23 Phím tắt Excel Tốt nhất

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-01 13:54

Tìm hiểu các phím tắt phổ biến trong Excel và tận dụng hết khả năng của Excel. Có các phím tắt định dạng văn bản, áp dụng các định dạng số, di chuyển xung quanh trang tính và thực hiện các phép tính.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; và Excel cho Microsoft 365.

Chèn Trang tính Mới trong Excel

Khi bạn muốn chèn một trang tính mới vào sổ làm việc, hãy sử dụng phím tắt sau:

Shift + F11

Khi bạn nhập lối tắt này, một trang tính mới sẽ được chèn vào sổ làm việc hiện tại. Để thêm các trang tính bổ sung, hãy nhấn và giữ phím Shift, nhấn F11và thả cả hai phím.

Bọc văn bản trên hai dòng trong Excel

Nếu văn bản trong ô vượt ra ngoài đường viền của ô, hãy bọc văn bản để tất cả văn bản được chứa trong ô. Trong Excel, bạn có thể đặt các ô tự động quấn, nhưng không có phím nóng nào thực hiện điều đó bằng một lệnh.

Để đặt ô tự động bọc, hãy chọn ô và nhấn phím tắt sau:

Ctrl + 1

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Định dạng Ô. Đi tới tab Căn chỉnhvà chọn hộp kiểm Bọc văn bản. Văn bản tự động bao bọc bên trong ô.

Một cách tiếp cận khác là chèn dấu ngắt dòng trong văn bản ô theo cách thủ công bằng cách chọn ô bạn muốn chỉnh sửa và nhấn phím F2. Điều này sẽ thay đổi ô thành chế độ Chỉnh sửa. Tiếp theo, chọn vị trí trong văn bản mà bạn muốn ngắt dòng và nhấn Alt + EnterThao tác này sẽ di chuyển phần còn lại của văn bản xuống dòng tiếp theo và phù hợp với toàn bộ văn bản bên trong ô.

Thêm ngày hiện tại

Nếu bạn cần nhập ngày vào bất kỳ ô nào trong trang tính của mình, có một phím tắt đơn giản cho điều đó:

Ctrl +; (Dấu chấm phẩy)

Lối tắt này hoạt động cho dù bạn đã nhấp một lần vào ô hay nhấp đúp vào ô để vào chế độ Chỉnh sửa. Phím tắt sẽ chèn ngày hiện tại vào ô.

Phím tắt này không sử dụng chức năng TODAY; ngày không thay đổi mỗi khi trang tính được mở hoặc tính toán lại.

Tổng dữ liệu trong Excel Sử dụng Phím tắt

Khi bạn muốn tính tổng dữ liệu trong hàng cũng như cột, hãy sử dụng phím tắt để chèn hàm SUM trong trang tính của bạn. Tổ hợp phím để nhập hàm SUM là:

Alt +=(Dấu bằng)

Lối tắt này tính tổng tất cả các ô liền kề phía trên ô đã chọn trong trang tính.

Để sử dụng phím tắt này trong trang tính:

Chọn ô trong chuỗi bạn muốn tính tổng để biến nó thành ô hoạt động.
Nhấn và giữ phím Alttrên bàn phím.
Nhấn và thả dấu bằng (=) trên bàn phím.
Nhả phím Alt.
Hàm SUM hiển thị trong ô tóm tắt với phạm vi ô phía trên được đánh dấu là đối số của hàm SUM.
Nhấn phím Nhậpđể hoàn thành chức năng.
Câu trả lời xuất hiện trong ô tóm tắt.

Nếu hàm SUM được nhập vào vị trí khác với vị trí liền kề với hàng hoặc cột chứa đầy số, phạm vi ô được chọn làm đối số của hàm có thể không chính xác. Để thay đổi phạm vi đã chọn, đánh dấu phạm vi chính xác trước khi nhấn phím Nhậpđể hoàn thành chức năng.

SUM được thiết kế để nhập ở cuối cột dữ liệu hoặc ở cuối bên phải của hàng dữ liệu.

Thêm thời gian hiện tại

Cũng giống như với phím tắt ngày, giờ hiện tại có thể được thêm vào trang tính bằng phím tắt đặc biệt. Phím tắt để thêm thời gian hiện tại vào trang tính là:

Ctrl + Shift +: (Dấu hai chấm)

Phím tắt thời gian hoạt động cho dù ô được chọn hay ở chế độ Chỉnh sửa. Phím tắt sẽ chèn thời gian hiện tại vào ô.

Phím tắt này không sử dụng chức năng NOW; thời gian không thay đổi mỗi khi trang tính được mở hoặc tính toán lại.

Chèn siêu liên kết

Nếu bạn muốn chèn siêu liên kết vào bất kỳ đâu vào trang tính của mình, phím tắt là:

Ctrl + K

Để sử dụng phím tắt này trong trang tính, hãy làm theo các bước sau:

Trong trang tính Excel, hãy chọn ô mà bạn muốn chèn siêu kết nối để biến nó thành ô hoạt động.
Nhập một từ để hoạt động dưới dạng văn bản liên kết và nhấn Nhập.
Chọn lại ô làm ô hoạt động.
Nhấn phím Ctrlvà Ktrên bàn phím để mở hộp thoại Chèn siêu kết nốihộp.
Trong hộp văn bản Address, nhập URL đầy đủ, chẳng hạn như https://spreadsheets.lifewire.com.
Chọn Okđể hoàn thành siêu liên kết và đóng hộp thoại.
Văn bản liên kết trong ô có màu xanh lam và được gạch chân để biểu thị rằng nó có chứa một siêu liên kết.

Hiển thị Công thức

Khi bạn muốn xem lại các công thức bị ẩn sau các ô hoặc muốn tìm các ô có chứa công thức, hãy sử dụng phím tắt sau:

Ctrl + `(Dấu trọng âm)

Để kiểm tra các công thức trong một trang tính để tìm lỗi, hãy đánh dấu toàn bộ trang tính và sử dụng phím tắt này để hiển thị tất cả các công thức. Chọn một công thức và Excel thêm một đường viền màu xung quanh các tham chiếu ô được sử dụng trong công thức. Điều này theo dõi dữ liệu được sử dụng trong một công thức.

Hoàn tác Đánh máy và Sai lầm trong Excel

Nếu bạn mắc lỗi khi nhập ô, nhập công thức, áp dụng màu ô hoặc định dạng văn bản, hãy sử dụng tính năng Hoàn tác trong Excel và bắt đầu lại. Tổ hợp phím tắt bàn phím để hoàn tác các thay đổi là:

Ctrl + Z

Hoàn tác xóa các thao tác của bạn theo thứ tự ngược lại mà bạn đã áp dụng.

Để hoàn tác hành động của bạn:

Nhấn phím CTRLvà Zcùng lúc.
Thay đổi cuối cùng bạn thực hiện trong trang tính đã bị đảo ngược.
Nhấn CTRL + Zmột lần nữa để hoàn tác thay đổi trước đó bạn đã thực hiện.
Nhấn CTRL + Zcho đến khi bạn hoàn tác tất cả các thay đổi bạn không muốn trong trang tính.

Chọn các ô không liền kề

Chọn nhiều ô trong Excel khi bạn muốn xóa dữ liệu, áp dụng định dạng như đường viền hoặc tô bóng hoặc áp dụng các tùy chọn khác cho các vùng lớn của trang tính cùng một lúc.

Khi các ô này không nằm trong một khối liền kề, có thể chọn các ô không liền kề. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng bàn phím và chuột cùng nhau hoặc chỉ sử dụng bàn phím.

Sử dụng Bàn phím ở Chế độ Mở rộng

Để chọn các ô không liền kề chỉ với bàn phím, hãy sử dụng bàn phím ở chế độ Lựa chọn Mở rộng. Để kích hoạt chế độ Lựa chọn Mở rộng, nhấn phím F8trên bàn phím. Để tắt chế độ Lựa chọn Mở rộng, nhấn đồng thời phím Shiftvà F8.

Chọn các ô không liền kề trong Excel bằng Bàn phímChọn ô đầu tiên.
Nhấn và thả phím F8trên bàn phím để bắt đầu chế độ Lựa chọn Mở rộng.
Không di chuyển con trỏ ô, nhấn và thả phím Shift + F8để tắt chế độ Lựa chọn Mở rộng.
Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến ô tiếp theo bạn muốn đánh dấu.
Bấm F8.
Nhấn Shift + F8để tô sáng ô thứ hai.
Di chuyển đến ô tiếp theo bạn muốn chọn.
Bấm F8.
Nhấn Shift + F8.
Tiếp tục chọn các ô bổ sung cho đến khi tất cả các ô bạn muốn đánh dấu được chọn.

Chọn các ô liền kề và không liền kề trong Excel bằng Bàn phímThực hiện theo các bước bên dưới nếu phạm vi bạn muốn chọn chứa hỗn hợp các ô liền kề và ô riêng lẻ như được hiển thị trong hình trên.

Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên trong nhóm ô bạn muốn đánh dấu.
Nhấn và thả phím F8trên bàn phím để bắt đầu chế độ Lựa chọn Mở rộng.
Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để mở rộng phạm vi được đánh dấu để bao gồm tất cả các ô trong nhóm.
Với tất cả các ô trong nhóm đã chọn, nhấn và thả phím Shift + F8trên bàn phím để tắt chế độ Lựa chọn Mở rộng.
Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ ô ra khỏi nhóm ô đã chọn.
Nhóm ô đầu tiên vẫn được đánh dấu.
Nếu có nhiều ô được nhóm hơn mà bạn muốn đánh dấu, hãy nhấn F8, chọn các ô không liền kề để đánh dấu chúng, sau đó nhấn Shift + F8.

Đi tới Ô trong Trang tính Excel

Sử dụng tính năng Đi tới trong Excel để nhanh chóng điều hướng đến các ô khác nhau trong trang tính. Các trang tính có một vài cột và hàng sẽ dễ dàng nhìn thấy trên màn hình, các trang tính lớn hơn thì không dễ dàng như vậy.

Để chuyển từ vùng này sang vùng khác của trang tính, hãy làm theo các bước sau:

Nhấn phím F5trên bàn phím để mở hộp thoại Đi tới.
Trong hộp văn bản Tham chiếu, nhập tham chiếu ô của đích mong muốn.
Chọn OKhoặc nhấn Nhập.
Hộp đen bao quanh ô hiện hoạt sẽ chuyển đến ô bạn đã tham chiếu.

Nhân bản Dữ liệu bằng Lệnh Điền xuống

Nếu bạn cần nhập cùng một dữ liệu như văn bản hoặc số vào một số ô liền kề trong một cột, hãy sử dụng lệnh Điền xuống.

Áp dụng lệnh Fill Down trong bảng tính Excel bằng phím tắt sau:

Ctrl + D

Đây là cách sử dụng phím tắt Fill Down:

Nhập một số vào một ô.
Nhấn và giữ phím Shifttrên bàn phím.
Nhấn và giữ phím Mũi tên Xuốngđể mở rộng vùng sáng lựa chọn theo bất kỳ hướng nào.
Thả cả hai phím.
Nhấn đồng thời phím CTRLvà Dtrên bàn phím.
Các ô được đánh dấu được điền cùng dữ liệu với ô ban đầu.

Áp dụng Định dạng chữ nghiêng

Áp dụng định dạng in nghiêng cho bất kỳ ô nào trong Excel bằng phím tắt sau:

Ctrl + I

Để xóa định dạng in nghiêng khỏi bất kỳ ô nào, hãy sử dụng phím tắt sau:

Ctrl + 3

Định dạng này có thể được áp dụng cho một ô hoặc cho nhiều ô đã chọn cùng một lúc.

Áp dụng Định dạng Số

Một số phím tắt áp dụng các thay đổi định dạng cho các số trong trang tính.

Để áp dụng định dạng số Chung, hãy chọn ô và nhấn:

Ctrl + Shift + ~ (Dấu ngã)

Để áp dụng định dạng Số có thêm hai chữ số thập phân và dấu phân cách hàng nghìn cho một số, hãy chọn ô và nhấn:

Ctrl + Shift +! (Dấu chấm than)14/23

Áp dụng Định dạng Tiền tệ

Nếu bạn muốn áp dụng ký hiệu Đô la ($) cho giá trị tiền tệ trong trang tính, hãy sử dụng định dạng Tiền tệ.

Để áp dụng định dạng Tiền tệ cho dữ liệu, hãy chọn ô và nhấn:

Ctrl + Shift + $ (Ký hiệu đô la)

Định dạng Tiền tệ thêm Ký hiệu Đô la vào trước các số, sử dụng dấu phân tách hàng nghìn và thêm hai chữ số thập phân sau số.

Áp dụng Định dạng Phần trăm

Để áp dụng định dạng Phần trăm không có chữ số thập phân, hãy chọn ô và nhấn:

Ctrl + Shift +% (Dấu phần trăm)

Khi bạn chọn một ô và áp dụng phím tắt này, nó sẽ nhân giá trị trong ô đó với 100 và thêm Ký hiệu Phần trăm (%) sau số.

Trước khi bạn áp dụng định dạng Phần trăm, hãy đảm bảo dữ liệu trong ô ở định dạng Số với hai chữ số thập phân. Định dạng Phần trăm dịch chuyển hai chữ số ở vị trí thập phân sang bên phải và biến giá trị thành phần trăm số nguyên.

Chọn Tất cả các Ô trong Bảng Dữ liệu Excel

Nếu bạn muốn chọn từng ô trong trang tính Excel, hãy sử dụng phím tắt sau:

Ctrl + A

Điều này sẽ chọn toàn bộ trang tính và định dạng chung có thể được áp dụng cho mọi ô tại một thời điểm. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được định dạng thống nhất trên toàn bộ trang tính, trước hoặc sau khi bạn nhập dữ liệu.

Chọn Toàn bộ Hàng trong Excel Sử dụng Phím tắt

Tổ hợp phím để chọn một hàng là:

Shift + Phím cách

Trước khi sử dụng phím tắt này, hãy chọn một ô trong hàng bạn muốn đánh dấu (nó không phải là ô ngoài cùng bên trái). Sau khi bạn sử dụng phím tắt, hàng chứa ô hiện hoạt sẽ được tô sáng.

Sử dụng phím tắt này khi bạn muốn áp dụng định dạng chung cho một hàng trong trang tính, chẳng hạn như hàng tiêu đề.

Lưu trong Excel

Tại bất kỳ thời điểm nào khi bạn đang làm việc trên trang tính, hãy sử dụng tổ hợp phím tắt này để lưu dữ liệu:

Ctrl + S

Nếu đây là lần đầu tiên trang tính được lưu, hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ mở ra. Khi tệp được lưu lần đầu tiên, hai phần thông tin phải được chỉ định trong hộp thoại Lưu dưới dạng:

Tên của tệp (tối đa 255 ký tự bao gồm cả dấu cách).
Vị trí (thư mục) nơi tệp sẽ được lưu trữ.

Sau khi tệp được lưu bằng hộp thoại Lưu dưới dạng, sẽ mất vài giây để lưu tệp của bạn khi bạn làm việc bằng cách sử dụng phím tắt này. Nếu trang tính đã được lưu trước đó, con trỏ chuột sẽ thay đổi thành biểu tượng đồng hồ cát và sau đó quay lại dấu cộng màu trắng bình thường.

Định dạng Ngày

Chuyển đổi số ngày trong trang tính sang định dạng bao gồm ngày, tháng, năm. Ví dụ: để thay đổi 2/2/19 thành 2-Feb-19.

Để chuyển đổi số thành ngày tháng, hãy sử dụng phím tắt sau:

Ctrl + Shift +(Dấu Pound)

Để sử dụng phím tắt này, hãy chọn một ô có ngày trong đó và áp dụng phím tắt. Phím tắt này đảm bảo rằng định dạng ngày tháng trong trang tính là phổ biến trên toàn bộ trang tính.

Định dạng Giờ Hiện tại

Tương tự như phím tắt định dạng ngày, cũng có một phím tắt Excel có sẵn để định dạng bất kỳ ô nào chứa dữ liệu thời gian thành định dạng giờ, phút và AM / PM. Ví dụ: để chuyển đổi 11:15 thành 11:15 sáng.

Để sử dụng định dạng Thời gian, bấm:

Ctrl + Shift + 2

Sử dụng phím tắt Định dạng thời gian trên một ô hoặc trên nhiều ô và giữ nguyên tất cả các định dạng ngày trên toàn bộ trang tính của bạn.

Chuyển đổi giữa các bảng tính

Để thay thế cho việc sử dụng chuột, hãy sử dụng phím tắt để chuyển đổi giữa các trang tính trong Excel.

Để chuyển sang trang tiếp theo ở bên phải, nhấn:

Ctrl + PgDn

Để chuyển sang trang tiếp theo ở bên trái, nhấn:

Ctrl + PgUp

Để chọn nhiều trang tính bằng bàn phím, nhấn: Ctrl + Shift + PgUp để chọn các trang ở bên trái hoặc Ctrl + Shift + PgDn để chọn các trang ở bên phải.