Excel là một công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu, nhưng một số thứ như lật các ô trong một hàng hoặc cột có thể là một rắc rối thực sự. Có cách thủ công chậm và có những thủ thuật nhanh chóng để lật hàng, lật cột hoặc chuyển cột thành hàng chỉ trong vài giây.
Trong bài viết sau, bạn sẽ học cách lật nhanh toàn bộ một cột từ dưới lên trên, hoán đổi một hàng từ phải sang trái và cách hoán đổi hoàn toàn các hàng với các cột.
Những hướng dẫn này áp dụng cho Microsoft Excel 2010, 1013, 2016, 2019 và Excel cho Microsoft 365.
Cách lật ô cột trong Excel
Mặc dù có rất nhiều tùy chọn sắp xếp trong Excel để sắp xếp các ô theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng thực sự không có tùy chọn tích hợp nào để chỉ cần lật một bộ sưu tập dữ liệu ngẫu nhiên, chẳng hạn như tên.
Điều đó không có nghĩa là nó không thể xảy ra. Nó chỉ có nghĩa là bạn cần làm theo một vài bước bổ sung để sử dụng tính năng sắp xếp của Excel để lật cột.
- Nhấp chuột phải vào cột Avà chọn Chènđể thêm cột mới vào bên trái cột Nhân viên bán hàng mà bạn muốn sắp xếp.
- Nhập 1 vào ô đầu tiên (hàng 2). Nhập 2 vào ô thứ hai (hàng 3).
-
Nhấn giữ phím Cntrlvà đặt chuột vào góc dưới bên phải của ô có số 2. Con trỏ sẽ chuyển thành hai đường ngang. Nhấp đúp chuột trái vào con chuột để tự động điền phần còn lại của cột xuống tên nhân viên bán hàng cuối cùng. Thao tác này sẽ tự động điền phần còn lại của cột bằng các số từ 3 đến 8.
- Đánh dấu toàn bộ bảng.
- Trong menu Home, chọn Sắp xếp & Lọctừ ruy-băng. Chọn Sắp xếp Tùy chỉnh.
- Đặt Sắp xếp Theo đến Cột A,Sắp xếp Trênthành Ô Giá trị, và Thứ tự đến Lớn nhất đến Nhỏ nhất. Nhấp vào OK.
Điều này sẽ không chỉ lật toàn bộ cột từ dưới lên trên mà còn đảm bảo tất cả dữ liệu trong phần còn lại của bảng tính hoán đổi khớp với đúng tên của nhân viên bán hàng.
Bây giờ bạn có thể nhấp chuột phải vào cột A để chọn nó, nhấp chuột phải vào Cột A và chọn Xóa để xóa cột được đánh số.
Bây giờ bạn có cùng một bảng ban đầu mà bạn đã bắt đầu, nhưng với toàn bộ cột và dữ liệu được lật từ dưới lên trên.
Cách Hoán đổi Các Ô Hàng trong Excel
Nếu bạn muốn xem dữ liệu bán hàng từ tháng 12 đến tháng 1, thay vì từ tháng 1 đến tháng 12 thì sao?
Bạn thực sự có thể sử dụng phương pháp tương tự như trên để lật các cột, với một chút biến thể.
Đầu tiên, thêm một hàng mới ngay dưới tiêu đề và đánh số các ô đó từ 1 (dưới tháng 1) đến 12 (dưới tháng 12).
Bây giờ hãy làm theo các bước tương tự để sắp xếp bảng, nhưng lần này bạn sẽ sắp xếp theo hàng chứ không phải theo cột.
- Chỉ đánh dấu các cột từ A đến M.
- Trong menu Home, chọn Sắp xếp & Lọctừ ruy-băng. Chọn Sắp xếp Tùy chỉnh.
- Nhấp vào Tùy chọn, và chọn Sắp xếp từ trái sang phải.
- Đặt Sắp xếp Theo đến Hàng 2,Sắp xếp Trên đến Giá trị ô, và Thứ tự đến Lớn nhất đến Nhỏ nhất. Nhấp vào OK.
Bây giờ bạn sẽ thấy rằng toàn bộ cột đầu tiên của bạn được sử dụng với các ô trong cột tiêu đề được lật. Vì bạn đã đánh dấu tất cả các cột chứa dữ liệu, nên tất cả các hàng dữ liệu cũng sẽ được lật, để mọi thứ được sắp xếp hoàn hảo.
Bây giờ nhấp chuột trái vào hàng 2 và xóa hàng được đánh số.
Chỉ Hoán đổi Hai Cột hoặc Hàng
Nếu bạn muốn lật đến các hàng hoặc cột liền kề, có một thủ thuật chuột hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong Excel để thực hiện điều này.
Trong bảng tính mẫu này, bạn có thể hoán đổi hàng Julie Moore với hàng John Hudson chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Đây là cách bạn thực hiện:
- Đánh dấu toàn bộ hàng với Julie Moore trong cột A.
- Nhấn giữ phím Shiftvà di chuyển con trỏ chuột đến cạnh trên cùng của ô Julie Moore. Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành hình chữ thập.
- Với phím Shiftvẫn được giữ, hãy kéo chuột đến cạnh trên của ô John Hudson cho đến khi dòng ngay phía trên hàng đó nổi bật với một vạch tối.
- Khi bạn thả chuột trái, toàn bộ hai hàng sẽ hoán đổi với nhau.
Nếu bạn muốn hoán đổi các cột thay vì các hàng, bạn có thể đánh dấu một cột và sau đó thực hiện theo quy trình tương tự.
Sự khác biệt duy nhất là bạn kéo con trỏ chuột sang một bên cho đến dòng sau cột bạn muốn hoán đổi bằng các điểm nổi bật với một đường tối.
Bạn có thể hoán đổi nhiều hàng hoặc nhiều cột bằng cách sử dụng kỹ thuật tương tự. Bạn chỉ cần đánh dấu nhiều hàng hoặc cột trong bước đầu tiên, sau đó làm theo quy trình tương tự.
Cách Hoán đổi Cột và Hàng
Điều gì xảy ra nếu bạn muốn hoán đổi toàn bộ cột tiêu đề với toàn bộ cột Nhân viên bán hàng, trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu trong bảng tính?
Hầu hết mọi người chọn thực hiện việc này theo cách thủ công mà không nhận ra rằng Excel có một tính năng tích hợp được gọi là "chuyển vị" sẽ làm điều đó cho bạn.
Bạn sẽ cần một khu vực mà bạn có thể tạo phạm vi dữ liệu "hoán đổi" mới của mình, vì vậy hãy tạo một trang tính mới trong bảng tính của bạn có tên "Bán hàng theo tháng".
- Đánh dấu toàn bộ phạm vi ô cho toàn bộ bảng dữ liệu bán hàng của bạn. Nhấn Cntrl-Cđể sao chép toàn bộ phạm vi.
- Nhấp vào trang tính mới bạn tạo. Nhấp chuột phải gọi A1và chọn tùy chọn Transposetừ Tùy chọn dán.
- Bây giờ, bạn sẽ thấy bảng tính ban đầu của mình, nhưng với hàng tiêu đề được hoán đổi với cột đầu tiên và tất cả dữ liệu trong phạm vi được sắp xếp để xếp hàng chính xác.
Sử dụng tính năng hoán vị của Excel có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ chỉnh sửa thủ công khi bạn muốn tổ chức lại bảng tính và xem dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
Sử dụng VBA để hoán đổi hàng hoặc cột (Nâng cao)
VBA là một tính năng mạnh mẽ trong Excel. Bạn thực sự có thể thực hiện từng tác vụ ở trên với mã VBA rất đơn giản.
Sau đó chuyển đổi hàm VBA của bạn thành một hàm Excel tùy chỉnh mà bạn có thể gọi bất cứ khi nào bạn muốn hoán đổi hàng hoặc cột.
Lật Cột hoặc Hàng
Để sắp xếp lại toàn bộ một hàng từ trái sang phải hoặc một cột từ trên xuống dưới, bạn có thể tạo hàm Flip_Columns () hoặc Flip_Rows () để thực hiện điều này.
Để tạo mã này, hãy chọn menu Nhà phát triểnvà chọn Xem Mã.
Nếu Nhà phát triển không được liệt kê trong menu, bạn có thể thêm nhà phát triển đó. Nhấp vào File, nhấp vào Optionsvà chọn Customize RibbonTrong cửa sổ này, tìm Nhà phát triển ở ngăn bên trái và Thêm vào bên phải. Nhấp vào OKvà tùy chọn menu Nhà phát triển sẽ xuất hiện.
Để lật các hàng của cột đã chọn trong trang tính của bạn, bạn có thể sử dụng mã VBA sau:
Sub Flip_Rows ()
Dim vTop As Variant
Dim vEnd As Variant
Dim iStart As Integer
Dim iEnd As Integer
Application. ScreenUpdating=False
iStart=1
iEnd=Selection. Rows. Count
Do While iStart < iEnd
vTop=Selection. Rows (iStart) vEnd=Selection. Rows (iEnd)
Selection. Rows (iEnd)=vTop
Selection. Rows (iStart)=vEnd
iStart=iStart + 1 iEnd=iEnd - 1
Loop
Application. ScreenUpdating=True
End Sub
Bạn có thể làm điều tương tự với các ô trong một hàng bằng cách lật tất cả các cột trong hàng đó bằng cách sử dụng mã sau.
Sub Flip_Columns ()
Dim vLeft As Variant
Dim vRight As Variant
Dim iStart As Integer
Dim iEnd As Integer
Application. ScreenUpdating=False
iStart=1
iEnd=Selection. Columns. Count
Do While iStart < iEnd
vTop=Selection. Columns (iStart) vEnd=Selection. Columns (iEnd)
Selection. Columns (iEnd)=vRight
Selection. Columns (iStart)=vLeft
iStart=iStart + 1
iEnd=iEnd - 1
Loop
Application. ScreenUpdating=True
End Sub
Bạn có thể chạy một trong các tập lệnh VBA này bằng cách chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn đảo ngược, chuyển đến cửa sổ trình chỉnh sửa mã và nhấp vào biểu tượng chạy trong menu.
Các tập lệnh VBA này là một phương pháp nhanh chóng để đảo ngược các ô trong một cột hoặc hàng chỉ với một cú nhấp chuột, nhưng chúng sẽ không lật các ô trong bất kỳ hàng dữ liệu liên quan nào, vì vậy chỉ sử dụng các tập lệnh này khi bạn muốn lật cột hoặc hàng và không có gì khác.
Hoán đổi hai cột hoặc hàng
Bạn có thể hoán đổi hai giá trị bất kỳ trên một trang tính bằng cách chọn hai giá trị và chạy mã VBA sau.
Sub Swap ()
For i=1 To Selection. Areas (1). Count
temp=Selection. Areas (1) (i)
Lựa chọn. Areas (1) (i)=Selection. Areas (2) (i)
Selection. Areas (2) (i)=temp
Next i
End Sub
Mã VBA này sẽ hoán đổi hai ô bất kỳ, cho dù chúng ở cạnh nhau hay ô này nằm trên ô kia. Xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể hoán đổi hai ô với mã này.
Chuyển đổi Toàn bộ Phạm vi
Có thể sử dụng VBA để lấy một lựa chọn từ một trang tính (giống như trong các tập lệnh ở trên), chuyển đổi phạm vi và sau đó dán nó vào một nơi khác (hoặc trong một trang tính khác).
Thậm chí còn có một phương thức trong VBA cho mục đích này:
Đặt DestRange=Application. WorksheetFunction. Transpose (SelectedRange)
Tuy nhiên, thực hiện điều này trong VBA là công việc nhiều hơn so với giá trị của nó, vì như bạn đã thấy trước đó trong bài viết này, việc chuyển đổi toàn bộ phạm vi không đơn giản hơn là sao chép và dán phạm vi đó chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Lật các Cột và Hàng trong Excel
Như bạn có thể thấy, việc lật các cột và hàng, hoán đổi ô hoặc chuyển đổi toàn bộ phạm vi rất dễ dàng trong Excel.
Khi bạn biết mình muốn dữ liệu của mình trông như thế nào, bạn có thể chọn tùy chọn tốt nhất và lật hoặc chuyển đổi các ô đó chỉ trong một vài bước đơn giản.
