Excel không có khả năng quản lý dữ liệu của các chương trình cơ sở dữ liệu quan hệ như SQL Server và Microsoft Access. Tuy nhiên, những gì nó có thể làm là phục vụ như một cơ sở dữ liệu đơn giản đáp ứng các yêu cầu quản lý dữ liệu.
Trong Excel, dữ liệu được sắp xếp bằng cách sử dụng các hàng và cột trong một trang tính. Tính năng bảng giúp bạn dễ dàng nhập, chỉnh sửa và thao tác dữ liệu.
Những hướng dẫn này áp dụng cho các phiên bản Excel 2019, 2016, 2013, 2010 và Excel dành cho Microsoft 365.
Thuật ngữ Cơ sở dữ liệu: Bản ghi và Trường
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin liên quan được lưu trữ trong một hoặc nhiều tệp máy tính. Thông thường, dữ liệu được sắp xếp thành các bảng theo cách có thể dễ dàng cập nhật, sắp xếp, sửa chữa và lọc.
Một cơ sở dữ liệu đơn giản, chẳng hạn như Excel, chứa tất cả thông tin về một chủ đề trong một bảng duy nhất. Mặt khác, cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm nhiều bảng với mỗi bảng chứa thông tin về các chủ đề khác nhau nhưng có liên quan.
Hồ sơ
Trong thuật ngữ cơ sở dữ liệu, một bản ghi chứa tất cả thông tin hoặc dữ liệu về một đối tượng cụ thể trong cơ sở dữ liệu. Trong Excel, mỗi ô trong trang tính chứa một mục thông tin hoặc giá trị.
Trường
Mỗi mục thông tin trong bản ghi cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như số điện thoại hoặc số đường phố, được gọi là trường . Trong Excel, các ô riêng lẻ của một trang tính đóng vai trò là các trường, vì mỗi ô có thể chứa một phần thông tin về một đối tượng.
Tên trường
Điều quan trọng là tổ chức cơ sở dữ liệu để bạn có thể sắp xếp hoặc lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể. Thêm tiêu đề cột, được gọi là tên trường, giúp nhập dữ liệu theo cùng một thứ tự cho mỗi bản ghi dễ dàng hơn.
Cơ sở dữ liệu mẫu
Trong hình trên, mỗi học sinh có một hàng riêng biệt trong bảng chứa tất cả thông tin có sẵn về họ.
Mỗi ô trong một hàng là một trường chứa một phần thông tin. Các tên trường trong hàng tiêu đề giúp đảm bảo rằng dữ liệu luôn được tổ chức bằng cách giữ tất cả dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tên hoặc tuổi, trong cùng một cột cho tất cả học sinh.
Công cụ quản lý dữ liệu của Excel
Ngoài ra, Microsoft còn có một số công cụ dữ liệu để giúp làm việc dễ dàng hơn với lượng lớn dữ liệu được lưu trữ trong bảng Excel và giúp giữ cho nó ở tình trạng tốt.
Sử dụng Biểu mẫu cho Hồ sơ
Một trong những công cụ đó là biểu mẫu dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nó để tìm, chỉnh sửa, nhập hoặc xóa bản ghi, trong bảng có chứa tối đa 32 trường hoặc cột.
Biểu mẫu mặc định bao gồm danh sách các tên trường theo thứ tự chúng được sắp xếp trong bảng, để đảm bảo rằng người dùng nhập các bản ghi một cách chính xác. Bên cạnh mỗi tên trường là một hộp văn bản để nhập hoặc chỉnh sửa các trường dữ liệu riêng lẻ.
Mặc dù có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh, nhưng việc tạo và sử dụng biểu mẫu mặc định thường là tất cả những gì cần thiết.
Xóa Bản ghi Dữ liệu Trùng lặp
Một vấn đề chung với tất cả các cơ sở dữ liệu là lỗi dữ liệu. Ngoài các lỗi chính tả đơn giản hoặc các trường dữ liệu bị thiếu, các bản ghi dữ liệu trùng lặp có thể là một vấn đề đáng lo ngại khi bảng dữ liệu ngày càng lớn.
Một công cụ dữ liệu khác của Excel có thể được sử dụng để xóa các bản ghi trùng lặp này - trùng lặp chính xác hoặc một phần.
Sắp xếp dữ liệu trong Excel
Sắp xếp có nghĩa là sắp xếp lại dữ liệu theo một thuộc tính cụ thể, chẳng hạn như sắp xếp bảng theo thứ tự bảng chữ cái theo họ hoặc theo thứ tự thời gian từ già nhất đến trẻ nhất.
Các tùy chọn sắp xếp của Excel bao gồm sắp xếp theo một hoặc nhiều trường, sắp xếp tùy chỉnh, chẳng hạn như theo ngày hoặc giờ và sắp xếp theo hàng giúp bạn có thể sắp xếp lại các trường trong bảng.
