đang tạo các tài liệu quan trọng.
- Tiếp tục quá trình này với các lỗi khác cho đến khi bạn hoàn tất.
Cách sử dụng Tìm và Thay thế trên Word cho Windows
- Trong tài liệu của bạn, tìm tab Home. Tiếp theo, chọn Replace.
-
Sử dụng hộp Tìm gì, nhập cụm từ bạn muốn thay thế. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập văn bản mới của bạn.
- Chọn Replace để thay thế một lỗi hoặc chọn Replace Allđể thay thế tất cả các lỗi cùng một lúc.
Cách Xem nhanh Thông tin Thêm về Tài liệu Word của Bạn
Khi số lượng từ và các chi tiết khác về tài liệu của bạn quan trọng, có một cách dễ dàng hơn để xem nó hơn là nhấp qua các màn hình và menu khác nhau.
-
Trong tài liệu của bạn, tìm thanh công cụ ở cuối cửa sổ tài liệu Word của bạn. Tại đây, bạn sẽ thấy số trang, số từ, v.v.
Image Phương pháp truyền thống để xem thông tin này yêu cầu nhiều lần nhấp chuột vào phần Công cụ trong Word. Phương pháp này sử dụng một cú nhấp chuột đơn giản.
- Chọn công cụ đếm từ . Tại đây, bạn sẽ thấy thêm thông tin về tài liệu của mình như số ký tự, số đoạn văn và hơn thế nữa.
Ghim tệp tài liệu thường được sử dụng trong Word
Có tài liệu Word nào bạn thường dùng để tham khảo hoặc làm mẫu không? Bạn có thể dễ dàng ghim tài liệu đó vào thư mục tệp gần đây của mình để dễ dàng truy cập bất cứ khi nào bạn cần.
-
Nếu bạn đang ở trong một tài liệu hiện tại, hãy chọn File.
Bạn không cần phải có tài liệu hiện tại để truy cập phần Gần đây. Chỉ cần mở Word và chuyển sang bước tiếp theo.
- Chọn Gần đây, sau đó cuộn cho đến khi bạn tìm thấy tài liệu bạn muốn ghim hoặc tìm kiếm nó bằng hộp tìm kiếm.
- Khi bạn định vị tài liệu bạn muốn ghim, hãy chọn biểu tượng Pinở bên phải tài liệu.
-
Để xem các tài liệu đã ghim của bạn, hãy chọn Đã ghimở đầu cửa sổ Gần đây.
Image Để xóa tài liệu khỏi phần Đã ghim, chỉ cần chọn lại biểu tượng Ghim.
- Giờ đây, bạn luôn có những tài liệu quan trọng trong tầm tay.
Bạn muốn làm được nhiều việc hơn nữa bằng Microsoft Word? Bắt đầu bằng cách thử các phím tắt trên Mac hoặc Windows để tăng tốc quá trình tạo tài liệu hoặc chèn bảng để nhanh chóng sắp xếp dữ liệu quan trọng của bạn. Microsoft Word cực kỳ trực quan cho người dùng, giúp dễ dàng tạo tài liệu nhanh chóng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng các thủ thuật đơn giản này để di chuyển nhanh hơn nữa.
