Microsoft OneNote sắp xếp cả thông tin cá nhân và thông tin nghề nghiệp. Đây là phiên bản kỹ thuật số của sổ ghi chép nhiều chủ đề ghi lại thông tin web, ghi chú bằng văn bản hoặc viết tay và cộng tác với những người khác.
Ban đầu, OneNote được nhắm mục tiêu đến sinh viên và người dùng máy tính bảng. Với việc đưa OneNote vào gia đình Microsoft 365, các chuyên gia và người dùng gia đình cũng như sinh viên giờ đây tìm thấy OneNote một công cụ thiết yếu mà họ không biết là họ cần.
Phiên bản máy tính để bàn cuối cùng của OneNote-dành cho nền tảng Office 2016-chuyển tiếp với Office 2019 và Office dành cho Microsoft 365. Công ty kêu gọi những người hâm mộ OneNote chuyển sang phiên bản OneNote của Microsoft Store, phiên bản này đang đạt được tính năng tương đương với phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Hệ thống OneNote
OneNote cung cấp một nơi tập trung cho tất cả các loại dữ liệu bao gồm ghi chú được đánh máy hoặc viết tay, trang web, hình ảnh, video và âm thanh. Giao diện có lợi cho việc lập kế hoạch hoặc tạo tài liệu tham khảo. Nếu bạn đã từng sử dụng sổ ghi chép có thẻ trước đây, thì quy trình này khá trực quan.
OneNote cung cấp một số lợi thế so với các hệ thống dựa trên giấy ở chỗ bạn có thể gắn thẻ và tìm kiếm thông tin trên các sổ tay (thậm chí tìm kiếm trong các ghi chú viết tay và phương trình toán học), cộng tác với những người khác trên trang sổ tay và sắp xếp lại các trang.
Là một công cụ nắm bắt, giao diện người dùng giống như sổ ghi chép quen thuộc của OneNote và khả năng tương thích với các chương trình Office khác khiến nó trở thành một công cụ tổ chức mạnh mẽ. Nó bao gồm:
- Notebooks: Mỗi sổ ghi chép OneNote là một tệp riêng biệt chứa tất cả các trang của bạn liên quan đến một chủ đề rộng lớn, chẳng hạn như Dự án Công việc hoặc Lịch sử Hoa Kỳ hoặc Cải thiện Nhà cửa.
- Phần: Trong mỗi sổ ghi chép, bạn có các phần được đánh dấu để nhóm thông tin như Cuộc họp, Bài tập hoặc Nội dung cần mua.
- Trang: Trong mỗi phần, bạn có thể thêm các trang cho các mục riêng lẻ như cuộc gặp 12/1 với Jeff, Nghiên cứu về Nội chiến hoặc Danh sách các thiết bị nhà bếp cần mua.
Tính năng tổ chức hữu ích trong OneNote
Một số tính năng thú vị mà OneNote cung cấp để giúp bạn luôn ngăn nắp bao gồm:
- Sử dụng menu ngữ cảnh để gửi thông tin đến trang OneNote từ Microsoft Edge, Microsoft Word hoặc PowerPoint. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu thông tin liên hệ trên một trang web và gửi đến OneNote để tham khảo trong tương lai. Bạn thậm chí có thể gắn cờ nó để được nhắc nhở trong tương lai gọi cho liên hệ đó.
- Nhập ghi chú nhanh từ thanh tác vụ bằng tính năng New Side Note, giống như một cuốn sổ tay nhỏ bật lên để ghi lại những ý tưởng ngẫu nhiên dễ bị mất nếu không được viết ra.
- Tạo danh sách công việc hoặc sự kiện lịch đồng bộ với Outlook.
- Nhúng các liên kết đến các tệp Office khác và tạo ghi chú về chúng. Ví dụ: bạn có thể tạo chỉ mục cho các tệp liên quan đến dự án.
- Chia sẻ sổ ghi chép của bạn với những người khác và hiển thị thông tin đầu vào của từng cộng tác viên. Ví dụ: thêm hình ảnh về ý tưởng thiết kế mới nhất và nhận phản hồi trực tiếp trên trang đó.
- Truy cập sổ tay của bạn trực tuyến hoặc trên thiết bị di động của bạn.
- Hệ thống mực hoạt động hoàn hảo trên cả các thiết bị hỗ trợ cảm ứng như dòng máy tính Microsoft Surface cũng như iPad với Apple Pencil.
Các loại Sổ tay OneNote
Điều tốt đẹp về OneNote là tính linh hoạt của nó. Tạo bao nhiêu sổ ghi chép bạn cần và sắp xếp chúng theo cách bạn muốn theo cách bạn sắp xếp một sổ ghi chép vật lý điển hình. Chuẩn bị một sổ ghi chép cho nhu cầu công việc chung, chẳng hạn, với các phần dành cho cuộc họp, tài liệu tham khảo và biểu mẫu.
Xây dựng sổ ghi chép riêng biệt cho từng khách hàng và các phần trong sổ ghi chép đó cho các dự án riêng lẻ. Sổ ghi chép cá nhân cho các kế hoạch du lịch hoặc công thức nấu ăn là lý tưởng cho OneNote vì bạn có thể nhóm các trang thành các phần cho Disney, chẳng hạn như Cá.
Sử dụng OneNote Với GTD
Nếu bạn là người yêu thích Hoàn thành mọi việc hoặc một hệ thống năng suất khác, hãy sử dụng sổ ghi chép OneNote làm sổ kế hoạch cơ bản. Thiết lập sổ ghi chép GTD và tạo một phần cho từng danh sách của bạn (Danh sách hành động, Danh sách Ngày nào đó / Có thể, Danh sách chờ đợi, v.v.) và trong các phần này, hãy thêm các trang cho từng chủ đề.
